Arbeitszeiterfassung: Pflichten für Arbeitnehmer

Die Pflicht zur Zeiterfassung betrifft nicht nur Arbeitgeber. Auch Arbeitnehmer haben Mitwirkungspflichten – und riskieren bei Verstößen Konsequenzen.

Das Wichtigste in Kürze

Arbeitnehmer müssen bei Zeiterfassung mitwirken
Korrekte und vollständige Angaben Pflicht
Manipulation ist Arbeitszeitbetrug
Konsequenzen bis zur Kündigung möglich
Aber: Arbeitgeber trägt Hauptverantwortung

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Wer ist verpflichtet?

Die Grundregel

Nach BAG-Urteil:

Aspekt	Regelung
Arbeitgeber	Muss System einführen
Arbeitnehmer	Muss das System nutzen
Verantwortung	Hauptverantwortung beim AG
Mitwirkung	AN muss korrekt erfassen

Mitwirkungspflicht

Woher sie kommt:

Arbeitsvertrag – Oft ausdrücklich geregelt
Direktionsrecht – AG kann anordnen
Betriebsvereinbarung – Falls vorhanden
Treuepflicht – Allgemeine Arbeitnehmerpflicht

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Was müssen Arbeitnehmer tun?

Korrekt erfassen

Die Kernpflichten:

Pflicht	Bedeutung
Zeitpunkt	Beginn und Ende korrekt
Vollständig	Alle Arbeitstage
Wahrheitsgemäß	Keine falschen Angaben
Zeitnah	Möglichst sofort, nicht Wochen später

Pausen dokumentieren

Nicht vergessen:

Pausenbeginn – Wenn Arbeit unterbrochen
Pausenende – Wenn Arbeit fortgesetzt
Mindestdauer – Gesetzliche Pausen einhalten
Echte Pausen – Nicht Arbeitsunterbrechung

Besondere Situationen

Was melden:

Situation	Meldepflicht
Überstunden	Erfassen, ggf. genehmigen lassen
Krankheit	Krankmeldung unabhängig von ZE
Homeoffice	Auch dort erfassen
Dienstreise	Nach Vereinbarung

Was dürfen Arbeitnehmer nicht?

Arbeitszeitbetrug

Schwere Pflichtverletzung:

Verstoß	Beispiel
Falsches Stempeln	Früher stempeln als gearbeitet
Buddy-Punching	Für Kollegen stempeln
Manipulation	Zeiten nachträglich ändern
Vortäuschen	Pause als Arbeitszeit

Konsequenzen

Was droht:

Abmahnung – Bei leichteren Verstößen
Kündigung – Ordentlich oder fristlos
Schadensersatz – Für unrechtmäßig bezahlte Zeit
Strafverfahren – Bei Betrug in schwerem Fall

Rechtsprechung

Gerichte sind streng:

Fall	Entscheidung
Falsches Stempeln	Fristlose Kündigung möglich
Manipulation	Meist Kündigung
Einmaliger Verstoß	Abmahnung, dann Kündigung

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Rechte der Arbeitnehmer

Auskunft

Was Ihnen zusteht:

Recht	Bedeutung
Eigene Daten einsehen	Arbeitszeitkonto
DSGVO-Auskunft	Was wird gespeichert
Korrekturmöglichkeit	Fehler melden
Kopie	Der eigenen Erfassung

Grenzen der Überwachung

Arbeitgeber darf nicht alles:

Keine Totalüberwachung – Verhältnismäßigkeit
Keine GPS-Dauerverfolgung – Nur mit Einwilligung
Keine versteckte Überwachung – Transparenz Pflicht
Datenschutz – DSGVO gilt

Widerspruchsrecht

Wenn etwas nicht stimmt:

Situation	Reaktion
Falsche Erfassung	Korrektur verlangen
Unrechtmäßige Überwachung	Beschwerde, Betriebsrat
Datenschutzverstoß	Aufsichtsbehörde

Praktische Umsetzung

Tägliche Routine

So geht's richtig:

Schritt	Vorgehen
Arbeitsbeginn	Sofort stempeln
Pausenbeginn	Stempeln oder automatisch
Pausenende	Stempeln oder automatisch
Arbeitsende	Vor dem Gehen stempeln

Häufige Fehler

Was vermeiden:

Vergessen – Routine aufbauen
Zu spät nachtragen – Am selben Tag erfassen
Ungenau – Auf Minute achten
Pauschal – Nicht "wie immer" buchen

Wenn vergessen

Was tun:

Situation	Lösung
Am selben Tag	Nachträglich erfassen
Nächster Tag	Mit Kommentar korrigieren
Längere Zeit vergessen	Melden, klären

Besondere Arbeitsverhältnisse

Teilzeit

Besonderheiten:

Aspekt	Regelung
Erfassungspflicht	Wie Vollzeit
Überstunden	Besonders beachten
Mehrarbeit	Dokumentieren

Minijob

Auch hier:

Gleiche Pflichten – Wie andere AN
556-€-Grenze – Stunden wichtig
Mindestlohn – Dokumentation Pflicht
Nachweis – Bei Prüfung relevant

Führungskräfte

Oft unterschätzt:

Position	Erfassung
Teamleiter	Meist ja
Abteilungsleiter	Oft ja
Geschäftsführer	Oft nein (leitend)

Häufige Fragen

Grundsätzlich nein. Der Arbeitgeber kann die Nutzung nicht erzwingen. Er muss aber eine Alternative anbieten (Web-Zugang, Terminal am Arbeitsplatz). Viele Mitarbeiter nutzen die App freiwillig, weil sie praktisch ist.

Einmaliges Vergessen ist kein Kündigungsgrund. Melden Sie es und tragen Sie die Zeit korrekt nach. Häufiges oder systematisches Vergessen kann aber als Pflichtverletzung gewertet werden – dann droht Abmahnung.

Ja, im Rahmen seiner Kontrollrechte. Er darf Plausibilität prüfen und bei Verdacht nachforschen. Aber: Heimliche Überwachung ist nicht erlaubt. Und die Kontrolle muss verhältnismäßig sein.

Wenn Raucherpausen nicht als Arbeitszeit gelten (was arbeitsrechtlich üblich ist), müssen Sie diese als Pause erfassen. Die Regelung sollte im Betrieb klar kommuniziert sein. Im Zweifel nachfragen.

Dann melden Sie die Störung und dokumentieren Sie Ihre Arbeitszeit alternativ (Papier, E-Mail an sich selbst). Sobald das System wieder funktioniert, tragen Sie die Zeiten nach. Die Verantwortung für ein funktionierendes System liegt beim Arbeitgeber.

Fazit

Arbeitnehmer haben bei der Zeiterfassung Mitwirkungspflichten: korrekt, vollständig und zeitnah erfassen. Arbeitszeitbetrug ist kein Kavaliersdelikt und kann zur Kündigung führen. Gleichzeitig haben Arbeitnehmer Rechte: Einsicht in ihre Daten, Korrekturmöglichkeiten und Schutz vor unverhältnismäßiger Überwachung. Die Hauptverantwortung liegt aber beim Arbeitgeber – er muss das System bereitstellen und die Einhaltung sicherstellen.

Arbeitszeiterfassung: Pflichten für Arbeitnehmer