Schichtübergabe richtig dokumentieren

Was die Frühschicht weiß, muss die Spätschicht auch wissen – Dokumentation macht's möglich.

Das Wichtigste in Kürze

Schichtübergabe ist kritischer Moment für Informationsfluss
Dokumentation verhindert Informationsverlust
Übergabeprotokolle schaffen Nachvollziehbarkeit
Digital oder Papier – Hauptsache einheitlich
Zeit für Übergabe einplanen

Warum Übergabe wichtig ist

Informationsbrüche vermeiden

Was schief gehen kann:

Problem	Folge
Info nicht weitergegeben	Aufgabe vergessen
Unklare Übergabe	Missverständnisse
Keine Dokumentation	Keiner weiß mehr, was war
Zu wenig Zeit	Wichtiges übersehen

Kritische Branchen

Wo Übergabe besonders wichtig:

Pflege/Krankenhaus – Patientenstatus, Medikation
Produktion – Maschinenstatus, laufende Aufträge
Gastronomie – Reservierungen, Bestellungen
Sicherheit – Vorkommnisse, offene Punkte
IT/Support – Offene Tickets, laufende Vorgänge

Übergaben dokumentieren

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Was dokumentiert werden sollte

Grundinformationen

Immer enthalten:

Information	Beschreibung
Datum/Uhrzeit	Wann war die Übergabe
Wer an wen	Übergebender → Übernehmender
Schicht	Welche Schicht endet/beginnt
Besondere Vorkommnisse	Was ist passiert

Branchenspezifisch

Je nach Branche:

Pflege – Patientenstatus
Medikamentenänderungen
Arztanweisungen
Besondere Beobachtungen
Produktion – Maschinenzustand
Laufende Aufträge
Störungen/Probleme
Materialstand
Gastronomie – Reservierungen
Besondere Gäste
Lagerbestand
Offene Aufgaben
Einzelhandel – Umsatz
Wareneingang
Kunden-Reklamationen
Kassenstand

Offene Aufgaben

Was noch zu tun ist:

Element	Beschreibung
Was	Aufgabenbeschreibung
Priorität	Dringlichkeit
Bis wann	Deadline
Wer	Verantwortlich
Status	Begonnen/Offen

Übergabeformate

Mündliche Übergabe

Face-to-Face:

Vorteil	Nachteil
Direkt	Nicht dokumentiert
Rückfragen möglich	Vergesslich
Persönlich	Zeitgebunden

Schriftliches Protokoll

Papier oder digital:

Vorteile – Nachvollziehbar
Archivierbar
Zeitunabhängig
Verbindlich
Nachteile – Aufwand
Kann ungelesen bleiben
Keine Rückfragen live
Lösung – Kombination beider

Digitale Übergabe

Moderne Lösung:

Element	Digital
Eingabe	Im System
Zugriff	Von überall
Archiv	Automatisch
Suche	Durchsuchbar
Benachrichtigung	Automatisch

Digitale Schichtnotizen

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Übergabe-Checkliste

Vor der Übergabe

Vorbereitung:

Schritt	Beschreibung
Notizen sammeln	Was ist passiert
Offenes auflisten	Was noch zu tun
Besonderes markieren	Was wichtig ist
Dokumente bereitlegen	Bei Bedarf

Während der Übergabe

Durchführung:

1. Begrüßung – Kurzer Check-in
2. Status-Update – Was ist passiert
3. Offene Punkte – Was noch zu tun
4. Besonderheiten – Worauf achten
5. Rückfragen – Klärung
6. Bestätigung – Übergabe bestätigen

Nach der Übergabe

Abschluss:

Schritt	Beschreibung
Protokoll ablegen	Dokumentation sichern
Bestätigung	Übernahme quittieren
Erreichbarkeit	Für Rückfragen

Zeit für Übergabe

Übergabezeit einplanen

Im Dienstplan:

Variante	Beschreibung
Überlappung	Schichten überlappen sich
Extra-Zeit	Übergabezeit zusätzlich
Integriert	Teil der Schicht

Typische Dauer

Wie lang Übergabe dauert:

Einfach (Einzelhandel) – 5-10 Minuten
Mittel (Gastronomie) – 10-15 Minuten
Komplex (Produktion) – 15-30 Minuten
Kritisch (Pflege) – 20-30 Minuten

Kosten vs. Nutzen

Übergabezeit rechnet sich:

Ohne Übergabe	Mit Übergabe
Informationsverlust	Kontinuität
Fehler	Weniger Fehler
Nachfragen	Klarheit
Frustration	Zufriedenheit

Best Practices

Standardisieren

Einheitliches Vorgehen:

Element	Standardisieren
Format	Gleiche Vorlage
Inhalt	Definierte Punkte
Ablauf	Gleicher Prozess
Zeit	Feste Übergabezeit

Priorisieren

Wichtiges zuerst:

Kritisch – Sicherheitsrelevant, dringend
Wichtig – Muss heute erledigt werden
Normal – Standard-Informationen
Nachrangig – Nice-to-know

Rückfragen ermöglichen

Erreichbarkeit sichern:

Situation	Lösung
Frage nach Übergabe	Telefonnummer hinterlassen
Unklar	Nachfragen ausdrücklich erlauben
Notfall	Eskalationsweg klar

Häufige Fehler

Was schief läuft

Typische Probleme:

Keine Zeit eingeplant – Übergabe wird gehetzt
Nicht dokumentiert – Keiner weiß mehr, was war
Zu viel Information – Wichtiges geht unter
Zu wenig Information – Wichtiges vergessen
Nur mündlich – Nicht nachvollziehbar
Nicht gelesen – Protokoll ignoriert

Wie vermeiden

Lösungsansätze:

Fehler	Lösung
Keine Zeit	Fest einplanen
Nicht dokumentiert	Verpflichtend machen
Zu viel	Priorisieren
Zu wenig	Checkliste
Nur mündlich	Schriftlich ergänzen
Nicht gelesen	Bestätigung verlangen

Häufige Fragen

Ja, Übergabezeit ist Arbeitszeit und muss bezahlt werden. Sie gehört zu den Vor- und Nachbereitungszeiten. Entweder planen Sie überlappende Schichten ein oder addieren die Übergabezeit zur Schichtdauer. Die Zeiterfassung sollte die Übergabezeit erfassen.

Digital hat viele Vorteile: durchsuchbar, archivierbar, von überall zugänglich. Papier funktioniert auch ohne IT. Die beste Lösung ist oft eine Kombination: mündliche Übergabe mit digitaler Dokumentation. Wichtig ist, dass überhaupt dokumentiert wird – konsistent und nachvollziehbar.

So detailliert wie nötig, so kurz wie möglich. In kritischen Bereichen (Pflege, Sicherheit) ausführlicher. Wichtig sind: Was ist passiert, was ist offen, worauf achten. Standardisierte Vorlagen helfen, das richtige Maß zu finden. Zu viel Detail führt dazu, dass niemand es mehr liest.

Dann ist das ein Planungsproblem. Übergabe ist zu wichtig, um sie zu überspringen. Lösung: Übergabezeit fest einplanen. Wenn Schichten zu eng aufeinander folgen, entstehen Informationslücken. Kurzfristig hilft ein Übergabe-Buch oder digitale Notizen, die die nächste Schicht liest.

Je nach Branche und Inhalt unterschiedlich lang aufbewahren. In der Pflege gelten gesetzliche Dokumentationspflichten. Im Einzelhandel kürzer. Digital ist Archivierung einfach und platzsparend. Wichtig: Datenschutz beachten bei personenbezogenen Daten. Im Zweifel: Vorgaben der Branche prüfen.

Fazit

Gute Schichtübergabe verhindert Informationsverluste und Fehler. Dokumentation schafft Nachvollziehbarkeit. Zeit für Übergabe muss eingeplant und bezahlt werden. Digital ist praktischer, aber auch Papier funktioniert. Wichtig ist Konsistenz: standardisierte Formate, definierte Inhalte, fester Ablauf. Wer bei der Übergabe spart, zahlt später drauf.

Schichtübergabe richtig dokumentieren