Interne vs. externe Projektzeit: Richtig zuordnen
Nicht jede Arbeitsstunde bringt Umsatz – aber alle kosten Geld.
Das Wichtigste in Kürze
- Extern = abrechenbar an Kunden
- Intern = nicht abrechenbar, aber nötig
- Klare Kategorisierung wichtig
- Beide Arten erfassen
- Verhältnis optimieren
Definition
Externe Projektzeit
Was dazugehört:
| Beispiel | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenauftrag | Direkte Auftragsarbeit |
| Konzepte | Für Kunden erstellt |
| Produktion | Erstellte Leistung |
| Meetings | Kundenmeetings |
| Korrekturen | Im Rahmen des Auftrags |
Interne Projektzeit
Was dazugehört:
- Akquise/Pitch – Neukundengewinnung
- Weiterbildung – Schulungen, Lernen
- Administration – E-Mails, Orga
- Interne Meetings – Teamrunden, Abstimmung
- Interne Projekte – Eigene Website, Tools
- Leerlauf – Zwischen Projekten
Zeit richtig kategorisieren
MyTimeTracker trennt interne und externe Zeit automatisch aus.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Warum die Unterscheidung wichtig ist
Rentabilität messen
Nur so sichtbar:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Externe Quote | Extern / Gesamt × 100% |
| Interner Aufwand | Gesamt - Extern |
| Kosten intern | Intern × interner Satz |
| Deckungsbeitrag | Extern - Intern - Fixkosten |
Ohne Unterscheidung
Was schief geht:
- Kalkulation falsch – Interne Zeit nicht eingerechnet
- Preise zu niedrig – Nicht alle Kosten berücksichtigt
- Steuerung unmöglich – Was kostet intern wirklich?
- Scheinrentabilität – Projekt sieht profitabel aus
- Überraschungen – Gewinn ist weg
Praktische Umsetzung
Kategorien definieren
Was festlegen:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Extern: Kunde | Projektarbeit für Kunden |
| Extern: Support | Wartung, Pflege (abrechenbar) |
| Intern: Akquise | Pitches, Angebote |
| Intern: Admin | Verwaltung, E-Mails |
| Intern: Entwicklung | Eigene Projekte |
| Intern: Weiterbildung | Schulung, Lernen |
Grenzfälle
Nicht immer eindeutig:
- Angebot schreiben – Meist intern (vor Auftrag)
- Kunde reklamiert – Kommt drauf an (Vertrag?)
- Allgemeine Recherche – Intern (kein konkreter Auftrag)
- Projektbezogene Recherche – Extern (Teil des Auftrags)
- Interne Abstimmung zu Projekt – Oft extern (gehört zum Auftrag)
Im System abbilden
Wie einrichten:
| Feld | Ausprägung |
|---|---|
| Projekttyp | Extern / Intern |
| Kunde | Kundename oder „Intern" |
| Abrechenbar | Ja / Nein |
| Kostenstelle | Wenn gewünscht |
Klare Zuordnung
MyTimeTracker macht die Unterscheidung einfach und übersichtlich.
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- Keine Einrichtung nötig
Analyse und Optimierung
Quote messen
Was anstreben:
| Branche | Externe Quote |
|---|---|
| Agentur | 60-75% |
| Beratung | 70-85% |
| IT-Dienstleister | 65-80% |
| Handwerk | 75-85% |
Analyse
Was auswerten:
- Pro Mitarbeiter – Wer hat welche Quote?
- Pro Team – Unterschiede?
- Pro Zeitraum – Trends?
- Pro Kategorie – Was kostet intern?
- Benchmark – Vergleich mit Ziel
Optimierung
Wie verbessern:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Akquise effizienter | Weniger Pitches pro Auftrag |
| Admin reduzieren | Prozesse optimieren |
| Meetings kürzen | Weniger interne Abstimmung |
| Leerlauf nutzen | Interne Projekte vorziehen |
| Preise anpassen | Interne Zeit einkalkulieren |
Grenzziehung
Regeln festlegen
Eindeutigkeit schaffen:
| Situation | Regel |
|---|---|
| Angebot | Intern bis Auftrag |
| Briefing | Extern ab Kick-off |
| Korrektur | Extern wenn vertraglich |
| Nacharbeit | Extern wenn Mangel |
| Eigeninitiative | Intern |
Dokumentieren
Für alle transparent:
- Definition – Was ist intern/extern?
- Beispiele – Konkrete Fälle
- Grenzfälle – Entscheidungsbaum
- Verantwortung – Wer entscheidet?
- Anpassung – Wann überprüfen?
Häufige Fragen
Ja, Akquise ist intern – bis ein Auftrag erteilt wird. Dann beginnt externe Zeit. Akquise ist Investition: Sie wissen vorher nicht, ob sie erfolgreich ist. Deshalb: Akquisezeit erfassen, um zu wissen, was Neukundengewinnung kostet. Das gehört in die Kalkulation.
Ja, Arbeit für Pauschalprojekte ist extern (=Kundenauftrag). Aber intern sollten Sie trotzdem tracken: Wie viele Stunden werden für die Pauschale investiert? Nur so wissen Sie, ob die Pauschale kostendeckend ist. Extern bedeutet: für Kunden. Nicht: wird nach Stunden abgerechnet.
Für die gesetzliche Zeiterfassungspflicht: Die Arbeitszeit muss dokumentiert werden, egal für was. Für Ihre Kalkulation: Unbedingt! Wenn Sie nicht wissen, wie viel Zeit intern fließt, können Sie nicht richtig kalkulieren. Die ‚unsichtbaren' Stunden kosten trotzdem Geld.
Je nach Branche 60-85%. Unter 50% ist problematisch – zu viel Zeit fließt in nicht-bezahlte Arbeit. Über 85% kann bedeuten, dass wichtige Dinge vernachlässigt werden (Akquise, Weiterbildung). Messen Sie Ihre Quote und setzen Sie realistische Ziele.
Erst verstehen: Warum? Rolle (z.B. HR hat naturgemäß viel intern), Projektphase (zwischen Projekten), Ineffizienz? Dann: Wenn strukturell, in Kalkulation einpreisen. Wenn temporär, Aufgaben umverteilen. Wenn Ineffizienz, Gespräch führen. Kein Automatismus: ‚Viel intern = schlecht'.
Fazit
Die Unterscheidung zwischen interner und externer Projektzeit ist fundamental für Ihre Rentabilität. Nur wenn Sie wissen, wie viel Zeit in nicht-abrechenbare Arbeit fließt, können Sie richtig kalkulieren. Klare Regeln, konsequente Erfassung und regelmäßige Analyse sind der Schlüssel. Die externe Quote ist eine wichtige Kennzahl – aber nicht die einzige. Auch interne Zeit ist wertvoll, wenn sie Ihrem Unternehmen dient.
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