Zeiterfassung bei der Betriebsprüfung: Was das Finanzamt sieht
Wenn Prüfer kommen, sind Zeiterfassungsdaten oft im Fokus – so sind Sie vorbereitet.
Das Wichtigste in Kürze
- Betriebsprüfungen können Zeiterfassungsdaten einbeziehen
- Lohnsteuer und Sozialversicherung im Fokus
- Dokumentation muss vollständig und plausibel sein
- Abweichungen zwischen Lohn und Zeit werden geprüft
- Gute Vorbereitung minimiert Probleme
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Steuerberater.
Arten von Prüfungen
Wer prüft was
Übersicht:
| Prüfer | Fokus |
|---|---|
| Finanzamt | Lohnsteuer |
| Deutsche Rentenversicherung | Sozialversicherung |
| Zoll | Mindestlohn |
| Gewerbeaufsicht | Arbeitszeitgesetz |
| Wirtschaftsprüfer | Jahresabschluss |
Prüfungsschwerpunkte
Was interessiert:
- Lohnsteuerprüfung – Stunden vs. Vergütung
- SV-Prüfung – Versicherungspflicht, Beiträge
- Mindestlohnprüfung – Stunden vs. Mindestlohn
- ArbZG-Prüfung – Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten
- Betrugsermittlung – Scheinbeschäftigung
Prüfungssicher dokumentieren
MyTimeTracker erfasst revisionssicher und exportiert für jede Prüfung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Was Prüfer sehen wollen
Lohnsteuerprüfung
Relevant:
| Dokument | Zweck |
|---|---|
| Zeitnachweise | Arbeitsstunden nachvollziehen |
| Lohnabrechnungen | Vergütung prüfen |
| Überstundennachweise | Zuschläge korrekt? |
| Nacht-/Sonntagsarbeit | Steuerfreie Zuschläge? |
| Reisekosten | Abwesenheitszeiten |
Sozialversicherungsprüfung
Was interessiert:
- Beschäftigungsstatus – AN oder selbständig?
- Arbeitszeiten – Vollzeit, Teilzeit, Minijob?
- Vergütung – SV-pflichtiges Entgelt
- Mehrfachbeschäftigung – Andere Jobs?
- Scheinselbständigkeit – Tatsächliches Verhältnis
Mindestlohnprüfung (Zoll)
Zentral:
| Aspekt | Prüfung |
|---|---|
| Stunden | Wie viele gearbeitet? |
| Vergütung | Mindestlohn eingehalten? |
| Pausen | Unbezahlte Pausen korrekt? |
| Bereitschaft | Angerechnet? |
| Dokumentation | Nach MiLoG vorhanden? |
Dokumentationsanforderungen
Was vorliegen muss
Mindestanforderungen:
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Arbeitszeitnachweise (über 8h) | 2 Jahre (ArbZG) |
| Mindestlohn-Aufzeichnungen | 2 Jahre (MiLoG) |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre |
| Buchungsbelege | 10 Jahre |
Qualitätsanforderungen
Was erwartet wird:
- Vollständig – Alle Tage, alle Mitarbeiter
- Zeitnah – Nicht rückwirkend erstellt
- Unveränderbar – Änderungen nachvollziehbar
- Lesbar – Auch nach Jahren
- Plausibel – Keine unrealistischen Werte
Revisionssicher erfassen
MyTimeTracker speichert Änderungen nachvollziehbar – für jede Prüfung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Prüfungsfeststellungen
Häufige Probleme
Was auffällt:
| Problem | Konsequenz |
|---|---|
| Lückenhafte Dokumentation | Schätzung durch Prüfer |
| Überstunden nicht vergütet | Lohnsteuernachzahlung |
| Zuschläge ohne Nachweis | Steuerpflicht |
| Mindestlohn unterschritten | Nachzahlung + Bußgeld |
| Scheinselbständigkeit | SV-Nachforderung |
Risikobereiche
Besonders kritisch:
- Steuerfreie Zuschläge – Nacht, Sonntag, Feiertag
- Ohne Dokumentation steuerpflichtig
- Minijobber – Stundengrenze überschritten?
- Mehrarbeit – Überstunden nicht abgerechnet?
- Reisezeiten – Arbeitszeit oder nicht?
- Pauschalen – Tatsächliche Arbeitszeit?
Vorbereitung auf Prüfungen
Proaktiv handeln
Was tun:
| Maßnahme | Nutzen |
|---|---|
| Regelmäßige Selbstprüfung | Probleme früh erkennen |
| Dokumentation aktuell halten | Keine Hektik bei Ankündigung |
| Lücken schließen | Soweit noch möglich |
| Prozesse verbessern | Für die Zukunft |
| Steuerberater einbeziehen | Expertise nutzen |
Bei Ankündigung
Sofortmaßnahmen:
- Ruhe bewahren – Nicht überstürzt handeln
- Unterlagen sichten – Was ist da, was fehlt
- Berater informieren – Steuerberater, ggf. Anwalt
- Räume vorbereiten – Arbeitsplatz für Prüfer
- Team informieren – Sachlich bleiben
Während der Prüfung
Verhaltensregeln
Was beachten:
| Regel | Erklärung |
|---|---|
| Kooperieren | Nicht behindern |
| Ehrlich sein | Falschaussagen vermeiden |
| Nicht spekulieren | Nur Bekanntes sagen |
| Dokumentieren | Was gefragt/geliefert wurde |
| Berater hinzuziehen | Bei kritischen Fragen |
Grenzen kennen
Was Prüfer dürfen und nicht:
- Dürfen – Relevante Unterlagen einsehen
- Auskünfte verlangen
- Betriebsräume betreten
- Müssen – Sich ausweisen
- Prüfungsauftrag zeigen
- Verhältnismäßig sein
- Dürfen nicht – Private Bereiche ohne Anlass
- Unzumutbaren Aufwand fordern
Nach der Prüfung
Ergebnis auswerten
Was tun:
| Ergebnis | Reaktion |
|---|---|
| Ohne Beanstandung | Dokumentieren, weiter so |
| Kleine Mängel | Beheben, Frist einhalten |
| Nachzahlung | Prüfen, ggf. Einspruch |
| Größere Feststellungen | Mit Berater besprechen |
| Strafrechtliche Relevanz | Sofort Anwalt |
Verbesserungen umsetzen
Lernen:
- Feststellungen analysieren – Warum das Problem
- Prozesse anpassen – Damit es nicht wieder passiert
- Dokumentation verbessern – Lücken schließen
- Schulung – Team sensibilisieren
- Nächste Prüfung – Besser vorbereitet
Häufige Fragen
Die Sozialversicherungsprüfung erfolgt mindestens alle 4 Jahre. Lohnsteuerprüfungen sind unregelmäßiger und richten sich nach Betriebsgröße und Risikoeinstufung. Zollprüfungen (Mindestlohn) erfolgen anlassbezogen, oft in risikoreichen Branchen wie Bau oder Gastronomie.
Ja, durch kontinuierliche, ordnungsgemäße Dokumentation. Regelmäßige interne Prüfungen helfen, Probleme früh zu erkennen. Wenn eine Prüfung angekündigt wird, haben Sie meist 2-4 Wochen Zeit. Nutzen Sie diese für Sichtung und Gespräch mit Ihrem Steuerberater.
Prüfer können dann schätzen – in der Regel zu Ungunsten des Arbeitgebers. Bei Mindestlohnprüfungen wird angenommen, dass mehr gearbeitet wurde als bezahlt. Bei Lohnsteuer werden Zuschläge ohne Nachweis steuerpflichtig. Dokumentation ist daher essentiell.
Sie müssen kooperieren, aber Sie haben auch Rechte. Prüfen Sie den Prüfungsauftrag: Was ist der Gegenstand? Zeitraum? Sie müssen nur relevante Unterlagen vorlegen. Bei Unsicherheit: Berater fragen. Verzögerungstaktiken sind aber keine gute Idee.
Bei Routine-Prüfungen reicht meist der Steuerberater. Einen Anwalt sollten Sie hinzuziehen bei: größeren Nachforderungen, Verdacht auf Straftaten (Steuerhinterziehung, Vorenthalten von Sozialversicherung), oder wenn Sie die Feststellungen nicht akzeptieren wollen.
Fazit
Betriebsprüfungen sind normale Geschäftsvorgänge, die Sie nicht fürchten müssen – wenn Sie vorbereitet sind. Zeiterfassungsdaten spielen bei Lohnsteuer-, SV- und Mindestlohnprüfungen eine zentrale Rolle. Vollständige, zeitnahe, plausible Dokumentation ist der beste Schutz. Bei Problemen: sachlich bleiben, Berater einbeziehen, aus der Prüfung lernen. Gute Zeiterfassungsprozesse zahlen sich spätestens bei der nächsten Prüfung aus.
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