Zeiterfassung Excel: Kostenlose Vorlage zum Download
Excel ist für viele der erste Schritt zur Zeiterfassung. Eine gute Vorlage macht den Einstieg einfach – und erfüllt die Dokumentationspflicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Excel-Vorlage als schneller Einstieg
- Grundfunktionen für kleine Teams
- Grenzen bei wachsenden Anforderungen
- Kostenlose Lösung mit Einschränkungen
- Für den Start oft ausreichend
Wann Excel sinnvoll ist
Geeignet für
Excel passt bei:
| Situation | Eignung |
|---|---|
| Einzelunternehmer | Gut |
| Kleine Teams (1-5) | Akzeptabel |
| Einfache Anforderungen | Gut |
| Budget-Einschränkung | Verständlich |
| Übergang/Test | Sinnvoll |
Weniger geeignet für
Besser Software:
- Viele Mitarbeiter – Zu aufwändig
- Mehrere Standorte – Synchronisation fehlt
- Projektabrechnung – Zu komplex
- Automatisierung – Keine Anbindung
- Revisionssicherheit – Manipulierbar
Von Excel zu Software
MyTimeTracker bietet den Komfort von Software mit der Einfachheit von Excel.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Aufbau der Vorlage
Grundstruktur
Was die Vorlage enthält:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Name, Monat, Abteilung |
| Tageserfassung | Datum, Beginn, Ende, Pause |
| Berechnung | Arbeitszeit, Überstunden |
| Monatsübersicht | Summen, Saldo |
Spaltenaufbau
Typische Struktur:
- A: Datum
- B: Wochentag
- C: Arbeitsbeginn
- D: Arbeitsende
- E: Pause (Minuten)
- F: Arbeitszeit (berechnet)
- G: Soll-Arbeitszeit
- H: Differenz
- I: Bemerkung
Formeln
Automatische Berechnung:
| Zelle | Formel | Ergebnis |
|---|---|---|
| Arbeitszeit | =Ende-Beginn-Pause | Nettozeit |
| Differenz | =Arbeitszeit-Soll | Plus/Minus |
| Summe | =SUMME(F:F) | Monatsgesamt |
Nutzung der Vorlage
Tägliche Eingabe
So geht's:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Datum prüfen |
| 2 | Arbeitsbeginn eintragen |
| 3 | Arbeitsende eintragen |
| 4 | Pausenzeit eintragen |
| 5 | Bemerkung bei Bedarf |
Monatswechsel
Neue Datei anlegen:
- Datei kopieren – "Zeiterfassung_2026_02.xlsx"
- Datum anpassen – Monatsblatt aktualisieren
- Übertrag – Saldo aus Vormonat
- Archivierung – Alten Monat ablegen
Fehler korrigieren
Bei Korrekturen:
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Tippfehler | Direkt korrigieren |
| Nachträglich | Mit Datum versehen |
| Größere Änderung | Kommentar hinzufügen |
Weniger Fehler, mehr Automatik
MyTimeTracker berechnet alles automatisch – keine Formelfehler mehr.
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- Keine Einrichtung nötig
Anpassungen vornehmen
Arbeitszeitmodell
Individuell anpassen:
| Modell | Anpassung |
|---|---|
| Vollzeit 40h | Soll 8h/Tag |
| Teilzeit 20h | Soll 4h/Tag |
| Gleitzeit | Kernzeit markieren |
| Schicht | Schichtzuordnung |
Feiertage
Besondere Tage:
- Feste Feiertage – In Vorlage markieren
- Variable Feiertage – Jährlich anpassen
- Urlaubstage – "U" in Bemerkung
- Krankheit – "K" in Bemerkung
Überstundenregelung
Je nach Vereinbarung:
| Regelung | Umsetzung |
|---|---|
| Kappung | Obergrenze in Formel |
| Verfallsdatum | Spalte hinzufügen |
| Auszahlung | Separate Zeile |
Grenzen von Excel
Nachteile
Was Excel nicht kann:
| Nachteil | Auswirkung |
|---|---|
| Keine Echtzeit | Nur bei Eingabe aktuell |
| Manipulierbar | Nicht revisionssicher |
| Keine Mobile-App | Nur am PC |
| Keine Automatik | Alles manuell |
| Fehleranfällig | Formeln kaputt |
Risiken
Was schiefgehen kann:
- Formelfehler – Falsches Ergebnis
- Datenverlust – Nicht gespeichert
- Versionen – Welche ist aktuell?
- Zugriffsrechte – Jeder kann ändern
- Skalierung – Wird schnell unübersichtlich
Wann wechseln
Zeit für Software:
| Signal | Bedeutung |
|---|---|
| Team wächst | Mehr als 5 Personen |
| Fehler häufen sich | Formeln kaputt |
| Zeitaufwand steigt | Zu viel manuelle Arbeit |
| Anforderungen steigen | Projektzeiten, Abrechnung |
Alternative: Software
Vorteile von Software
Was besser ist:
| Aspekt | Excel | Software |
|---|---|---|
| Eingabe | Manuell | Auch mobil, Timer |
| Berechnung | Formeln | Automatisch |
| Auswertung | Mühsam | Ein Klick |
| Sicherheit | Keine | Revisionssicher |
| Schnittstellen | Keine | Lohnabrechnung etc. |
Umstieg
Wechsel planen:
- Daten exportieren – CSV aus Excel
- Import – In neue Software
- Parallelbetrieb – 1 Monat beide
- Schulung – Team einweisen
- Abschluss – Excel archivieren
Häufige Fragen
Für die reine Dokumentationspflicht ja, wenn sie vollständig geführt wird. Aber: Excel ist nicht revisionssicher – Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Bei Prüfungen oder Streitigkeiten kann das problematisch werden.
Vollständig nicht möglich. Hilfsweise: Blattschutz einrichten, regelmäßige Backups, PDF-Export als Nachweis. Für echte Revisionssicherheit brauchen Sie eine professionelle Software mit Audit-Trail.
Meist ja. Die meisten Zeiterfassungsprogramme bieten CSV-Import. Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob das Format passt. Saubere Excel-Daten erleichtern den Umstieg.
Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (ArbZG). Lohnrelevante Unterlagen: 10 Jahre (steuerlich). Speichern Sie die Dateien sicher und machen Sie Backups.
Google Sheets funktioniert ähnlich wie Excel, ist aber cloud-basiert. Manche Zeiterfassungssoftwares bieten kostenlose Basisversionen für kleine Teams. Prüfen Sie, was zu Ihren Anforderungen passt.
Fazit
Excel ist ein pragmatischer Einstieg in die Zeiterfassung – kostenlos, sofort verfügbar, für einfache Anforderungen ausreichend. Die Grenzen zeigen sich bei wachsenden Teams und komplexeren Anforderungen. Nutzen Sie Excel als Brücke, aber planen Sie den Umstieg auf professionelle Software ein, wenn Ihr Unternehmen wächst.
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