Arbeitszeit im Außendienst erfassen: Mobile Lösungen

Kein fester Arbeitsplatz, wechselnde Kunden, viel Zeit im Auto – der Außendienst stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung.

Das Wichtigste in Kürze

Mobile App ist Standard für Außendienst
GPS-Tracking nur mit Einwilligung
Reisezeit differenziert betrachten
Auch unterwegs Pausen dokumentieren
Offline-Fähigkeit wichtig

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Besonderheiten im Außendienst

Typische Situation

Was den Außendienst kennzeichnet:

Merkmal	Auswirkung
Kein fester Arbeitsplatz	Mobil erfassen nötig
Kundenbesuche	Wechselnde Orte
Reisezeit	Teil der Arbeitszeit?
Flexible Zeiten	Schwer kontrollierbar
Eigenes Fahrzeug	Dienstwagen oder privat

Herausforderungen

Was schwierig ist:

Erfassung – Kein Terminal, kein PC
Kontrolle – Vertrauen nötig
Reisezeit – Rechtlich komplex
Pausen – Unterwegs wann/wo?
Nachweis – Wo war wer wann?

Mobile Zeiterfassung

MyTimeTracker bietet eine App für den Außendienst – auch offline.

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Mobile Erfassung

Smartphone-App

Standard-Lösung:

Funktion	Nutzen
Start/Stopp	Einfache Bedienung
Projektzuordnung	Welcher Kunde
Offline-Modus	Ohne Internet
GPS optional	Standortnachweis

Erfassungsoptionen

Verschiedene Methoden:

Timer – Start bei Kunde, Stopp beim Gehen
Manuell – Zeiten nachträglich eintragen
Check-in/out – Bei Ankunft/Abfahrt
Automatisch – GPS-basiert (mit Einwilligung)
Hybrid – Kombination nach Bedarf

Offline-Fähigkeit

Unverzichtbar:

Situation	Lösung
Kein Empfang	Lokale Speicherung
Schlechtes Netz	Automatischer Sync
Ausland	Keine Roaming-Abhängigkeit

Reisezeit

Rechtliche Grundlagen

Was gilt als Arbeitszeit:

Situation	Arbeitszeit?
Fahrt Wohnung → erster Kunde	Grundsätzlich nein
Fahrt Kunde → Kunde	Ja
Fahrt letzter Kunde → Wohnung	Grundsätzlich nein
Fahrt zum weit entfernten Kunden	Teilweise, je nach Vertrag

Differenzierte Betrachtung

Komplexer als gedacht:

Wohnung → erster Kunden – Wie normaler Arbeitsweg
Zwischen Kunden – Immer Arbeitszeit
Wegezeiten über normal – Differenz kann Arbeitszeit sein
Vereinbarung prüfen – Arbeitsvertrag, Tarifvertrag

Praktische Erfassung

Wie dokumentieren:

Element	Erfassung
Abfahrt	Zeit + Ort
Ankunft	Zeit + Ort
Fahrtstrecke	Optional
Verkehrsmittel	Auto, Bahn, etc.

Reisezeiten transparent

MyTimeTracker erfasst Reisezeiten sauber getrennt von Arbeitszeiten.

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GPS und Datenschutz

GPS-Tracking

Möglichkeiten:

Art	Beschreibung
Standort bei Buchung	Nur beim Stempeln
Kontinuierlich	Während Arbeitszeit
Geofencing	Automatisch bei Betreten/Verlassen

Rechtliche Grenzen

DSGVO und Mitbestimmung:

Einwilligung – Freiwillig, informiert
Verhältnismäßigkeit – Nur wenn nötig
Transparenz – Mitarbeiter wissen Bescheid
Betriebsrat – Mitbestimmung bei Überwachung
Zweckbindung – Nur für vereinbarten Zweck

Empfehlung

Was sinnvoll ist:

Variante	Empfehlung
Kein GPS	Vertrauen reicht
GPS bei Buchung	Nachvollziehbar
Dauerhaftes GPS	Nur bei dringendem Grund

Pausen unterwegs

Herausforderung

Pausen im Außendienst:

Problem	Beschreibung
Wo pausieren	Kein Pausenraum
Wann pausieren	Zwischen Terminen
Nachweis	Wer prüft das?

Lösungsansätze

Praktisch umsetzen:

Fest einplanen – Mittagspause bei längerer Tour
Flexibel – Zwischen Terminen wenn möglich
Erfassen – Pausenzeiten dokumentieren
Vertrauen – Nicht alles kontrollierbar

ArbZG beachten

Gesetzliche Pflicht:

Arbeitszeit	Pause
>6 Stunden	30 Min
>9 Stunden	45 Min
Außendienst	Gilt genauso

Besondere Situationen

Dienstreise

Mehrtägig unterwegs:

Phase	Erfassung
Anreise	Nach Vereinbarung
Vor Ort	Normal arbeiten
Hotelzeit	Keine Arbeitszeit
Rückreise	Nach Vereinbarung

Bereitschaft

Auf Abruf:

Rufbereitschaft – Zu Hause warten = keine AZ
Aktiver Einsatz – Volle Arbeitszeit
Anfahrt bei Rufbereitschaft – Arbeitszeit ab Abfahrt
Dokumentation – Alles erfassen

Auslandsaufenthalt

International unterwegs:

Aspekt	Regelung
Zeitzone	Wo stempeln?
Offline	App muss funktionieren
Arbeitsrecht	Deutsches gilt meist weiter

Häufige Fragen

Grundsätzlich nicht – sie entspricht dem normalen Arbeitsweg. Aber: Wenn der erste Kunde deutlich weiter entfernt ist als der übliche Weg zum Büro, kann die Differenz Arbeitszeit sein. Das hängt von Vertrag und Rechtsprechung ab.

Nur unter strengen Voraussetzungen: Freiwillige Einwilligung, Verhältnismäßigkeit, Transparenz. Heimliche Überwachung ist verboten. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht. Reine Leistungskontrolle reicht als Grund nicht aus.

Gute Apps haben einen Offline-Modus: Sie speichern die Buchungen lokal und synchronisieren, sobald wieder Empfang besteht. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Funktion. Alternativ: Manuelle Nacherfassung am Abend.

Ja, die Dokumentationspflicht gilt auch für Außendienstmitarbeiter. Pausen müssen von der Arbeitszeit abgezogen werden. Das ArbZG mit seinen Pausenvorschriften gilt genauso wie für Innendienst-Mitarbeiter.

Ja, wenn es dienstliche Telefonate sind. Die Zeit ist Arbeitszeit. Aber Achtung: Telefonieren beim Fahren nur mit Freisprecheinrichtung erlaubt. Und: Auch im Auto gelten Pausenregelungen – Fahren ist keine Pause.

Fazit

Zeiterfassung im Außendienst erfordert mobile Lösungen, die auch offline funktionieren. Reisezeiten sind differenziert zu betrachten, GPS-Tracking nur mit Einwilligung und gutem Grund. Die mobile App auf dem Smartphone ist heute Standard – sie macht die Erfassung einfach und schafft die nötige Dokumentation. Vertrauen bleibt wichtig, aber lückenlose Erfassung ist mit moderner Technik machbar.

Arbeitszeit im Außendienst erfassen: Mobile Lösungen