Dienstplan Vorlage Word: Kostenlos herunterladen
Word für den Dienstplan? Geht – für kleine Teams und einfache Anforderungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Word-Vorlage für einfache Dienstpläne
- Geeignet für kleine Teams (bis 10 MA)
- Einfach zu bearbeiten und ausdrucken
- Keine automatische Berechnung
- Bei mehr Komplexität: Excel oder Software
Wann Word ausreicht
Geeignete Situationen
Wo Word funktioniert:
| Situation | Beispiel |
|---|---|
| Kleines Team | 2-10 Mitarbeiter |
| Einfache Schichten | Früh, Spät, oder feste Zeiten |
| Wenig Änderungen | Stabiler Plan |
| Zum Ausdrucken | Aushang, Handout |
| Schnelle Lösung | Sofort nutzbar |
Grenzen von Word
Wann besser andere Lösung:
- Keine Berechnung – Stunden manuell addieren
- Kein Abgleich – Überlappungen nicht erkannt
- Änderungen – Manuell überall anpassen
- Keine Verknüpfung – Zu Zeiterfassung, Lohn
- Skalierung – Ab 10 MA unhandlich
Professionelle Dienstplanung
MyTimeTracker macht Dienstplanung einfach – für Teams jeder Größe.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Aufbau einer Word-Vorlage
Grundstruktur
Was enthalten sein sollte:
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Kopfzeile | Woche/Monat, Abteilung |
| Tabelle | Mitarbeiter × Tage |
| Legende | Schichtabkürzungen |
| Fußzeile | Erstellt am, Version |
Tabellenaufbau
Typisches Layout:
- Spalte 1: Mitarbeitername
- Spalten 2-8: Mo-So – Pro Tag: Schichtkürzel
- Oder: Uhrzeiten
- Letzte Spalte: Wochenstunden
- Zeilen – Pro Mitarbeiter eine Zeile
- Summenzeile unten
Schichtkürzel
Übersichtliche Abkürzungen:
| Kürzel | Bedeutung |
|---|---|
| F | Frühschicht |
| S | Spätschicht |
| N | Nachtschicht |
| U | Urlaub |
| K | Krank |
| frei | Frei |
| – | Nicht eingeteilt |
Vorlage erstellen
Schritt für Schritt
So bauen Sie die Vorlage:
- 1. Neues Dokument – Querformat empfohlen
- 2. Kopfzeile – Titel, Woche, Abteilung
- 3. Tabelle einfügen – Zeilen = MA + 1, Spalten = 9
- 4. Überschriften – Name, Mo-So, Summe
- 5. Formatieren – Rahmen, Schrift, Ausrichtung
- 6. Legende – Kürzel erklären
- 7. Als Vorlage speichern – .dotx Format
Formatierung
Tipps für gute Lesbarkeit:
| Element | Empfehlung |
|---|---|
| Schriftgröße | 10-12pt |
| Zellenbreite | Gleichmäßig |
| Rahmen | Alle Zellen |
| Kopfzeile | Fett, evtl. farbig |
| Wochenende | Farbig hinterlegen |
Speichern
Als Vorlage für Wiederverwendung:
| Option | Vorteil |
|---|---|
| .dotx (Vorlage) | Original bleibt unverändert |
| .docx (Dokument) | Für einmalige Nutzung |
| PDF (Export) | Zum Verteilen |
Vorlage nutzen
Wöchentlich ausfüllen
Workflow:
- Vorlage öffnen – Neues Dokument aus Vorlage
- Datum anpassen – Aktuelle Woche eintragen
- Schichten eintragen – Kürzel in Zellen
- Prüfen – Vollständig? Konfliktfrei?
- Verteilen – Ausdrucken, digital senden
- Archivieren – Speichern mit Datum
Änderungen
Wenn sich etwas ändert:
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Schichttausch | Beide Zellen ändern |
| Ausfall | Kürzel ersetzen (K, U) |
| Neue Version | Datum/Version aktualisieren |
| Kommunikation | Geänderten Plan verteilen |
Änderungen automatisch
MyTimeTracker informiert alle bei Planänderungen automatisch.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Von Word zu Software
Warum wechseln
Vorteile einer Software:
- Automatische Berechnung – Stunden, Überlappung
- Wunschberücksichtigung – Digital erfassen
- Konflikterkennung – Überlappungen, Ruhezeiten
- Kommunikation – Automatische Benachrichtigung
- Auswertung – Reports, Statistiken
- Integration – Mit Zeiterfassung, Lohn
Wann wechseln
Indikatoren für Wechsel:
| Zeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Zu viel Aufwand | Planung dauert zu lange |
| Fehler häufen sich | Konflikte, Übersehen |
| Mitarbeiter fragen | Wollen digitalen Zugriff |
| Wachstum | Mehr MA, mehr Komplexität |
| Compliance | Nachweispflichten |
Häufige Fragen
Für kleine Teams (2-10 Mitarbeiter) mit einfachen Schichtmodellen ja. Word ist schnell erstellt und zum Ausdrucken praktisch. Bei mehr Mitarbeitern, komplexen Schichten oder häufigen Änderungen stoßen Sie an Grenzen. Dann ist Excel oder eine Software besser.
Excel ist für Dienstpläne besser geeignet: automatische Summenberechnung, bedingte Formatierung (z.B. Überstunden markieren), Filterung. Word ist eher für den schnellen Ausdruck oder als einfache Übersicht geeignet. Bei mehr als 5 Mitarbeitern empfiehlt sich Excel oder Software.
Ja, über Datei > Exportieren > PDF erstellen. Das ist praktisch zum Verteilen per E-Mail oder WhatsApp. Vorteil: Empfänger kann nichts versehentlich ändern. Nachteil: Bei Änderungen müssen Sie eine neue PDF erstellen und erneut versenden.
Änderung im Dokument vornehmen, Version/Datum aktualisieren, neu verteilen. Wichtig: Alle informieren, die den alten Plan haben. Bei häufigen Änderungen ist das mühsam – dann lohnt sich Software mit automatischer Benachrichtigung.
Empfehlenswert ja. Dienstpläne dokumentieren die geplante Arbeitszeit und können bei Streitigkeiten relevant sein. Aufbewahrungsfrist: analog zu Arbeitszeitnachweisen 2 Jahre, bei Lohnrelevanz 10 Jahre. Digital archivieren ist platzsparend.
Fazit
Word-Dienstpläne funktionieren für kleine Teams mit einfachen Anforderungen. Die Vorlage ist schnell erstellt, einfach zu bearbeiten und praktisch zum Ausdrucken. Bei mehr Komplexität – größeres Team, häufige Änderungen, Auswertungsbedarf – stoßen Sie an Grenzen. Dann ist der Wechsel zu Excel oder einer Planungssoftware sinnvoll.
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