Datenqualität bei der Zeiterfassung sichern
Garbage in, garbage out – warum gute Zeitdaten wichtig sind und wie Sie sie bekommen.
Das Wichtigste in Kürze
- Datenqualität bestimmt Nutzwert der Zeiterfassung
- Typische Probleme: Lücken, Fehler, Verspätung
- Prävention besser als Korrektur
- Regelmäßige Prüfung nötig
- Kultur wichtiger als Technik
Warum Datenqualität wichtig ist
Wofür die Daten genutzt werden
Abhängigkeiten:
| Nutzung | Qualitätsanforderung |
|---|---|
| Lohnabrechnung | Sehr hoch |
| Compliance | Sehr hoch |
| Controlling | Hoch |
| Projektsteuerung | Hoch |
| Kapazitätsplanung | Mittel |
Folgen schlechter Daten
Was passiert:
- Falsche Löhne – Über- oder Unterzahlung
- Compliance-Probleme – Bei Prüfungen
- Schlechte Entscheidungen – Auf falscher Basis
- Vertrauensverlust – In das System
- Zusatzaufwand – Korrekturen, Nacharbeiten
Qualität eingebaut
MyTimeTracker hilft mit Plausibilitätsprüfungen und Erinnerungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Qualitätsprobleme
Lücken
Fehlende Daten:
| Problem | Ursache |
|---|---|
| Vergessen zu buchen | Keine Routine |
| Technische Probleme | System nicht verfügbar |
| Keine Zeit | Prozess zu aufwändig |
| Unwissen | Nicht geschult |
Fehler
Falsche Daten:
- Falsche Zeiten – Tippfehler, Schätzungen
- Falsche Zuordnung – Projekt, Kostenstelle
- Doppelbuchungen – Versehentlich
- Unrealistische Werte – 16h Arbeit, keine Pause
- Inkonsistenzen – Widerspricht anderen Daten
Verspätung
Zu spät erfasst:
| Zeitpunkt | Genauigkeit |
|---|---|
| Sofort | Sehr hoch |
| Am selben Tag | Hoch |
| Nächster Tag | Mittel |
| Woche später | Gering |
| Monatsende | Sehr gering |
Qualität sicherstellen
Technische Maßnahmen
Was Systeme können:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Pflichtfelder | Keine leeren Buchungen |
| Plausibilitätsprüfung | Unrealistische Werte flaggen |
| Erinnerungen | Bei fehlenden Buchungen |
| Sperrzeiten | Nachbuchungen begrenzen |
| Validierung | Format und Inhalt prüfen |
Prozessuale Maßnahmen
Organisation:
- Klare Regeln – Wann, wie, was buchen
- Tagesabschluss – Routine einführen
- Freigabe-Workflow – Zweite Augen
- Regelmäßige Prüfung – Wöchentlich, monatlich
- Feedback – Bei Auffälligkeiten
Kulturelle Maßnahmen
Menschen:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Schulung | Wissen aufbauen |
| Erklärung | Warum wichtig |
| Vorbilder | Führungskräfte zeigen es |
| Wertschätzung | Für gute Erfassung |
| Kein Druck | Qualität vor Schnelligkeit |
Einfach = Besser
MyTimeTracker macht korrektes Buchen leicht – das erhöht die Datenqualität.
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Qualität prüfen
Kennzahlen
Was messen:
| KPI | Zielwert |
|---|---|
| Vollständigkeit | >95% |
| Pünktlichkeit | >90% am selben Tag |
| Nachbuchungsrate | <20% |
| Korrekturrate | <5% |
| Plausibilitätsfehler | <2% |
Regelmäßige Prüfung
Kontrollrhythmus:
- Täglich – Automatische Checks
- Wöchentlich – Teamleiter prüfen
- Monatlich – HR-Übersicht
- Quartalsweise – Trend-Analyse
- Jährlich – Gesamtbewertung
Auffälligkeiten erkennen
Was prüfen:
| Auffälligkeit | Mögliche Ursache |
|---|---|
| Immer gleiche Zeiten | Nicht wirklich erfasst |
| Keine Pausen | Unrealistisch |
| Extreme Überstunden | Prüfen: Stimmt das? |
| Viele Nachbuchungen | Prozess funktioniert nicht |
Bei Problemen handeln
Ursachen finden
Analyse:
| Frage | Untersuchen |
|---|---|
| Wer? | Einzelne oder alle? |
| Was? | Welche Art von Fehlern? |
| Wann? | Muster erkennbar? |
| Warum? | Prozess, Technik, Mensch? |
Maßnahmen ergreifen
Lösungsansätze:
- Kurzfristig – Daten korrigieren
- Mittelfristig – Prozess anpassen
- Langfristig – Kultur verbessern
- Technisch – System optimieren
- Organisatorisch – Verantwortlichkeiten klären
Häufige Fragen
Warnsignale: Viele Nachbuchungen, häufige Korrekturen, unrealistische Werte (keine Pausen, sehr lange Tage), inkonsistente Zuordnungen, Beschwerden von Lohnbuchhaltung/Controlling. Nutzen Sie Reports und Dashboards, um Auffälligkeiten zu erkennen. Regelmäßige Stichproben helfen.
Nicht komplett – Menschen vergessen mal. Aber begrenzen: z.B. maximal 1 Woche zurück, danach Genehmigung nötig. Hohe Nachbuchungsraten zeigen, dass der Prozess nicht funktioniert. Ursachen beheben ist besser als Verbote.
Erklären, warum es wichtig ist (nicht Kontrolle, sondern korrekte Löhne, Fairness). Einfache Systeme bereitstellen. Positive Rückmeldung geben. Führungskräfte als Vorbild. Keine Bestrafung, sondern Unterstützung bei Problemen.
Automatische Checks: täglich. Manuelle Stichproben: wöchentlich durch Teamleiter. Systematische Auswertung: monatlich durch HR. Trend-Analyse: quartalsweise. Je kritischer die Nutzung (Lohn, Compliance), desto häufiger prüfen.
Hängt vom Einsatzzweck ab. Für Lohnabrechnung: Fehlerrate unter 1% anstreben. Für Controlling: 5% Abweichung kann akzeptabel sein. Für grobe Planung: 10% vielleicht noch nutzbar. Definieren Sie Ihre Anforderungen und messen Sie dagegen.
Fazit
Datenqualität entscheidet, ob Zeiterfassung nützlich ist oder nur Aufwand produziert. Typische Probleme sind Lücken, Fehler und verspätete Erfassung. Technische Maßnahmen (Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfung) helfen, aber Prozesse und Kultur sind wichtiger. Regelmäßig prüfen, Auffälligkeiten analysieren, Ursachen beheben. Einfache Systeme und verständnisvolle Führung fördern gute Datenqualität mehr als Druck und Kontrolle.
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