Zeiterfassung Word-Vorlage: Stundenzettel zum Ausdrucken

Manchmal ist Papier die einfachste Lösung – zumindest für den Anfang.

Das Wichtigste in Kürze

Word-Vorlage für manuelle Zeiterfassung
Zum Ausdrucken und handschriftlich Ausfüllen
Alle Pflichtangaben enthalten
Für sehr kleine Teams oder Übergangslösung
Grenzen: keine Automatik, aufwändig

Warum noch Papier

Einsatzzwecke

Wann sinnvoll:

Situation	Papier passt
Sehr kleines Team	1-3 Mitarbeiter
Kein Budget	Kostenlos
Übergang	Bis Software kommt
Baustelle	Kein Internet
Einfachheit	Keine Technik nötig

Nachteile

Was dagegen spricht:

Kein Automatik – Alles manuell
Auswertung – Mühsam zusammenrechnen
Archivierung – Ordner, Platz nötig
Fehler – Keine Prüfung
Zugriff – Nur wo das Papier ist
Übertragung – In Lohn manuell eingeben

Von Papier zu digital

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Vorlage-Aufbau

Pflichtangaben

Was enthalten sein muss:

Feld	Inhalt
Name	Mitarbeiter
Personalnummer	Wenn vorhanden
Zeitraum	Woche, Monat
Datum	Jeder Tag
Arbeitsbeginn	Uhrzeit
Arbeitsende	Uhrzeit
Pause	Dauer
Arbeitszeit	Stunden
Unterschrift	MA und/oder FK

Struktur

Wie aufbauen:

Kopfbereich – Name, Abteilung, Zeitraum
Tabelle – Spalten: Datum, Tag, Beginn, Ende, Pause, Stunden
Zeilen: Jeder Tag des Monats
Summe – Gesamtstunden
Unterschrift – Mitarbeiter, Datum
Optional – Bemerkungen, Projektzuordnung

Monatsvorlage

Beispiel Aufbau:

Datum	Tag	Beginn	Ende	Pause	Stunden
01.02.	Mo	___	___	___	___
02.02.	Di	___	___	___	___
...	...	___	___	___	___
Summe					___

Anwendung

Tägliche Nutzung

Wie ausfüllen:

Schritt	Aktion
1	Datum prüfen
2	Arbeitsbeginn eintragen
3	Arbeitsende eintragen
4	Pause notieren
5	Stunden berechnen

Monatsabschluss

Am Monatsende:

Vollständig? – Alle Tage ausgefüllt?
Korrekt? – Stimmen die Rechnungen?
Summe – Gesamtstunden addieren
Unterschreiben – Mitarbeiter, ggf. Vorgesetzter
Abgeben – An HR/Lohnbuchhaltung
Archivieren – Kopie behalten

Archivierung

Wie aufbewahren:

Aspekt	Regelung
Dauer	2 Jahre (ArbZG)
Ort	Sicher, zugänglich
Ordnung	Nach Mitarbeiter, Monat
Zugriff	Wer darf einsehen

Keine Papierberge mehr

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Gestaltungstipps

Übersichtlichkeit

Was beachten:

Element	Empfehlung
Schriftgröße	10-12 pt, lesbar
Zeilenhöhe	Genug Platz zum Schreiben
Linien	Klare Tabelle
Kontrast	Gut kopierbar
Format	A4 Hochformat

Ergänzungen

Optional hinzufügen:

Projektnummer – Wenn projektbezogen
Tätigkeit – Was gemacht wurde
Kunde – Wenn relevant
Überstunden – Separat ausweisen
Bemerkungen – Freifeld

Rechtliche Aspekte

Nachweispflicht

Was erfüllt sein muss:

Anforderung	Umsetzung
Vollständig	Alle Arbeitstage
Zeitnah	Täglich oder wöchentlich
Lesbar	Deutliche Schrift
Unterschrieben	Bestätigung
Aufbewahrt	2 Jahre

Mindestlohn-Dokumentation

Bei Mindestlohn (MiLoG):

Beginn – Konkrete Uhrzeit
Ende – Konkrete Uhrzeit
Dauer – Stunden berechnet
Spätestens – 7 Tage nach Arbeitstag
Branchen – § 2a SchwarzArbG

Von Papier zu Digital

Wann wechseln

Signale:

Signal	Bedeutung
Zu viel Zeit	Für Ausfüllen, Zusammenrechnen
Fehler	Regelmäßig Unstimmigkeiten
Wachstum	Mehr Mitarbeiter
Auswertung	Daten werden gebraucht
Compliance	Anforderungen steigen

Übergang

Wie wechseln:

System wählen – Passende Software
Parallel laufen – Übergangszeit
Schulen – Mitarbeiter einweisen
Umstellen – Stichtag festlegen
Altdaten – Archiv behalten

Häufige Fragen

Grundsätzlich ja – das Arbeitszeitgesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Der Stundenzettel muss vollständig sein (Beginn, Ende, Dauer), zeitnah ausgefüllt und aufbewahrt werden. Für Mindestlohn-Branchen gelten strengere Regeln. Wichtig: Unterschrift des Mitarbeiters als Bestätigung.

Nach Arbeitszeitgesetz: 2 Jahre ab dem Tag der Aufzeichnung. Für Mindestlohn-Branchen ebenfalls 2 Jahre. Lohnunterlagen generell: 10 Jahre. Empfehlung: 2 Jahre aufbewahren, danach prüfen ob weitere Gründe für Aufbewahrung bestehen.

Ja, technisch möglich. Aber: Dann fehlt die handschriftliche Unterschrift (digitale Signatur wäre nötig). Und: Wenn Sie ohnehin am Computer arbeiten, ist eine richtige Zeiterfassungssoftware sinnvoller als Word. Die Vorlage ist primär für handschriftliche Nutzung gedacht.

Nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Die Unterschrift des Mitarbeiters bestätigt die Richtigkeit. Die Unterschrift des Vorgesetzten dokumentiert die Kenntnisnahme und kann bei Streitigkeiten helfen. Klären Sie intern, was in Ihrem Unternehmen gilt.

Spätestens ab 5-10 Mitarbeitern wird Papier mühsam. Aber auch vorher kann Software sinnvoll sein: weniger Fehler, automatische Berechnung, leichtere Auswertung, Archivierung. Der Aufwand für Papier-Zeiterfassung (ausfüllen, kontrollieren, zusammenrechnen, archivieren) wird oft unterschätzt.

Fazit

Eine Word-Vorlage für Stundenzettel ist die einfachste Form der Zeiterfassung – zum Ausdrucken, handschriftlich Ausfüllen, Unterschreiben und Ablegen. Für sehr kleine Teams oder als Übergangslösung nutzbar. Die gesetzlichen Anforderungen können damit erfüllt werden. Aber: Alles ist manuell, Auswertung mühsam, Archivierung braucht Platz. Sobald möglich, auf digitale Zeiterfassung umsteigen.

Zeiterfassung Word-Vorlage: Stundenzettel zum Ausdrucken