Onboarding: Neue Mitarbeiter in die Zeiterfassung einführen
Der erste Eindruck zählt – auch bei der Zeiterfassung.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeiterfassung früh im Onboarding thematisieren
- System erklären, nicht nur zeigen
- Warum wichtig ist, nicht nur Wie
- Ansprechpartner benennen
- Erste Wochen begleiten
Warum gutes Onboarding wichtig ist
Auswirkungen
Was passiert ohne Einführung:
| Problem | Folge |
|---|---|
| Falsche Buchungen | Korrekturen nötig |
| Vergessene Buchungen | Lücken in Daten |
| Frustration | Negatives Erleben |
| Nachfragen | Zeitaufwand für andere |
| Compliance-Risiko | Dokumentation unvollständig |
Ziele des Onboardings
Was erreichen:
- Verständnis – Warum Zeiterfassung wichtig
- Kompetenz – Wie es funktioniert
- Routine – In den Alltag integriert
- Akzeptanz – Positive Einstellung
- Selbständigkeit – Ohne ständige Hilfe
Einfacher Einstieg
MyTimeTracker ist intuitiv – neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeitpunkt und Ablauf
Wann einführen
Im Onboarding-Prozess:
| Tag | Aktivität |
|---|---|
| 1. Tag | Account anlegen, erster Login |
| 1. Tag | Kurze Erklärung, erste Buchung |
| 1. Woche | Detaillierte Einführung |
| 2. Woche | Check: Funktioniert alles? |
| 1. Monat | Nachfragen, Feedback einholen |
Ablauf Einführung
Schritt für Schritt:
- Vorbereitung – Account erstellen, Zugangsdaten
- Erster Tag – Login zeigen, erste Buchung zusammen
- Einführungsschulng – 15-30 Minuten, alle Funktionen
- Begleitung – Ansprechpartner für erste Wochen
- Nachbereitung – Prüfen, ob korrekt gebucht wird
Was vermitteln
Das Warum erklären
Verständnis schaffen:
| Punkt | Erklärung für MA |
|---|---|
| Gesetzliche Pflicht | Arbeitgeber muss dokumentieren |
| Korrekte Vergütung | Damit Überstunden gezählt werden |
| Fairness | Alle erfassen gleich |
| Planung | Für Dienstplanung, Projekte |
| Kein Misstrauen | Standard-Prozess, nicht Kontrolle |
Das Wie zeigen
Praktische Anleitung:
- Login – App, Web, Terminal
- Kommen/Gehen – Wie stempeln
- Pausen – Automatisch oder manuell
- Korrekturen – Wie nachbuchen
- Abwesenheiten – Urlaub, Krank beantragen
- Hilfe – Wo fragen, wenn Probleme
Schulung leicht gemacht
MyTimeTracker bietet Tutorials und einfache Bedienung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Materialien und Hilfsmittel
Was bereitstellen
Für neue Mitarbeiter:
| Material | Inhalt |
|---|---|
| Kurzanleitung | 1-2 Seiten, die wichtigsten Schritte |
| FAQ | Häufige Fragen und Antworten |
| Kontakt | Wer hilft bei Problemen |
| Video | Kurze Erklärung (wenn vorhanden) |
| Zugangsdaten | Login-Informationen |
Kurzanleitung Beispiel
Struktur:
- Login – Link, App-Download
- Kommen stempeln – Bei Arbeitsbeginn
- Gehen stempeln – Bei Arbeitsende
- Pausen – Automatisch oder manuell buchen
- Korrekturen – So geht Nachbuchung
- Urlaub beantragen – Im System beantragen
- Hilfe – Ansprechpartner, Support
Erste Wochen begleiten
Ansprechpartner
Wer hilft:
| Rolle | Zuständigkeit |
|---|---|
| Buddy/Pate | Erste Anlaufstelle, Alltag |
| Teamleiter | Fachliche Fragen |
| HR | Administrative Fragen |
| IT | Technische Probleme |
Check-Ins
Regelmäßig prüfen:
- Nach 1 Woche – Alles verstanden? Probleme?
- Nach 2 Wochen – Routine entwickelt?
- Nach 1 Monat – Feedback, Verbesserungsvorschläge
- Ongoing – Bei Bedarf ansprechen
Typische Anfängerfehler
Was schiefgeht
Häufige Probleme:
| Fehler | Vermeidung |
|---|---|
| Vergessen zu stempeln | Erinnerung, Routine aufbauen |
| Pausen nicht buchen | Erklären warum wichtig |
| Falsche Projekte | Projektliste zeigen |
| Nachbuchen statt Korrektur | Richtigen Weg zeigen |
| Überstunden nicht dokumentiert | Prozess erklären |
Korrektur
Wie reagieren:
- Nicht vorwerfen – Passiert am Anfang
- Erklären – Warum es anders sein sollte
- Korrigieren – Zeigen wie es richtig geht
- Ursache finden – Unverständnis oder Vergessen?
- Begleiten – Bis es sitzt
Besondere Situationen
Remote-Mitarbeiter
Speziell beachten:
| Aspekt | Lösung |
|---|---|
| Kein physischer Kontakt | Video-Einführung |
| Kein Terminal | App/Web erklären |
| Keine Routine durch Umfeld | Besonders auf Routine achten |
| Fragen schwieriger | Klare Kontaktwege |
Teilzeit und Minijob
Anders einführen:
- Besonders wichtig – Wegen Stundengrenze
- Einfach erklären – Nur nötige Funktionen
- Stundenübersicht – Zeigen wie Stand ablesbar
- Grenze erklären – Warum max. X Stunden
Erfolgsmessung
Woran erkennen
Ob Onboarding funktioniert:
| Indikator | Zielwert |
|---|---|
| Vollständigkeit Buchungen | >95% ab Woche 2 |
| Korrekturen nötig | <10% ab Woche 3 |
| Hilfe-Anfragen | Abnehmend |
| Feedback | Positiv |
Häufige Fragen
Minimum: 15-30 Minuten für die Grundlagen am ersten Tag. Besser: Nochmal 15 Minuten nach ein paar Tagen für Details und Fragen. Insgesamt weniger als eine Stunde, aber verteilt über die erste Woche. Investierte Zeit spart spätere Korrekturen.
Geduld zeigen, Schritt für Schritt erklären, Kurzanleitung zum Mitnehmen geben. Zeigen Sie, dass das System einfacher ist als befürchtet. Bei echten Schwierigkeiten: Einfachste Methode nutzen (nur Kommen/Gehen), später erweitern. Eventuell Buddy zuweisen, der öfter hilft.
Ja, auch wenn sie schon Zeiterfassung kennen. Jedes System ist anders, jede Firma hat eigene Regeln. Eine kurze Einführung vermeidet Missverständnisse. Bei erfahrenen Mitarbeitern: Kürzer, aber trotzdem machen.
Das variiert. Oft HR für die formale Einführung, Teamleiter oder Buddy für die praktische Begleitung. Wichtig: Klare Zuständigkeit definieren, damit es nicht vergessen wird. In größeren Firmen kann IT für technische Aspekte hinzukommen.
Erklären Sie die Notwendigkeit (gesetzlich, Fairness, Vergütung). Zeigen Sie, dass es Standard ist und nicht persönliches Misstrauen. Hören Sie Bedenken an und nehmen Sie sie ernst. Bei anhaltender Weigerung: Führungskraft einbeziehen. Zeiterfassung ist i.d.R. Dienstpflicht.
Fazit
Gutes Onboarding bei der Zeiterfassung spart später Zeit und Ärger. Nicht nur zeigen wie es geht, sondern auch erklären warum. Erste Wochen begleiten, Ansprechpartner benennen, Kurzanleitung mitgeben. Typische Anfängerfehler kennen und proaktiv vermeiden. Investierte Zeit zahlt sich durch korrekte Daten und zufriedene Mitarbeiter aus.
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