Zeiterfassung für Gewerbetreibende: Was gilt?

Selbstständig mit eigenem Gewerbe – und trotzdem Zeiterfassung? Die Pflichten hängen davon ab, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen oder allein arbeiten.

Das Wichtigste in Kürze

Solo-Selbstständige: Keine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung
Mit Mitarbeitern: Zeiterfassungspflicht gilt
Zeiterfassung trotzdem sinnvoll für Kalkulation
Projektbezogene Erfassung für Abrechnung
Steuerliche Dokumentation beachten

Pflichten für Gewerbetreibende

Solo-Selbstständige

Wenn Sie allein arbeiten:

Aspekt	Pflicht?
Eigene Arbeitszeit erfassen	Nein
Arbeitszeitgesetz beachten	Nein (gilt nicht für Sie)
Dokumentation für Steuer	Teilweise (bei Betriebsausgaben)
Zeitnachweis für Kunden	Je nach Vertrag

Mit Mitarbeitern

Sobald Sie Angestellte haben:

Zeiterfassungspflicht nach BAG-Urteil
Arbeitszeitgesetz einhalten
Pausenzeiten dokumentieren
Überstunden nachweisen
Mindestlohn-Dokumentation (bei Minijob)

Minijobber beschäftigen

Besondere Pflichten bei geringfügiger Beschäftigung:

Arbeitszeitaufzeichnung Pflicht
Dokumentation für Mindestlohnkontrolle
2 Jahre Aufbewahrungspflicht
Bei Prüfung vorzeigen können

Zeiterfassung für Gewerbe

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Warum Zeiterfassung sinnvoll ist

Auch ohne Pflicht empfehlenswert

Für Solo-Selbstständige zahlt sich Zeiterfassung aus:

Nutzen	Beschreibung
Stundensatz-Kalkulation	Wissen, was Sie wirklich verdienen
Projektabrechnung	Genaue Nachweise für Kunden
Arbeitszeit-Überblick	Vermeiden Sie Selbstausbeutung
Steuerliche Dokumentation	Nachweis für Betriebsausgaben
Angebotskalkulation	Realistische Preise anbieten

Tatsächlicher Stundenlohn

Viele Selbstständige unterschätzen ihren Zeitaufwand:

Geschätzt: 20 h/Woche für Projekt
Tatsächlich: 35 h/Woche
Honorar: 2.000 €
Geschätzter Stundenlohn: 100 €/h
Tatsächlicher Stundenlohn: 57 €/h
Differenz: 43 €/h weniger!

Versteckte Arbeitszeit

Oft nicht mitgerechnet:

Akquise und Angebotserstellung
Kommunikation mit Kunden
Administrative Tätigkeiten
Weiterbildung
Fahrzeiten

Zeiterfassung für Kundenabrechnung

Stundenbasis-Projekte

Bei Abrechnung nach Stunden:

Anforderung	Best Practice
Genauigkeit	Auf 15 Minuten genau
Beschreibung	Tätigkeiten dokumentieren
Regelmäßigkeit	Täglich erfassen
Nachweis	Auf Anfrage vorzeigen können

Pauschalpreise

Auch bei Festpreisen sinnvoll:

War das Projekt profitabel?
Korrekte Kalkulation für Folgeprojekte
Erkennen von Scope Creep
Grundlage für Preisverhandlungen

Stundennachweise erstellen

Kunden erwarten oft:

03.01. - Feature X implementiert: 4,5 h
04.01. - Bugfixes: 2,0 h
05.01. - Meeting und Abstimmung: 1,5 h
...
Gesamt abrechenbar: 42,5 h
× 95 €/h = 4.037,50 €

Zeiterfassung als Arbeitgeber

Ab dem ersten Mitarbeiter

Sobald Sie jemanden einstellen:

Pflicht	Quelle
Arbeitszeit erfassen	BAG-Urteil 2022
Max. 10 h/Tag	Arbeitszeitgesetz
Pausen dokumentieren	ArbZG
Überstunden aufzeichnen	ArbZG
2 Jahre aufbewahren	ArbZG

System einrichten

Einfache Lösungen für kleine Betriebe:

App-basierte Zeiterfassung
Digitale Stundenzettel
Cloud-Lösung ohne Installation
Self-Service für Mitarbeiter

Minijobber-Sonderfall

Bei 520-Euro-Kräften zusätzlich:

Stundenaufzeichnung ab erster Stunde
Auch bei Vertrauensarbeitszeit
Mindestlohn-Nachweis
Kontrolle durch Zoll möglich

Für Arbeitgeber

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Steuerliche Aspekte

Betriebsausgaben dokumentieren

Zeiterfassung kann helfen bei:

Bereich	Nutzen
Heimarbeitsplatz	Nachweis beruflicher Nutzung
Fahrtkosten	Dienstfahrten belegen
Arbeitsmittel	Berufliche Nutzung nachweisen
Bewirtung	Geschäftlicher Anlass dokumentieren

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Für die EÜR relevant:

Zeitnachweis für Kundenrechnungen
Dokumentation von Eigenleistungen
Nachweis bei Betriebsprüfung
Plausibilitätsprüfung möglich

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Zeiterfassung unterstützt:

Korrekte Rechnungsstellung
Abgrenzung der Leistungsperioden
Nachweis der Leistungserbringung

Praktische Umsetzung

Einfache Methoden

Für den Anfang:

Methode	Geeignet für
Excel-Tabelle	Wenige Projekte, keine Mitarbeiter
Timer-App	Solo-Selbstständige
Cloud-Software	Mit Mitarbeitern
Projekttool mit Zeiterfassung	Projektgeschäft

Was erfassen?

Sinnvolle Kategorien:

Produktive Arbeit – Kundenprojekt A
Kundenprojekt B
Kundenprojekt C
Akquise – Angebote schreiben
Netzwerken
Administration – Buchhaltung
E-Mails
Weiterbildung

Auswertungen nutzen

Regelmäßig analysieren:

Wie viel Zeit ist produktiv?
Welche Projekte sind profitabel?
Wo geht Zeit verloren?
Stimmt der kalkulierte Stundensatz?

Häufige Fragen

Wenn Sie keine Mitarbeiter haben, besteht keine gesetzliche Pflicht. Für die eigene Kalkulation und Kundenabrechnung ist Zeiterfassung aber sehr empfehlenswert.

Sobald Sie den ersten Mitarbeiter einstellen – auch bei Minijobs. Dann müssen Sie als Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen und dokumentieren.

Cloud-basierte Lösungen sind ideal: keine Installation, günstig, von überall nutzbar. Achten Sie auf einfache Bedienung und Skalierbarkeit.

Es gibt keine generelle Pflicht, aber Zeitnachweise können bei Betriebsprüfungen hilfreich sein – etwa um den beruflichen Anteil von Ausgaben zu belegen.

Nutzen Sie projektbezogene Zeiterfassung: Jeder Kunde oder jedes Projekt erhält eine eigene Kategorie. So können Sie Stundennachweise erstellen und Rentabilität analysieren.

Fazit

Als Gewerbetreibender ohne Mitarbeiter haben Sie keine Zeiterfassungspflicht – aber gute Gründe, es trotzdem zu tun. Realistische Stundensätze, korrekte Kundenabrechnung und betriebswirtschaftlicher Überblick sprechen dafür. Mit dem ersten Mitarbeiter wird Zeiterfassung dann Pflicht. Ein einfaches digitales System wächst mit Ihrem Betrieb mit und macht die Dokumentation zum Selbstläufer.

Zeiterfassung für Gewerbetreibende: Was gilt?