Personalakte: Arbeitszeitdokumentation richtig führen

Personalakte: Arbeitszeitdokumentation richtig führen

Welche Arbeitszeitdaten gehören in die Personalakte? Und wie lange aufbewahren?

Das Wichtigste in Kürze

• Arbeitszeitnachweise 2 Jahre aufbewahren (ArbZG)
• Lohnrelevante Daten 10 Jahre (HGB)
• Datenschutz beachten (DSGVO)
• Mitarbeiter haben Einsichtsrecht
• Digitale Aufbewahrung zulässig

Was gehört zur Dokumentation

Pflichtdokumentation

Was das Gesetz verlangt:

Erweiterte Dokumentation

Was sinnvoll ist:

• Vollständige Arbeitszeiten – Beginn, Ende, Pausen
• Abwesenheiten – Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
• Überstundenkonten – Auf- und Abbau
• Genehmigungen – Überstunden, Urlaub
• Änderungen – Korrekturen mit Grund

Was nicht zur Arbeitszeit gehört

Trennung beachten:

Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Fristen

Was wie lange:

Praktische Umsetzung

Fristberechnung:

• Arbeitszeitnachweise – 2 Jahre ab Ende Kalenderjahr
• Lohnunterlagen – 10 Jahre ab Ende Kalenderjahr
• Bei Rechtsstreit – Bis Abschluss aufbewahren
• Im Zweifel – Länger aufbewahren

Nach Ablauf der Frist

Was tun:

Datenschutz

DSGVO-Anforderungen

Was beachten:

Mitarbeiterrechte

Was Mitarbeiter dürfen:

• Auskunft – Welche Daten gespeichert?
• Einsicht – Daten einsehen
• Berichtigung – Fehler korrigieren lassen
• Löschung – Nach Fristablauf
• Kopie – Der eigenen Daten

Zugriffskontrolle

Wer darf was sehen:

Digitale Aufbewahrung

Anforderungen

Was erfüllt sein muss:

Revisionssicherheit

Was das bedeutet:

• Protokollierung – Wer hat wann was geändert
• Versionierung – Ursprung nachvollziehbar
• Archivierung – Langfristig lesbar
• Zugriffsschutz – Keine unbefugte Änderung
• Prüfbarkeit – Bei Audit verfügbar

Cloud vs. Lokal

Beide Varianten möglich:

Organisation

Ordnungsstruktur

Wie organisieren:

• Pro Mitarbeiter – Eigener Ordner/Bereich
• Chronologisch – Nach Jahr/Monat
• Thematisch – Arbeitszeit, Urlaub, etc.
• Zugriffsberechtigt – Wer darf was sehen

Papier und Digital

Hybride Systeme:

Vernichtung

Wenn Frist abgelaufen:

Sonderfälle

Bei Kündigung

Was beachten:

Bei Betriebsübergang

Dokumentation geht mit:

• Personalakten – Gehen auf Erwerber über
• Arbeitszeitdaten – Übergabe erforderlich
• Datenschutz – Information der Mitarbeiter
• Fristen – Laufen weiter

Bei Betriebsprüfung

Vorbereitung:

Häufige Fragen

Fazit

Die Arbeitszeitdokumentation in der Personalakte erfordert Sorgfalt: richtige Inhalte, Einhaltung der Fristen, Datenschutz und sichere Aufbewahrung. Digitale Systeme machen vieles einfacher – wenn sie revisionssicher sind. Mitarbeiter haben Rechte auf Einsicht und Auskunft. Nach Ablauf der Fristen: vernichten. Die Dokumentation schützt beide Seiten – bei Prüfungen und bei Streitigkeiten.