Arbeitszeit runden: Ist die 15-Minuten-Regel erlaubt?

Arbeitszeit runden: Ist die 15-Minuten-Regel erlaubt?

Kurzantwort: Eine allgemeine gesetzliche „15-Minuten-Regel“, nach der Arbeitgeber erfasste Arbeitszeit pauschal abrunden dürfen, gibt es nicht. Das Zeiterfassungssystem muss Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit objektiv und verlässlich abbilden. Eine Rundung, durch die tatsächlich geleistete und vergütungspflichtige Zeit regelmäßig verloren geht, ist rechtlich riskant. Am sichersten ist es, die tatsächlichen Zeitstempel zu speichern und minutengenau abzurechnen.

Das Wichtigste in Kürze

• Das BAG verlangt ein System, das Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst.
• Weder das BAG noch der EuGH haben eine pauschale 15-Minuten-Rundung erlaubt.
• Erfassung und Abrechnung sind zwei verschiedene Schritte: Die Rohdaten sollten erhalten bleiben.
• Einseitiges Abrunden zulasten der Beschäftigten kann Vergütungs- und Mindestlohnrisiken auslösen.
• Eine vereinbarte Rundungsregel sollte transparent, symmetrisch und regelmäßig auf Benachteiligungen geprüft werden.

Arbeitszeit runden: Was sagt das Gesetz zur 15-Minuten-Regel?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG, 1 ABR 22/21) leitet aus dem Arbeitsschutzgesetz die Pflicht ab, ein System einzurichten, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Es nimmt dabei die Vorgabe des EuGH auf, wonach das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss.

Das bedeutet nicht automatisch, dass jede Lohnabrechnung sekundengenau erfolgen muss. Es spricht aber klar dagegen, die tatsächlichen Zeitstempel bei der Erfassung durch pauschale Rundungswerte zu ersetzen. Auch die Informationen des Bundesarbeitsministeriums zur Arbeitszeiterfassung stellen auf die täglich geleistete Arbeitszeit ab.

Zeiterfassung und Lohnabrechnung trennen

Diese Unterscheidung verhindert viele Missverständnisse:

Wer nur den gerundeten Wert speichert, kann später kaum belegen, ob Arbeitszeitgrenzen, Pausen und Vergütungsansprüche korrekt behandelt wurden.

Welche Rundungsmodelle besonders problematisch sind

Immer zu Ungunsten der Beschäftigten abrunden

Beispiel: Arbeitsbeginn 07:53 Uhr wird auf 08:00 Uhr gesetzt, Arbeitsende 17:07 Uhr auf 17:00 Uhr. Dadurch verschwinden an einem Tag 14 Minuten tatsächlich geleisteter Zeit. Wiederholt sich das, entsteht eine systematische Benachteiligung.

Nur den Auszahlungswert speichern

Wenn das System aus 8 Stunden und 7 Minuten nur „8,00 Stunden“ macht und die Rohzeit löscht, fehlt eine verlässliche Grundlage für spätere Kontrollen und Korrekturen.

Kleine Zeitbeträge pauschal als unerheblich behandeln

Auch wenige Minuten können Arbeitszeit sein. Ob eine Tätigkeit vergütungspflichtig ist, hängt nicht allein von ihrer Dauer ab. Besonders beim Mindestlohn muss für alle vergütungspflichtigen Stunden im Abrechnungszeitraum mindestens der gesetzliche Mindestlohn erreicht werden.

Kann symmetrisches Runden zulässig sein?

Beim symmetrischen Runden wird nach derselben Regel auf- und abgerundet, zum Beispiel auf die nächstgelegene Viertelstunde. Eine solche Regel ist weniger einseitig als reines Abrunden. Daraus folgt aber keine automatische Wirksamkeit.

Vor der Einführung sollten Arbeitgeber insbesondere prüfen:

1. Gibt es eine Grundlage im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung?
2. Bleiben die tatsächlichen Zeitstempel unverändert erhalten?
3. Wirkt die Regel in der Praxis wirklich in beide Richtungen?
4. Werden Mindestlohn, Überstunden, Zuschläge und Arbeitszeitgrenzen korrekt berechnet?
5. Hat der Betriebsrat bei der Ausgestaltung mitzubestimmen?

5-, 7- oder 15-Minuten-Regel: Was davon gilt in Deutschland?

Im Internet werden verschiedene „Toleranzregeln“ genannt. Für deutsche Arbeitsverhältnisse sind sie keine allgemeine gesetzliche Erlaubnis zum Kürzen erfasster Arbeitszeit:

Entscheidend ist nicht der Name der Regel, sondern was während der betroffenen Minuten tatsächlich passiert. Wer sich bereits arbeitsbereit am vorgeschriebenen Arbeitsplatz befindet, den Rechner hochfährt, Schutzkleidung anlegt oder eine angeordnete Übergabe erledigt, kann Arbeitszeit leisten. Bloßes frühes Erscheinen ohne Arbeitsleistung ist davon zu unterscheiden.

Zwei Praxisbeispiele

Beispiel A: Einseitige Rundung

Eine Beschäftigte stempelt an fünf Tagen jeweils um 07:56 Uhr ein und beginnt sofort mit einer vorgeschriebenen Übergabe. Das System setzt den Beginn immer auf 08:00 Uhr. Pro Woche verschwinden 20 Minuten. Weil die Rundung nur zulasten der Beschäftigten wirkt und tatsächliche Tätigkeit betrifft, besteht ein erhebliches Vergütungs- und Nachweisrisiko.

Beispiel B: Rohzeit plus getrennte Abrechnung

Das System speichert 07:56 Uhr als unveränderten Beginn. Eine kollektiv vereinbarte Abrechnungsregel berechnet daneben einen gesonderten Wert und zeigt die Differenz offen an. Die Originaldaten bleiben für Arbeitszeitkontrolle, Korrekturen und Prüfungen verfügbar. Dieses Modell ist transparenter, muss aber weiterhin auf Mindestlohn, Vergütung und systematische Benachteiligung geprüft werden.

Was kostet tägliches Abrunden?

Ein einfaches Beispiel zeigt die Größenordnung:

Die tatsächliche rechtliche Bewertung hängt vom Einzelfall ab. Das Beispiel zeigt jedoch, warum auch kleine Rundungsdifferenzen nicht pauschal ignoriert werden sollten.

Checkliste für eine belastbare Umsetzung

• Beginn, Ende und Pausen mit tatsächlichem Zeitstempel erfassen
• Rohdaten und nachträgliche Änderungen nachvollziehbar speichern
• Rundungsregel schriftlich und verständlich dokumentieren
• Abrechnung und Zeiterfassung technisch voneinander trennen
• Auswirkungen monatlich auf systematische Nachteile prüfen
• Mindestlohn und tarifliche Zuschläge gesondert kontrollieren
• Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten
• Beschäftigten Einsicht und einen klaren Korrekturprozess anbieten

Rundungsregeln sauber einführen und kontrollieren

Eine Rundungsregel sollte nicht nur in der Software eingestellt, sondern als eigener betrieblicher Prozess dokumentiert werden. Ausgangspunkt bleiben die tatsächlichen Zeitstempel. Wenn Beschäftigte einen Eintrag berichtigen, sollte der ursprüngliche Wert erhalten bleiben und die Änderung mit Grund nachvollziehbar sein. Einen passenden Ablauf beschreibt der Ratgeber zur nachträglichen Korrektur der Zeiterfassung.

Danach braucht es eine verständliche Regel für die Abrechnung: Welche Einheit wird verwendet, wann wird auf- oder abgerundet und welche Zeiten sind von der Regel ausgenommen? Beschäftigte sollten den Rohwert, den Abrechnungswert und die Differenz sehen können. Das verhindert, dass Rundungen im Arbeitszeitkonto wie unerklärliche Plus- oder Minusstunden wirken.

Mindestens monatlich sollte der Betrieb prüfen, ob die Regel einzelne Personen oder Schichten systematisch benachteiligt. Sinnvolle Kontrollwerte sind die Summe aller Rundungsdifferenzen, die größte Abweichung pro Tag und die Verteilung von Auf- und Abrundungen. Entsteht regelmäßig ein negativer Saldo, muss die Regel angepasst werden. Bei der Auswertung sollten auch Überstunden und Mehrarbeit getrennt betrachtet werden, damit geleistete Zeit nicht durch mehrere Rechenschritte verloren geht.

Für eine Betriebsvereinbarung oder interne Richtlinie gehören mindestens Zweck, Rechenregel, Ausnahmen, Einsichtsrecht, Korrekturweg, Kontrollintervall und verantwortliche Stelle in ein gemeinsames Dokument. So können Beschäftigte die Berechnung prüfen und Arbeitgeber die tatsächliche Wirkung der Regel belegen. Neue Regeln sollten zunächst in einem begrenzten Abrechnungszeitraum getestet und erst nach Auswertung der Differenzen dauerhaft übernommen werden.

Häufige Fragen

Primärquellen und weiterführende Informationen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung
• § 16 Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeitnachweise
• § 17 Mindestlohngesetz: Aufzeichnungspflichten

Fazit

Eine pauschale gesetzliche Erlaubnis zum Runden auf Viertelstunden gibt es nicht. Unternehmen reduzieren ihr Risiko, wenn sie tatsächliche Zeiten unverändert erfassen, Abrechnungsregeln getrennt anwenden und regelmäßig kontrollieren, ob Beschäftigte dadurch benachteiligt werden.