Projektzeit an Kunden abrechnen: Methoden und Tipps

Geleistete Stunden fair berechnen – so gelingt die Kundenabrechnung.

Das Wichtigste in Kürze

Verschiedene Abrechnungsmodelle je nach Projekt
Transparente Zeitnachweise stärken Kundenvertrauen
Stundensätze müssen alle Kosten decken
Klare Vereinbarungen im Voraus
Dokumentation ist Basis für Rechnung

Abrechnungsmodelle

Optionen

Was es gibt:

Modell	Beschreibung
Nach Aufwand	Stunden × Stundensatz
Pauschal	Festpreis für Projekt
Gemischt	Teils pauschal, teils Aufwand
Erfolgsbasiert	Bei Zielerreichung
Retainer	Monatlicher Fixbetrag

Vor- und Nachteile

Abwägen:

Nach Aufwand – Pro: Flexibel, fair bei Änderungen
Contra: Risiko beim Kunden
Pauschal – Pro: Planbarkeit für Kunden
Contra: Risiko bei Auftraggeber
Gemischt – Pro: Risikoteilung
Contra: Komplexer
Retainer – Pro: Planbare Einnahmen
Contra: Flexibilität begrenzt

Projektzeiten dokumentieren

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Stundensätze kalkulieren

Kostenbasiert

Was einrechnen:

Kostenfaktor	Beispiel
Gehalt	Brutto + Nebenkosten
Overhead	Miete, IT, Admin
Nicht-fakturierbare Zeit	Akquise, Fortbildung
Gewinn	Marge
Risiko	Puffer

Rechenbeispiel

So kalkulieren:

Jahresgehalt brutto – z.B. 60.000€
Arbeitgebernebenkosten (+20%) – 12.000€ → 72.000€
Gemeinkosten (+50%) – 36.000€ → 108.000€
Fakturierbare Stunden – ca. 1.400h (von 1.800 Arbeitsstunden)
Kostensatz – 108.000€ / 1.400h = 77€/h
Mit Gewinn (+30%) – 100€/h Verkaufspreis

Zeitnachweise

Was dokumentieren

Für den Kunden:

Element	Inhalt
Datum	Wann gearbeitet
Stunden	Wie lange
Tätigkeit	Was gemacht
Wer	Welcher Mitarbeiter
Summe	Gesamtstunden

Format

Wie darstellen:

Kopfdaten – Projekt, Zeitraum, Kunde
Detailzeilen – Datum | Stunden | Tätigkeit | Person
Zusammenfassung – Summe Stunden, Betrag
Signatur – Optional: Freigabe durch Kunden
Export – PDF, Excel

Professionelle Zeitnachweise

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Vertragliche Grundlagen

Was vereinbaren

Im Angebot/Vertrag:

Punkt	Regelung
Stundensatz	Pro Rolle/Mitarbeiter
Abrechnungsintervall	Monatlich, nach Projekt
Zeitnachweis	Form, Detailgrad
Freigabe	Wie genehmigt
Zahlungsziel	Wann fällig

Budget und Limits

Wenn begrenzt:

Budget-Obergrenze – Max. X Stunden/Euro
Warnschwellen – Info bei 80%
Überschreitung – Nur mit Freigabe
Mehraufwand – Wie abrechnen
Unterschreitung – Was passiert

Transparenz

Vertrauen aufbauen

Wie kommunizieren:

Maßnahme	Wirkung
Regelmäßige Updates	Keine Überraschungen
Detaillierte Nachweise	Nachvollziehbarkeit
Budgetwarnungen	Proaktiv informieren
Erläuterungen	Bei Nachfragen

Bei Diskussionen

Wenn Kunde fragt:

Ernst nehmen – Nicht abblocken
Detailliert erklären – Was wurde gemacht
Nachweise zeigen – Dokumentation vorlegen
Lösungsorientiert – Was können wir tun
Lernen – Für nächstes Mal

Sonderfälle

Nachträge

Wenn mehr Aufwand:

Situation	Vorgehen
Änderungswünsche	Vorher: Aufwand schätzen, freigeben lassen
Scope Creep	Früh ansprechen
Unvorhergesehenes	Dokumentieren, begründen

Pauschale und Nacharbeit

Wie handhaben:

Klare Abgrenzung – Was ist im Pauschalpreis
Änderungen – Separat abrechnen
Dokumentation – Auch bei Pauschale
Nachkalkulation – War es profitabel

Häufige Fragen

Das hängt von der Vereinbarung ab. Manche Kunden wollen detaillierte Nachweise, andere reicht eine Zusammenfassung. Klären Sie das vorab. Intern sollten Sie immer detailliert erfassen – für die Nachkalkulation und mögliche Rückfragen.

Bleiben Sie ruhig und legen Sie die Dokumentation vor. Erklären Sie, was gemacht wurde und warum es so lange gedauert hat. Bei berechtigter Kritik: Kulanz zeigen. Bei unberechtigter: Freundlich, aber bestimmt auf die Nachweise verweisen.

Das muss vorher vereinbart sein. Optionen: Reisezeit zum vollen Stundensatz, zum reduzierten Satz, pauschal, oder gar nicht. Fahrtkosten zusätzlich (km-Pauschale oder Ticket). Klären Sie das im Angebot, nicht nach der Reise.

Wenn Sie intern feststellen, dass Aufwand zu hoch war (eigene Fehler, Einarbeitung): Kulant kürzen ist möglich und stärkt die Kundenbeziehung. Aber: Nicht übertreiben. Ihre Zeit hat Wert. Unterscheiden Sie zwischen Ihrem Verschulden und normaler Projektarbeit.

So, dass der Kunde versteht, wofür er zahlt. Nicht: '8h Arbeit'. Besser: 'Konzeption Landingpage (3h), Umsetzung Header-Bereich (2h), Abstimmung mit Design (1h), Fehlerbehebung (2h)'. Die richtige Balance: Nachvollziehbar, aber nicht übertrieben kleinteilig.

Fazit

Transparente Projektabrechnung stärkt das Kundenvertrauen. Klare Vereinbarungen zu Stundensätzen, Abrechnungsmodell und Nachweispflichten im Voraus. Detaillierte Zeiterfassung ist die Basis – auch bei Pauschalabrechnung für die Nachkalkulation. Bei Rückfragen: Sachlich erklären, Dokumentation vorlegen. Die richtige Kalkulation stellt sicher, dass auch abrechenbare Projekte profitabel sind.

Projektzeit an Kunden abrechnen: Methoden und Tipps