Zeitstempel: Kommen und Gehen richtig erfassen

Das Grundprinzip der Zeiterfassung: Beim Kommen stempeln, beim Gehen stempeln. So einfach es klingt – es gibt einiges zu beachten.

Das Wichtigste in Kürze

Zeitstempel erfassen Arbeitsbeginn und -ende
Verschiedene Methoden: Terminal, App, Web
Pausen separat oder automatisch abziehen
Klare Regeln für Vergessen und Korrekturen
Manipulationssicherheit wichtig

Was sind Zeitstempel?

Definition

Ein Zeitstempel dokumentiert:

Element	Inhalt
Wer	Mitarbeiter-ID
Wann	Datum und Uhrzeit
Was	Kommen oder Gehen
Wo	Ggf. Standort/Terminal

Arten von Stempelereignissen

Typische Buchungen:

Kommen (Arbeitsbeginn)
Gehen (Arbeitsende)
Pause Start
Pause Ende
Dienstgang Start
Dienstgang Ende

Erfassungsmethoden

Stationäres Terminal

Am Eingang oder Arbeitsplatz:

Vorteile	Nachteile
Einfach zu bedienen	Fester Standort
Manipulationssicher	Anschaffungskosten
Keine eigenen Geräte	Wartung nötig
Für alle gleich	Schlange zu Stoßzeiten

Mobile App

Per Smartphone:

Vorteile	Nachteile
Überall nutzbar	Braucht Smartphone
Flexibel	Datenschutz (GPS?)
Für Außendienst ideal	Technikaffinität nötig
Geringe Kosten	Akku-Abhängigkeit

Web-Portal

Am Computer:

Login mit Zugangsdaten
Button "Kommen" / "Gehen"
Automatisch Zeitpunkt erfasst
Ideal für Büroarbeit
Auch im Homeoffice nutzbar

Chipkarte/NFC

Kontaktloses Stempeln:

Methode	Beschreibung
RFID-Karte	An Terminal halten
NFC-Chip	Smartphone an Terminal
Transponder	Schlüsselanhänger

Flexibles Stempeln

MyTimeTracker bietet Terminal, App und Web – Sie entscheiden.

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Wann stempeln?

Arbeitsbeginn

Was zählt als Arbeitsbeginn:

Situation	Arbeitsbeginn
Normale Arbeit	Beim Betreten des Arbeitsplatzes
Mit Umkleiden	Nach dem Umkleiden (umstritten)
Mit Diensthandy-Empfang	Ggf. schon beim ersten Check
Homeoffice	Beginn der Tätigkeit

Arbeitsende

Wann ist Schluss:

Situation	Arbeitsende
Normale Arbeit	Beim Verlassen des Arbeitsplatzes
Mit Umkleiden	Vor dem Umkleiden (oft)
Überstunden	Nach tatsächlichem Ende

Pausen

Wie Pausen erfassen:

Manuell – Stempeln bei Pausenbeginn
Stempeln bei Pausenende
Automatisch – System zieht X Minuten ab
Hybrid – Standard-Pause automatisch
Abweichungen manuell

Regeln und Richtlinien

Klare Vorgaben

Was festlegen:

Thema	Regelung
Wann stempeln	Bei Arbeitsbeginn/-ende
Wo stempeln	Terminal / App / Web
Vergessenes Stempeln	Nachbuchung mit Antrag
Toleranzzeit	+/- X Minuten ok
Pausen	Manuell oder automatisch

Toleranzzeiten

Umgang mit kleinen Abweichungen:

Kommen: Bis 5 Min nach Sollzeit ok
Gehen: Bis 5 Min vor Sollzeit ok
Rundung: Auf 5 oder 15 Min
Bei Überschreitung: Meldung erforderlich

Nachbuchungen

Bei vergessenem Stempeln:

Schritt	Beschreibung
Antrag	Mitarbeiter beantragt Korrektur
Prüfung	Vorgesetzter genehmigt
Buchung	System trägt nach
Protokoll	Änderung dokumentiert

Korrekturen einfach

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Manipulationssicherheit

Risiken

Mögliche Manipulationen:

Manipulation	Beschreibung
Buddy-Punching	Kollege stempelt für anderen
Nachträgliche Änderung	Zeiten im Nachhinein ändern
Falscher Standort	Von zu Hause stempeln
Früh stempeln, spät kommen	Zeitdiebstahl

Gegenmaßnahmen

Technische Sicherheit:

Biometrische Erkennung – Datenschutz beachten!
Foto bei Stempeln
GPS-Verifikation – Nur punktuell, nicht permanent
Änderungsprotokoll – Jede Änderung dokumentiert
Plausibilitätsprüfung – Automatische Warnungen

Datenschutz beachten

Grenzen der Überwachung:

Erlaubt	Grenzwertig	Verboten
Zeitstempel	GPS bei Außendienst	Permanentes Tracking
Änderungsprotokoll	Foto bei Stempeln	Heimliche Überwachung
Plausibilitätsprüfung	Biometrie (mit Einwilligung)	Verhaltensanalyse

Auswertung

Automatische Berechnung

Was das System berechnet:

Kennzahl	Berechnung
Arbeitszeit	Gehen - Kommen - Pausen
Überstunden	Ist - Soll
Anwesenheit	Tage mit Stempeln
Fehlzeiten	Tage ohne Stempeln (ohne Urlaub etc.)

Plausibilitätsprüfung

Automatische Warnungen:

Arbeitszeit > 10 h → Warnung
Pause < 30 Min bei > 6 h → Warnung
Kein Gehen-Stempel → Warnung
Doppeltes Kommen → Fehler
Wochenende ohne Genehmigung → Warnung

Häufige Fragen

Melden Sie es zeitnah Ihrem Vorgesetzten oder HR. In den meisten Systemen können Sie eine Nachbuchung beantragen. Diese wird dann genehmigt und dokumentiert. Häufiges Vergessen sollte vermieden werden.

Das regelt Ihr Arbeitgeber. Üblich ist das Betreten des Arbeitsplatzes. Bei Umkleidezeit gibt es Rechtsprechung, dass diese als Arbeitszeit zählen kann, wenn Dienstkleidung vorgeschrieben ist.

Ja, das ist der Sinn der Zeiterfassung. Der Arbeitgeber sieht Ihre Stempelzeiten. Die Nutzung dieser Daten ist aber an Zwecke gebunden (Lohnabrechnung, ArbZG-Compliance), nicht für Verhaltensüberwachung.

Das kommt auf Ihr System an. Manche Systeme ziehen Pausen automatisch ab, bei anderen müssen Sie aktiv stempeln. Fragen Sie bei HR oder Ihrem Vorgesetzten nach den geltenden Regeln.

Buddy-Punching bedeutet, dass ein Kollege für Sie stempelt, wenn Sie nicht da sind. Das ist Arbeitszeitbetrug und kann zur Abmahnung oder Kündigung führen – für beide Beteiligten.

Fazit

Kommen-Gehen-Stempeln ist das Grundprinzip der Zeiterfassung. Klare Regeln, einfache Technik und faire Handhabung von Vergessen oder Fehlern machen das System für alle praktikabel. Wichtig: Manipulationsschutz ja, aber mit Augenmaß – Vertrauen ist die Basis jeder funktionierenden Zeiterfassung.

Zeitstempel: Kommen und Gehen richtig erfassen