Zeiterfassung mit CRM-Systemen verbinden
Wissen, wie viel Zeit Sie für Kunden aufwenden – CRM-Integration macht es möglich.
Das Wichtigste in Kürze
- CRM-Integration zeigt Zeit pro Kunde
- Vertrieb und Service: Aufwand sichtbar machen
- Rentabilität einzelner Kunden bewerten
- Automatische Zuordnung spart Zeit
- Datenschutz bei Kundendaten beachten
Warum CRM-Integration
Vorteile
Was Sie gewinnen:
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Kundenrentabilität | Aufwand vs. Umsatz pro Kunde |
| Aufwandsanalyse | Wer braucht viel Betreuung |
| Preisgestaltung | Datenbasierte Angebote |
| Ressourcenplanung | Kapazität für Kunden |
Ohne Integration
Was passiert:
- Zeitaufwand unbekannt – Wer kostet wie viel Betreuung?
- Gefühl statt Daten – "Der Kunde nervt" vs. Zahlen
- Preise falsch – Aufwand nicht einkalkuliert
- Doppelte Erfassung – Zeiterfassung + CRM-Aktivitäten
- Keine Analyse – Trends nicht erkennbar
Kundenzeit erfassen
MyTimeTracker mit CRM-Anbindung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Typische Integrationen
Beliebte CRM-Systeme
Was verbunden wird:
| CRM | Integration |
|---|---|
| Salesforce | Umfangreiche APIs |
| HubSpot | Marketplace-Apps |
| Pipedrive | Zapier, native |
| Zoho | Suite-Integration |
| Microsoft Dynamics | API-Anbindung |
Was synchronisiert wird
Datenfluss:
- Von CRM → Zeiterfassung – Kundenliste
- Kontakte
- Deals/Opportunities
- Aktivitäten als Aufgaben
- Von Zeiterfassung → CRM – Zeitbuchungen pro Kunde
- Aufwandssummen
- Aktivitätslog
- Bidirektional – Status-Updates
Anwendungsfälle
Vertrieb
Vertriebszeit erfassen:
| Aktivität | Erfassen |
|---|---|
| Kundengespräche | Pro Kunde |
| Angebotserstellung | Pro Deal |
| Präsentationen | Pro Opportunity |
| Nachfassen | Pro Lead |
Service/Support
Supportzeit erfassen:
- Tickets – Zeit pro Ticket
- Kunden – Aggregiert pro Kunde
- Supportarten – Telefon, Mail, vor Ort
- Trends – Aufwand über Zeit
- SLA-Kontrolle – Reaktionszeiten
Support-Zeiten analysieren
MyTimeTracker: Kundenaufwand im Blick.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Einrichtung
Schritte zur Integration
Vorgehen:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | CRM-API-Zugang einrichten |
| 2 | Zeiterfassung verbinden |
| 3 | Kundenliste synchronisieren |
| 4 | Felder mappen |
| 5 | Test mit echten Daten |
Mapping definieren
Was zuordnen:
- Kunde – CRM-Account = Zeiterfassung-Kunde
- Kontakt – Optional: Ansprechpartner
- Projekt/Deal – CRM-Opportunity = Projekt
- Aktivität – CRM-Activity = Zeitbuchungsart
- Kostenstelle – Optional: Kundengruppe
Auswertungen
Was analysieren
Nützliche Reports:
| Report | Nutzen |
|---|---|
| Zeit pro Kunde | Wer braucht viel Betreuung |
| Zeit vs. Umsatz | Rentabilität |
| Zeit nach Phase | Wo entsteht Aufwand |
| Trend | Entwicklung über Zeit |
Kundenrentabilität
Beispielrechnung:
- Kunde A – Jahresumsatz: 50.000€
- Betreuungszeit: 200h
- Interner Stundensatz: 100€
- Betreuungskosten: 20.000€
- Deckungsbeitrag: 30.000€
- Kunde B – Jahresumsatz: 30.000€
- Betreuungszeit: 50h
- Betreuungskosten: 5.000€
- Deckungsbeitrag: 25.000€
- Erkenntnis – Kunde B rentabler trotz weniger Umsatz
Technische Umsetzung
Integration per API
Wie es technisch funktioniert:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Direkte API | Beide Systeme verbinden |
| Middleware | Zapier, Make, etc. |
| Native Integration | Vom Anbieter bereitgestellt |
| Custom | Eigene Entwicklung |
Beispiel Zapier
So könnte es aussehen:
- Trigger: Zeitbuchung erstellt – In Zeiterfassung
- Aktion: Aktivität erstellen – Im CRM
- Daten übertragen – Kunde (ID)
- Dauer
- Beschreibung
- Datum
- Umgekehrt – CRM-Kontakt → Zeiterfassungs-Kunde
Datenschutz
Was beachten
DSGVO-Anforderungen:
| Thema | Maßnahme |
|---|---|
| Kundendaten | Nur notwendige übertragen |
| Mitarbeiterdaten | Nur aggregiert ins CRM |
| Auftragsverarbeitung | AV-Vertrag nötig |
| Löschung | In beiden Systemen |
Häufige Fragen
HubSpot und Pipedrive haben gute Marketplace-Integrationen. Salesforce ist mächtig, aber komplexer. Für schnelle Verbindung ohne Programmierung eignen sich Middleware-Tools wie Zapier, die viele CRMs und Zeiterfassungen verbinden können.
Nicht unbedingt. Oft genügt es, Kunden aus dem CRM in die Zeiterfassung zu übernehmen und dort die Zeit zu buchen. Zurück ins CRM kann manuell oder per Report erfolgen. Bidirektional ist aufwändiger einzurichten.
Das hängt vom Nutzen ab. Für Rentabilitätsanalysen genügt oft eine Kategorie pro Aktivitätstyp (Meeting, Mail, Support). Für Abrechnung oder SLA-Kontrolle brauchen Sie mehr Detail (Ticket-Nummer, Kontakt).
Ja, das sollten Sie sogar. Interne Projekte, Admin, Vertrieb allgemein – nur so sehen Sie das Gesamtbild. In der Auswertung filtern Sie dann nach Kunden vs. Intern.
Machen Sie die Kundenzuordnung zur Pflicht oder nutzen Sie sinnvolle Defaults. Regelmäßige Kontrolle der unzugeordneten Zeiten hilft. Automatisierung (CRM-Termin = automatische Zeitbuchung) reduziert manuelle Eingaben.
Fazit
Die Integration von Zeiterfassung und CRM macht Kundenbeziehungen transparent: Wie viel Zeit investieren Sie pro Kunde, und lohnt sich das? Besonders für Vertrieb und Service wertvoll. Die technische Umsetzung ist über APIs oder Middleware wie Zapier meist machbar. Wichtig ist die Frage, welche Daten in welche Richtung fließen sollen und wie detailliert erfasst werden muss. Die Ergebnisse helfen bei Preisgestaltung, Ressourcenplanung und der Identifikation unrentabler Kunden.
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