Arbeitszeitnachweis Vorlage: Kostenlos zum Download

Der Arbeitszeitnachweis dokumentiert die geleisteten Arbeitsstunden. Ob für Minijobber, Baustellen oder zur allgemeinen Dokumentation – eine gute Vorlage spart Zeit und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.

Das Wichtigste in Kürze

Der Arbeitszeitnachweis dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
In bestimmten Branchen ist er gesetzlich vorgeschrieben (MiLoG)
Die Vorlage sollte alle Pflichtangaben enthalten
Excel-Vorlagen ermöglichen automatische Berechnungen
Digitale Lösungen sind effizienter als Papier

Was ist ein Arbeitszeitnachweis?

Definition

Ein Arbeitszeitnachweis ist ein Dokument, das die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters erfasst. Er dient als:

Nachweis gegenüber Behörden
Grundlage für die Lohnabrechnung
Dokumentation für den Mitarbeiter

Pflichtangaben

Mindestinhalte nach MiLoG:

Name des Arbeitnehmers
Datum
Beginn der Arbeitszeit
Ende der Arbeitszeit
Dauer der Arbeitszeit

Empfohlene Zusatzangaben:

Pausenzeiten
Überstunden
Unterschrift des Mitarbeiters
Unterschrift des Vorgesetzten

Gesetzliche Anforderungen

Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG)

Betroffene Branchen:

Baugewerbe
Gaststättengewerbe
Fleischwirtschaft
Gebäudereinigung
Personenbeförderung
Spedition und Logistik
Forstwirtschaft
Zeitarbeit

Für alle Minijobber gilt die Pflicht unabhängig von der Branche.

Fristen

Pflicht	Frist
Aufzeichnung	Spätestens 7 Tage nach Arbeitsleistung
Aufbewahrung	2 Jahre

Sanktionen

Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €.

Rechtlicher Hinweis

Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen zur Arbeitszeitdokumentation verpflichtet ist. Im Zweifelsfall ist Dokumentation immer empfehlenswert – sie schützt beide Seiten.

Vorlage: Aufbau und Inhalt

Kopfbereich

Enthält:

Name des Arbeitnehmers
Personalnummer (optional)
Abteilung (optional)
Monat/Jahr

Tageserfassung

Pro Zeile:

Datum	Wochentag	Beginn	Ende	Pause	Arbeitszeit
01.03.	Mo	08:00	17:00	1:00	8:00
02.03.	Di	08:30	16:30	0:30	7:30

Summenbereich

Monatssummen:

Gesamt-Arbeitsstunden
Soll-Stunden
Mehr-/Minderstunden
Übertrag aus Vormonat
Neuer Stand

Unterschriftenbereich

Zeilen für:

Unterschrift Arbeitnehmer
Datum
Unterschrift Vorgesetzter (optional)
Datum

Excel-Vorlage erstellen

Grundstruktur

Spalten:

A: Datum
B: Wochentag (automatisch)
C: Arbeitsbeginn
D: Arbeitsende
E: Pausendauer
F: Arbeitszeit (Formel)
G: Bemerkung

Wichtige Formeln

Wochentag automatisch:

=TEXT(A2;"TTTT")

Arbeitszeit berechnen:

=D2-C2-E2

Monatssumme:

=SUMME(F2:F32)

Formatierung

Empfehlungen:

Uhrzeiten als benutzerdefiniertes Format (hh:mm)
Wochenenden farblich markieren
Feiertage kennzeichnen
Druckbereich festlegen

Tipp

Schützen Sie Formeln-Zellen vor versehentlicher Änderung. So bleiben die Berechnungen korrekt, auch wenn Mitarbeiter die Vorlage ausfüllen.

PDF-Vorlage

Wann sinnvoll?

Papierbetrieb ohne Computer
Aushändigung an Mitarbeiter
Archivierung in Papierform

Nachteile

Keine automatischen Berechnungen
Manuelles Addieren nötig
Fehleranfällig
Aufwändige Archivierung

Digitale Alternativen

Vorteile digitaler Erfassung

Aspekt	Papier/Excel	Digitale Lösung
Berechnung	Manuell/Formel	Automatisch
Fehlerquote	Hoch	Niedrig
Auswertung	Aufwändig	Per Klick
Archivierung	Papier/Ordner	Cloud
Zugriff	Vor Ort	Von überall

Funktionen moderner Software

Automatische Stundenberechnung
Soll/Ist-Vergleich
Überstundenwarnungen
Export für Lohnabrechnung
Rechtssichere Archivierung

Tipps für die Praxis

Für Arbeitgeber

Klare Regeln aufstellen
- Wann muss erfasst werden?
- Wie genau (Viertelstunde, Minute)?
- Wer kontrolliert?
Kontrolle einrichten
- Stichproben
- Plausibilitätsprüfung
- Abgleich mit anderen Daten
Archivierung organisieren
- 2 Jahre aufbewahren
- Zugriffsschutz
- Backup-Strategie

Für Arbeitnehmer

Täglich erfassen
- Nicht erst am Monatsende
- Genauigkeit sicherstellen
Abweichungen dokumentieren
- Überstunden notieren
- Bemerkungsfeld nutzen
Kopie behalten
- Für eigene Unterlagen
- Nachweis bei Streitigkeiten

Sonderfälle

Minijobber

Besonderheiten:

Dokumentationspflicht gilt immer
Stundenanzahl für 520-€-Grenze relevant
Vorlage sollte Monatssumme deutlich zeigen

Baustelle

Zusätzliche Angaben:

Baustellen-Name/Adresse
Beginn und Ende je Baustelle
Anfahrtszeit separat

Außendienst

Zusätzliche Angaben:

Kundenbesuche
Fahrzeiten
Kilometerstand (optional)

Homeoffice

Besonderheiten:

Gleiche Dokumentationspflicht
Arbeitsort nicht relevant
Pausen weiterhin erfassen

Hinweis

Auch im Homeoffice gilt die Zeiterfassungspflicht. Die Vorlage kann unverändert genutzt werden – nur der Arbeitsort ist ein anderer.

Rechtssichere Dokumentation

Anforderungen

Vollständigkeit:

Alle Arbeitstage erfasst
Beginn, Ende, Pause dokumentiert
Keine Lücken

Manipulationssicherheit:

Änderungen nachvollziehbar
Keine Radierungen bei Papier
Excel: Änderungsprotokoll

Aufbewahrung:

Mindestens 2 Jahre
Lesbar und zugänglich
Vor Verlust geschützt

Bei Kontrollen

Vorlage bereithalten:

Sortiert nach Mitarbeiter
Chronologisch geordnet
Schnell auffindbar

Digitale Nachweise:

Sind grundsätzlich zulässig
Müssen ausdruckbar sein
Integrität nachweisbar

Häufige Fragen zum Arbeitszeitnachweis

Gesetzlich ist eine Unterschrift nicht vorgeschrieben. Sie ist aber empfehlenswert, da sie belegt, dass der Mitarbeiter die Angaben bestätigt. Bei Streitigkeiten über geleistete Stunden ist ein unterschriebener Nachweis wertvoller.

Ja, Excel-Tabellen sind als Nachweis zulässig. Achten Sie auf Manipulationssicherheit (Änderungsprotokoll aktivieren, regelmäßige PDF-Exporte) und vollständige Angaben. Bei Betriebsprüfungen wird eine Excel-Datei genauso akzeptiert wie ein Papierformular.

Das Gesetz schreibt keine Genauigkeit vor. Üblich sind Viertelstunden-Schritte (8:00, 8:15, 8:30). Minutengenaue Erfassung ist bei bestimmten Abrechnungsmodellen erforderlich. Wichtig ist die Konsistenz – einmal gewählte Genauigkeit beibehalten.

Bei Kontrollen durch den Zoll drohen Bußgelder bis zu 30.000 €. Bei fehlenden Nachweisen wird zudem vermutet, dass Mindestlohn-Verstöße vorliegen. Im Streitfall mit Mitarbeitern über Überstunden fehlt Ihnen das Beweismittel.

Fazit

Ein ordentlicher Arbeitszeitnachweis schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Nutzen Sie eine Vorlage mit allen Pflichtangaben und etablieren Sie einen klaren Prozess. Noch effizienter ist der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung – automatische Berechnung, rechtssichere Archivierung und weniger Aufwand.

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