Dienstplan Vorlage Excel: Kostenlos herunterladen

Dienstplan Vorlage Excel: Kostenlos herunterladen

Ein guter Dienstplan sorgt für Klarheit im Team. Mit einer Excel-Vorlage erstellen Sie Schichtpläne selbst – flexibel, kostenlos und sofort einsetzbar.

Das Wichtigste in Kürze

• Excel-Dienstpläne eignen sich für kleine Teams und einfache Schichtmodelle
• Die Vorlage enthält Wochen- oder Monatsübersicht mit allen Mitarbeitern
• Schichtcodes (F, S, N, frei) machen den Plan übersichtlich
• Automatische Formeln berechnen Stunden pro Mitarbeiter und Schicht
• Bei wachsenden Teams lohnt sich der Umstieg auf Software

Aufbau der Dienstplan-Vorlage

Grundstruktur

Zeilen: Mitarbeiter Spalten: Tage (Woche oder Monat) Zellen: Schichtzuordnung

Schichtcodes

Verwenden Sie einheitliche Kürzel:

Zusätzliche Tabellenblätter

Blatt 1: Wochenplan Die aktuelle Woche mit allen Mitarbeitern und Schichten.

Blatt 2: Monatsübersicht Der gesamte Monat auf einen Blick.

Blatt 3: Stammdaten

• Mitarbeiterliste mit Sollstunden
• Schichtdefinitionen mit Zeiten
• Feiertage

Blatt 4: Auswertung

• Stunden pro Mitarbeiter
• Schichtverteilung
• Abweichungen von Sollstunden

So erstellen Sie den Dienstplan

Schritt 1: Vorlage vorbereiten

Mitarbeiter eintragen:

1. Alle Namen in Spalte A
2. Sollstunden pro Woche ergänzen
3. Qualifikationen notieren (bei Bedarf)

Zeitraum festlegen:

1. Woche oder Monat in Zeile 1
2. Tage mit Datum
3. Wochenenden markieren

Schritt 2: Schichten zuteilen

Grundregeln beachten:

• Ruhezeit 11 Stunden zwischen Schichten
• Keine mehr als 6 aufeinanderfolgende Arbeitstage
• Mindestbesetzung pro Schicht einhalten

Vorgehen:

1. Kritische Schichten zuerst besetzen
2. Wünsche berücksichtigen
3. Fairness bei Wochenenden
4. Qualifikationen beachten

Schritt 3: Prüfen und verteilen

Checkliste vor Veröffentlichung: ☐ Alle Schichten besetzt? ☐ Ruhezeiten eingehalten? ☐ Stunden pro Mitarbeiter korrekt? ☐ Urlauber und Kranke berücksichtigt?

Verteilung:

• Per E-Mail als PDF
• Aushang im Betrieb
• Cloud-Freigabe (OneDrive, Google Drive)

Nützliche Excel-Formeln

Stunden pro Mitarbeiter berechnen

Formel mit SVERWEIS:

=SUMMEWENN(B2:H2;"F";$B$20:$H$20)+SUMMEWENN(B2:H2;"S";$B$21:$H$21)

Einfachere Variante mit Stundenwerten: Legen Sie in einer Hilfstabelle die Stunden pro Schichtcode fest und nutzen Sie SUMMEWENN.

Besetzung pro Schicht zählen

Formel:

=ZÄHLENWENN(B2:B10;"F")

Zählt, wie viele Mitarbeiter am Tag (Spalte B) Frühschicht haben.

Bedingte Formatierung

Wochenenden hervorheben:

1. Spalten für Sa/So markieren
2. Start → Bedingte Formatierung → Neue Regel
3. Zellen mit bestimmten Werten formatieren
4. Hintergrundfarbe wählen

Unterbesetzung warnen:

1. Zeile für Besetzungszählung
2. Bedingte Formatierung: Wenn Wert < Mindestbesetzung
3. Rote Markierung

Automatische Wochentage

Formel für Wochentag aus Datum:

=TEXT(B1;"TTT")

Zeigt "Mo", "Di", etc. an.

Varianten für verschiedene Bedürfnisse

Wochenplan (7 Tage)

Geeignet für:

• Kleine Teams
• Wöchentlich wechselnde Schichten
• Einfache Übersicht

Aufbau: Eine Seite pro Woche, gut zum Ausdrucken.

Monatsplan (4-5 Wochen)

Geeignet für:

• Mittelgroße Teams
• Langfristige Planung
• Monatliche Abrechnung

Aufbau: Kompakte Darstellung des gesamten Monats.

Rollierende Schichtpläne

Geeignet für:

• Kontinuierlicher Schichtbetrieb
• Feste Schichtzyklen
• Große Teams

Aufbau: Zyklen definieren (z.B. 4 Wochen), dann wiederholen.

Branchenspezifische Varianten

Gastronomie:

• Geteilte Schichten (Mittag + Abend)
• Variable Längen
• Stoßzeiten markiert

Pflege:

• 24/7-Besetzung
• Qualifikationsstufen
• Tourenplanung

Einzelhandel:

• Öffnungszeiten-basiert
• Kassenpräsenz
• Saisonale Anpassung

Grenzen von Excel-Dienstplänen

Wann Excel an Grenzen stößt

Zu viele Mitarbeiter: Ab 15-20 Mitarbeitern wird die Übersicht schwierig.

Komplexe Regeln: Wenn viele Einschränkungen gelten, sind Fehler wahrscheinlich.

Mehrere Planer: Gleichzeitiges Bearbeiten führt zu Konflikten.

Mobile Nutzung: Excel auf dem Smartphone ist umständlich.

Zeichen für den Softwarewechsel

Sie sollten über Software nachdenken, wenn:

• Planung regelmäßig Stunden dauert
• Fehler sich häufen
• Mitarbeiter den Plan nicht rechtzeitig sehen
• Wünsche schwer zu koordinieren sind
• Auswertungen aufwendig sind

Tipps für bessere Dienstpläne

Vor der Planung

Informationen sammeln:

• Urlaubsanträge prüfen
• Krankmeldungen aktuell?
• Besondere Termine im Betrieb?
• Mitarbeiterwünsche?

Mindestbesetzung klären:

• Wie viele pro Schicht minimal?
• Welche Qualifikationen nötig?
• Gibt es kritische Zeiten?

Während der Planung

Fairness beachten:

• Wochenenden gerecht verteilen
• Nachtschichten rotieren
• Wünsche berücksichtigen
• Aufeinanderfolgende freie Tage ermöglichen

Puffer einplanen:

• Nicht 100% auslasten
• Springer vorsehen
• Vertretungsregeln klar

Nach der Veröffentlichung

Kommunikation:

• Rechtzeitig veröffentlichen (mind. 2 Wochen vorher)
• Änderungen schnell mitteilen
• Feedback einholen

Dokumentation:

• Alle Versionen aufbewahren
• Änderungen dokumentieren
• Für Prüfungen bereithalten

Häufige Fragen zur Dienstplan-Vorlage

Fazit

Eine Excel-Vorlage ist ein guter Einstieg in die Dienstplanung: kostenlos, flexibel und sofort nutzbar. Für kleine Teams und einfache Schichtmodelle reicht sie völlig aus. Bei wachsenden Anforderungen lohnt sich der Umstieg auf eine Softwarelösung, die Zeit spart und Fehler reduziert.