Einarbeitung und Onboarding: Arbeitszeit richtig handhaben
Neue Mitarbeiter brauchen Zeit zum Ankommen – aber wie wird diese Zeit erfasst?
Das Wichtigste in Kürze
- Einarbeitung ist Arbeitszeit
- Schulungen zählen zur Arbeitszeit
- Zeiterfassung ab erstem Tag
- Probezeit hat keine Sonderregeln
- Einarbeitungszeit planen und tracken
Einarbeitung ist Arbeitszeit
Was zählt dazu
Klare Regelung:
| Tätigkeit | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Einweisung | Ja |
| Schulungen | Ja |
| Selbststudium (angeordnet) | Ja |
| E-Learnings | Ja |
| Buddy-Zeit | Ja |
| Kennenlern-Gespräche | Ja |
Warum es Arbeitszeit ist
Begründung:
- Weisungsgebunden – Arbeitgeber ordnet an
- Fremdnützig – Im Interesse des AG
- Vergütet – Lohn wird gezahlt
- Pflicht – Mitarbeiter muss teilnehmen
- Ort – Meist im Betrieb
Onboarding dokumentieren
MyTimeTracker für transparente Einarbeitungszeiten.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Zeiterfassung ab Tag 1
Warum sofort starten
Gründe:
| Grund | Erklärung |
|---|---|
| Gesetzespflicht | Zeiterfassung für alle |
| Gewöhnung | Routine von Anfang an |
| Vollständigkeit | Lückenlose Dokumentation |
| Fairness | Einarbeitung zählt |
| Controlling | Onboarding-Aufwand sichtbar |
Praktische Umsetzung
Ablauf:
- Vorbereitung – Zugang einrichten vor Startdatum
- Tag 1 – System erklären
- Erste Woche – Täglich prüfen
- Unterstützung – Fragen beantworten
- Nach 2 Wochen – Routine etabliert
Schulungen und Trainings
Interne Schulungen
Klare Arbeitszeit:
| Art | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Produktschulung | Ja |
| Software-Training | Ja |
| Sicherheitsunterweisung | Ja |
| Compliance-Schulung | Ja |
| Firmenvorstellung | Ja |
Externe Schulungen
Auch hier:
- Angeordnet – Ja, Arbeitszeit
- Während Arbeitszeit – Ja, Arbeitszeit
- Reisezeit – Meist Arbeitszeit
- Übernachtung – Ruhezeit, keine Arbeitszeit
- Freiwillig nach Feierabend – Keine Arbeitszeit
Schulungszeiten tracken
MyTimeTracker mit Kategorien für Einarbeitung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Probezeit
Keine Sonderregeln
Was gilt:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Zeiterfassung | Wie für alle |
| Arbeitszeit | Gleiche Grenzen |
| Überstunden | Gleiche Regeln |
| Pausen | Gleiche Pflichten |
| Dokumentation | Gleiche Anforderungen |
Was anders sein kann
Vertraglich möglich:
- Kürzere Kündigungsfrist – Üblich: 2 Wochen
- Kein Urlaub im ersten Monat – Wenn vereinbart
- Intensivere Einarbeitung – Mehr Zeit nötig
- Feedbackgespräche – Häufiger
- NICHT anders – Arbeitszeitgesetz gilt
Onboarding-Aufwand messen
Warum tracken
Gründe:
| Grund | Nutzen |
|---|---|
| Kostentransparenz | Was kostet Einarbeitung? |
| Planung | Ressourcen einkalkulieren |
| Optimierung | Prozesse verbessern |
| Vergleich | Zwischen Abteilungen |
| Recruiting | Kosten pro Einstellung |
Wie erfassen
Methodik:
- Neuer Mitarbeiter – Eigene Arbeitszeit
- Einarbeitende – Zeit fürs Einlernen
- HR – Administrativer Aufwand
- Schulungen – Trainerstunden
- Zuordnung – Eigenes Projekt "Onboarding"
Typische Einarbeitungsdauer
Nach Komplexität
Orientierungswerte:
| Position | Typische Einarbeitung |
|---|---|
| Einfache Tätigkeit | 1-2 Wochen |
| Fachkraft | 1-3 Monate |
| Spezialist | 3-6 Monate |
| Führungskraft | 6-12 Monate |
Phasen
Typischer Verlauf:
- Orientierung (Woche 1-2) – Grundlagen, Abläufe
- Integration (Monat 1-2) – Aufgaben übernehmen
- Produktivität (Monat 3-6) – Eigenständig arbeiten
- Vollständig (ab Monat 6) – Volle Leistung
Häufige Fragen
Nein, wenn der Arbeitgeber es anordnet, ist E-Learning Arbeitszeit. Ausnahme: Rein freiwillige Weiterbildung außerhalb der Arbeitszeit. Verpflichtende Compliance-Schulungen oder Produkttrainings sind immer Arbeitszeit – auch wenn Sie sie zu Hause absolvieren.
Ja, wenn es zur Einarbeitung gehört und während der Arbeitszeit oder auf Anordnung erfolgt. Das Durcharbeiten von Handbüchern, Prozessdokumentationen oder Produktunterlagen ist Arbeitszeit. Es ist Teil der Einweisung.
Ganz normal als Arbeitszeit auf das entsprechende Projekt oder eine Kategorie 'Einarbeitung'. Die Zeit, in der Sie zuhören und lernen, ist genauso Arbeitszeit wie die Zeit, in der Sie aktiv arbeiten. Sie werden für die Anwesenheit bezahlt.
Ja, die normalen Überstundenregeln gelten. Wenn Sie länger arbeiten, sollte das erfasst und vergütet/ausgeglichen werden. Allerdings: Überstunden in der Einarbeitung deuten auf schlechte Planung hin – neue Mitarbeiter sollten nicht überlastet werden.
Der Entleiher (Einsatzbetrieb) stellt die Einarbeitung, die Zeit wird aber beim Verleiher erfasst und dort bezahlt. Der Entleiher zahlt den Stundenpreis an den Verleiher. Die Einarbeitungszeit ist in der Stundenkalkulation normalerweise eingepreist.
Fazit
Einarbeitung und Onboarding sind vollständig Arbeitszeit – vom ersten Tag an. Schulungen, Einweisungen, E-Learnings und Buddy-Gespräche zählen dazu. Die Zeiterfassung sollte ab Tag 1 laufen, auch um den Onboarding-Aufwand transparent zu machen. Die Probezeit hat keine arbeitszeitrechtlichen Sonderregeln. Ein strukturiertes Onboarding mit klarer Zeiterfassung hilft neuen Mitarbeitenden beim Start und dem Unternehmen bei der Planung.
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