Einarbeitung und Onboarding: Arbeitszeit richtig handhaben
Neue Mitarbeiter brauchen Zeit zum Ankommen – aber wie wird diese Zeit erfasst?
Das Wichtigste in Kürze
- Einarbeitung ist Arbeitszeit
- Schulungen zählen zur Arbeitszeit
- Zeiterfassung ab erstem Tag
- Probezeit hat keine Sonderregeln
- Einarbeitungszeit planen und tracken
Einarbeitung ist Arbeitszeit
Was zählt dazu
Klare Regelung:
| Tätigkeit | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Einweisung | Ja |
| Schulungen | Ja |
| Selbststudium (angeordnet) | Ja |
| E-Learnings | Ja |
| Buddy-Zeit | Ja |
| Kennenlern-Gespräche | Ja |
Warum es Arbeitszeit ist
Begründung:
- Weisungsgebunden – Arbeitgeber ordnet an
- Fremdnützig – Im Interesse des AG
- Vergütet – Lohn wird gezahlt
- Pflicht – Mitarbeiter muss teilnehmen
- Ort – Meist im Betrieb
Onboarding dokumentieren
MyTimeTracker für transparente Einarbeitungszeiten.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeiterfassung ab Tag 1
Warum sofort starten
Gründe:
| Grund | Erklärung |
|---|---|
| Gesetzespflicht | Zeiterfassung für alle |
| Gewöhnung | Routine von Anfang an |
| Vollständigkeit | Lückenlose Dokumentation |
| Fairness | Einarbeitung zählt |
| Controlling | Onboarding-Aufwand sichtbar |
Praktische Umsetzung
Ablauf:
- Vorbereitung – Zugang einrichten vor Startdatum
- Tag 1 – System erklären
- Erste Woche – Täglich prüfen
- Unterstützung – Fragen beantworten
- Nach 2 Wochen – Routine etabliert
Schulungen und Trainings
Interne Schulungen
Klare Arbeitszeit:
| Art | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Produktschulung | Ja |
| Software-Training | Ja |
| Sicherheitsunterweisung | Ja |
| Compliance-Schulung | Ja |
| Firmenvorstellung | Ja |
Externe Schulungen
Auch hier:
- Angeordnet – Ja, Arbeitszeit
- Während Arbeitszeit – Ja, Arbeitszeit
- Reisezeit – Meist Arbeitszeit
- Übernachtung – Ruhezeit, keine Arbeitszeit
- Freiwillig nach Feierabend – Keine Arbeitszeit
Schulungszeiten tracken
MyTimeTracker mit Kategorien für Einarbeitung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Probezeit
Keine Sonderregeln
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Zeiterfassung | Wie für alle |
| Arbeitszeit | Gleiche Grenzen |
| Überstunden | Gleiche Regeln |
| Pausen | Gleiche Pflichten |
| Dokumentation | Gleiche Anforderungen |
Was anders sein kann
Vertraglich möglich:
- Kürzere Kündigungsfrist – Üblich: 2 Wochen
- Kein Urlaub im ersten Monat – Wenn vereinbart
- Intensivere Einarbeitung – Mehr Zeit nötig
- Feedbackgespräche – Häufiger
- NICHT anders – Arbeitszeitgesetz gilt
Onboarding-Aufwand messen
Warum tracken
Gründe:
| Grund | Nutzen |
|---|---|
| Kostentransparenz | Was kostet Einarbeitung? |
| Planung | Ressourcen einkalkulieren |
| Optimierung | Prozesse verbessern |
| Vergleich | Zwischen Abteilungen |
| Recruiting | Kosten pro Einstellung |
Wie erfassen
Methodik:
- Neuer Mitarbeiter – Eigene Arbeitszeit
- Einarbeitende – Zeit fürs Einlernen
- HR – Administrativer Aufwand
- Schulungen – Trainerstunden
- Zuordnung – Eigenes Projekt "Onboarding"
Typische Einarbeitungsdauer
Nach Komplexität
Orientierungswerte:
| Position | Typische Einarbeitung |
|---|---|
| Einfache Tätigkeit | 1-2 Wochen |
| Fachkraft | 1-3 Monate |
| Spezialist | 3-6 Monate |
| Führungskraft | 6-12 Monate |
Phasen
Typischer Verlauf:
- Orientierung (Woche 1-2) – Grundlagen, Abläufe
- Integration (Monat 1-2) – Aufgaben übernehmen
- Produktivität (Monat 3-6) – Eigenständig arbeiten
- Vollständig (ab Monat 6) – Volle Leistung
Häufige Fragen
Fazit
Einarbeitung und Onboarding sind vollständig Arbeitszeit – vom ersten Tag an. Schulungen, Einweisungen, E-Learnings und Buddy-Gespräche zählen dazu. Die Zeiterfassung sollte ab Tag 1 laufen, auch um den Onboarding-Aufwand transparent zu machen. Die Probezeit hat keine arbeitszeitrechtlichen Sonderregeln. Ein strukturiertes Onboarding mit klarer Zeiterfassung hilft neuen Mitarbeitenden beim Start und dem Unternehmen bei der Planung.
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