Zeiterfassung: Reporting und Auswertungen nutzen

Daten sammeln ist gut – aus Daten lernen ist besser.

Das Wichtigste in Kürze

Zeiterfassungsdaten sind wertvoll für Unternehmenssteuerung
Standardreports: Überstunden, Abwesenheiten, Projektzeiten
Kennzahlen helfen bei Entscheidungen
Regelmäßige Auswertung empfohlen
Datenschutz bei Auswertungen beachten

Warum Auswertungen wichtig sind

Mehr als Dokumentation

Zeiterfassung kann mehr:

Funktion	Nutzen
Compliance	Gesetzliche Pflicht erfüllen
Planung	Kapazitäten besser einschätzen
Kosten	Personalkosten verstehen
Optimierung	Prozesse verbessern
Fairness	Arbeitsbelastung verteilen

Wer profitiert

Verschiedene Perspektiven:

Geschäftsführung – Strategische Entscheidungen
HR – Personalplanung
Teamleitung – Ressourcensteuerung
Controlling – Kostenanalyse
Mitarbeiter – Eigene Übersicht

Aussagekräftige Reports

MyTimeTracker liefert die Auswertungen, die Sie brauchen – auf Knopfdruck.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

Kostenlos testen

Standard-Reports

Überstunden-Report

Was auswerten:

Kennzahl	Aussage
Überstunden pro MA	Individuelle Belastung
Überstunden pro Team	Teambelastung
Trend	Steigend oder sinkend
Verteilung	Gleichmäßig oder ungleich

Abwesenheits-Report

Wichtige Daten:

Urlaub – Genommen, offen, verfallen
Krankheit – Tage, Häufigkeit, Muster
Sonderurlaub – Anlässe, Häufigkeit
Fortbildung – Investierte Zeit
Sonstiges – Unbezahlt, Elternzeit

Projektzeit-Report

Für Projektsteuerung:

Report	Inhalt
Ist vs. Plan	Zeitverbrauch vs. Budget
Nach Mitarbeiter	Wer arbeitet woran
Nach Kunde	Zeit pro Kunde
Nicht fakturierbar	Interne Zeit

Kennzahlen (KPIs)

Arbeitszeit-KPIs

Wichtige Metriken:

KPI	Berechnung	Ziel
Überstundenquote	Überstunden / Sollzeit	<5%
Abwesenheitsquote	Abwesenheitstage / Arbeitstage	<10%
Produktivquote	Projektzeit / Gesamtzeit	>70%
Auslastung	Istzeit / Kapazität	80-100%

Was die Zahlen sagen

Interpretation:

Hohe Überstunden – Unterbesetzung? Ineffizienz?
Hohe Krankheit – Arbeitsbelastung? Klima?
Niedrige Produktivität – Zu viel Verwaltung?
Überauslastung – Burnout-Gefahr
Unterauslastung – Fehlplanung? Flaute?

KPIs im Blick

MyTimeTracker zeigt Ihre wichtigsten Kennzahlen auf dem Dashboard.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

14 Tage kostenlos testen

Auswertungsintervalle

Wann auswerten

Empfohlene Rhythmen:

Intervall	Reports	Nutzer
Täglich	Anwesenheit, Abweichungen	Teamleitung
Wöchentlich	Überstunden, Projekte	Teamleitung, PM
Monatlich	Alle Standard-Reports	HR, Controlling
Quartalsweise	Trends, Vergleiche	Geschäftsführung
Jährlich	Gesamtauswertung	Alle Stakeholder

Automatisierung

Effizient arbeiten:

Zeitgesteuert – Montags automatisch per E-Mail
Schwellenwert – Alarm bei >10 Überstunden
Dashboard – Live-Übersicht
Abonnement – Empfänger definieren
Export – PDF, Excel automatisch

Datenschutz bei Auswertungen

Was zu beachten ist

DSGVO und BetrVG:

Aspekt	Regelung
Zweckbindung	Nur für definierten Zweck
Minimierung	Nur nötige Daten
Zugriff	Nur Berechtigte
Betriebsrat	Mitbestimmung beachten

Anonymisierung

Wann aggregieren:

Individuell – Nur mit Berechtigung
Team-Ebene – Ab 5 Personen
Abteilung – Keine Rückschlüsse möglich
Unternehmen – Aggregiert
Anonymisiert – Für Benchmarks

Best Practices

Erfolgreiche Auswertung

Tipps:

Praxis	Umsetzung
Regelmäßigkeit	Feste Termine einhalten
Vergleichbarkeit	Gleiche Methodik
Kontext	Zahlen interpretieren
Aktion	Aus Erkenntnissen handeln
Kommunikation	Ergebnisse teilen

Häufige Fehler

Was vermeiden:

Nur sammeln – Daten ohne Aktion
Überinterpretation – Einzelwerte überbewerten
Fehlender Kontext – Saisonalität ignorieren
Keine Vergleiche – Vorjahr, Budget
Zu viel – Report-Flut ohne Fokus

Häufige Fragen

Gesetzlich vorgeschrieben ist nur die Dokumentation der Arbeitszeit selbst. Auswertungen und Reports sind freiwillig, aber für gutes Management empfehlenswert. Bei Betriebsprüfungen müssen Sie die Rohdaten vorlegen können, spezielle Reports sind nicht gefordert.

Das hängt von der Rolle ab. Mitarbeiter: eigene Daten. Teamleitung: eigenes Team (meist aggregiert). HR: alle, aber zweckgebunden. Geschäftsführung: alles. Der Betriebsrat hat Informationsrechte, aber keine unbeschränkte Einsicht in Individualdaten.

Mindestens monatlich für die wichtigsten KPIs (Überstunden, Abwesenheiten). Wöchentlich für operative Steuerung. Quartalsweise für Trends und strategische Entscheidungen. Wichtiger als Häufigkeit: Aus den Erkenntnissen auch Maßnahmen ableiten.

Vorsicht! Zeiterfassungsdaten dienen primär dem Arbeitszeitnachweis. Nutzung für Leistungsbewertung ist datenschutzrechtlich und mitbestimmungspflichtig. Wenn überhaupt, nur mit klarer Vereinbarung und Betriebsrat. Besser: Ergebnisse bewerten, nicht Anwesenheit.

Richtwerte variieren nach Branche. Überstundenquote: 3-5% gilt als normal. Krankheitsquote: 5-7% im Durchschnitt. Produktivquote: 70-80% bei Wissensarbeitern. Aber: Vergleichen Sie vor allem mit sich selbst (Vorjahr, Trend), nicht nur mit externen Benchmarks.

Fazit

Zeiterfassungsdaten sind mehr als Compliance-Dokumentation – sie liefern wertvolle Erkenntnisse für Personalplanung, Kostensteuerung und Prozessoptimierung. Regelmäßige Auswertung der richtigen KPIs (Überstunden, Abwesenheiten, Produktivität) hilft bei besseren Entscheidungen. Dabei Datenschutz und Mitbestimmung beachten. Das Ziel: Aus Daten Erkenntnisse gewinnen und daraus handeln.

Zeiterfassung: Reporting und Auswertungen nutzen