Zeiterfassung mit Lohnabrechnung verbinden
Arbeitszeiten erfassen, exportieren, händisch übertragen – das war gestern. Moderne Zeiterfassung integriert sich direkt mit der Lohnabrechnung und spart Aufwand und Fehler.
Das Wichtigste in Kürze
- Integration spart manuelle Übertragung
- Verschiedene Methoden: Export, API, direkte Anbindung
- DATEV ist in Deutschland Standard
- Datenmapping muss korrekt sein
- Einmal einrichten, dauerhaft profitieren
Warum Integration?
Ohne Integration
Der manuelle Weg:
| Schritt | Problem |
|---|---|
| Zeitdaten erfassen | OK |
| Exportieren | Aufwand |
| Prüfen | Zeitaufwand |
| In Lohnsoftware eingeben | Fehleranfällig |
| Abrechnung | Hoffentlich korrekt |
Mit Integration
Der automatische Weg:
- Zeitdaten erfassen – Im Zeiterfassungssystem
- Automatischer Export – Zum Stichtag
- Import in Lohnsoftware – Per Schnittstelle
- Prüfung – Nur Stichproben
- Abrechnung – Mit korrekten Daten
Vorteile
Was Sie gewinnen:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitersparnis | Kein manuelles Übertragen |
| Weniger Fehler | Keine Tippfehler |
| Aktualität | Immer neueste Daten |
| Nachvollziehbarkeit | Lückenlose Dokumentation |
| Skalierbarkeit | Auch bei vielen Mitarbeitern |
Nahtlose Integration
MyTimeTracker exportiert in alle gängigen Lohnabrechnungs-Formate.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Integrationsmethoden
Übersicht
Verschiedene Wege:
| Methode | Beschreibung | Komplexität |
|---|---|---|
| Manueller Export | CSV/Excel herunterladen | Gering |
| Formatierter Export | Für bestimmte Software | Mittel |
| API-Anbindung | Direkter Datenaustausch | Hoch |
| Direkte Integration | Im System eingebaut | Gering |
Manueller Export
Der einfachste Weg:
- Monatsende – Bericht erstellen
- Format wählen – CSV oder Excel
- Download – Datei speichern
- Ggf. anpassen – Spalten, Formatierung
- Import – In Lohnsoftware
Formatierter Export
Für spezielle Software:
| Format | Für |
|---|---|
| DATEV | Steuerberater, DATEV-Software |
| Lexware | Lexware Lohn |
| Sage | Sage HR |
| SAP | SAP HR |
API-Integration
Technische Anbindung:
- Einmalig einrichten – Zugangsdaten, Mapping
- Regelmäßig – Automatischer Abruf
- Oder bei Bedarf – Manuell auslösen
- Ergebnis – Daten in Lohnsoftware
DATEV-Integration
Der Standard in Deutschland
Warum DATEV wichtig ist:
| Fakt | Bedeutung |
|---|---|
| Marktführer | Viele Steuerberater nutzen DATEV |
| Standardformat | Definierte Datenstruktur |
| Akzeptiert | Von Finanzämtern anerkannt |
| Etabliert | Seit Jahrzehnten |
DATEV-Export
So funktioniert's:
- Zeiterfassung – Monatsdaten abschließen
- Export erstellen – DATEV-Format wählen
- An Steuerberater – Per Upload oder E-Mail
- Import – In DATEV-Software
- Verarbeitung – Lohnabrechnung erstellen
Benötigte Daten
Was übertragen wird:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Personalnummer | Eindeutige Zuordnung |
| Arbeitsstunden | Normalstunden |
| Überstunden | Mehrstunden |
| Zuschläge | Nacht, Sonntag, Feiertag |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit |
DATEV-kompatibel
MyTimeTracker exportiert direkt ins DATEV-Format – für Ihren Steuerberater.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Datenmapping
Was ist Mapping?
Zuordnung der Daten:
| Zeiterfassung | Lohnsoftware |
|---|---|
| "Mitarbeiter-ID" | "Personalnummer" |
| "Arbeitsstunden" | "Sollstunden" |
| "Mehrstunden" | "Überstunden" |
| "Nachtarbeit" | "Zuschlag Nacht" |
Typische Herausforderungen
Was schiefgehen kann:
- Unterschiedliche Feldnamen – "Überstunden" vs. "Mehrarbeit"
- Unterschiedliche Formate – Dezimal vs. Stunden:Minuten
- Fehlende Felder – Nicht alle Daten vorhanden
- Unterschiedliche Logik – Zuschlagsberechnung
Lösung
Korrekt konfigurieren:
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| Felder analysieren | Was braucht die Lohnsoftware? |
| Zuordnung festlegen | Welches Feld wohin? |
| Formate anpassen | Dezimal, Datum etc. |
| Testen | Mit Beispieldaten |
| Dokumentieren | Für Wiederholbarkeit |
Zuschläge und Sonderfälle
Zuschlagsarten
Was übertragen werden kann:
| Zuschlag | Typischer Satz |
|---|---|
| Nachtarbeit | 25% |
| Sonntagsarbeit | 50% |
| Feiertagsarbeit | 100-150% |
| Überstunden | 25-50% |
| Schichtzulage | Variiert |
Automatische Berechnung
Im Zeiterfassungssystem:
- Zeiterfassung erkennt – Nacht: 22:00-6:00
- Sonntag: Ganzer Tag
- Feiertag: Aus Kalender
- Berechnung – Stunden × Zuschlag
- Export – Mit Zuschlagsinfo
Implementierung
Vorbereitung
Was Sie brauchen:
| Vorbereitung | Beschreibung |
|---|---|
| Anforderungen | Was muss übertragen werden? |
| Schnittstelle | Welche bietet die Lohnsoftware? |
| Testdaten | Zum Ausprobieren |
| Ansprechpartner | IT, Steuerberater |
Einrichtung
Schritt für Schritt:
- Schnittstelle wählen – Export-Format festlegen
- Mapping konfigurieren – Felder zuordnen
- Testlauf – Mit wenigen Mitarbeitern
- Prüfung – Korrektheit sicherstellen
- Rollout – Für alle aktivieren
- Dokumentation – Prozess beschreiben
Regelmäßiger Ablauf
Nach Einrichtung:
| Schritt | Wann |
|---|---|
| Daten prüfen | Vor Export |
| Export erstellen | Zum Stichtag |
| Übertragen | An Lohnsoftware/Steuerberater |
| Bestätigung | Dass Import geklappt hat |
| Dokumentieren | Für Nachvollziehbarkeit |
Häufige Fragen
Fazit
Die Integration von Zeiterfassung und Lohnabrechnung spart Zeit und reduziert Fehler. Der richtige Weg hängt von Ihrer Lohnsoftware ab: DATEV-Export für den Steuerberater, spezifische Formate für Lexware oder Sage, oder API-Integration für größere Setups. Einmal korrekt eingerichtet, läuft der monatliche Prozess fast von selbst.
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