Personalbedarf berechnen: Formel und Methoden

Personalbedarf berechnen: Formel und Methoden

Die richtige Anzahl an Mitarbeitern ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb. Zu wenig Personal führt zu Überlastung und Ausfällen, zu viel Personal zu unnötigen Kosten. Mit der richtigen Berechnung finden Sie die optimale Besetzung.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Personalbedarf hängt von Arbeitsvolumen, Anwesenheitsquote und Produktivität ab
• Die Grundformel: Bruttopersonalbedarf = Arbeitsvolumen / Kapazität pro Mitarbeiter
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) müssen einkalkuliert werden
• Verschiedene Methoden eignen sich für unterschiedliche Situationen
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung ist wichtig

Grundlagen der Personalbedarfsrechnung

Was ist Personalbedarf?

Der Personalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um ein bestimmtes Arbeitsvolumen zu bewältigen. Er setzt sich zusammen aus:

• Bruttopersonalbedarf: Theoretisch nötige Mitarbeiter
• Reserve für Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Fortbildung
• Nettopersonalbedarf: Tatsächlich nötige Stellen

Die Grundformel

Die einfachste Formel zur Berechnung:

Bruttopersonalbedarf = Arbeitsvolumen / Arbeitszeit pro Mitarbeiter

Beispiel:

• Arbeitsvolumen: 800 Stunden pro Woche
• Arbeitszeit pro Mitarbeiter: 40 Stunden pro Woche
• Bruttopersonalbedarf: 800 / 40 = 20 Mitarbeiter

Berücksichtigung von Abwesenheiten

Die Netto-Kapazität eines Mitarbeiters ist geringer als die Brutto-Arbeitszeit:

Bei 250 Arbeitstagen im Jahr sind das ca. 22-26% Abwesenheit.

Methoden zur Bedarfsermittlung

Methode 1: Kennzahlenbasiert

Berechnung anhand von Produktivitätskennzahlen:

Personalbedarf = Leistungsmenge / Leistung pro Mitarbeiter

Beispiel Produktion:

• Zu fertigende Stücke pro Tag: 500
• Stücke pro Mitarbeiter pro Tag: 25
• Personalbedarf: 500 / 25 = 20 Mitarbeiter

Methode 2: Arbeitsplatzbasiert

Berechnung nach erforderlichen Arbeitsplätzen:

Personalbedarf = Arbeitsplätze × Schichten × Personalfaktor

Beispiel 3-Schicht-Betrieb:

• 10 Arbeitsplätze, 24/7 besetzt
• Personalfaktor: 4,5 (inkl. Abwesenheiten)
• Personalbedarf: 10 × 4,5 = 45 Mitarbeiter

Methode 3: Zeitbasiert

Berechnung anhand des Zeitbedarfs:

Personalbedarf = Stunden Bedarf / verfügbare Stunden pro MA

Beispiel:

• Wöchentlicher Bedarf: 400 Stunden
• Netto-Kapazität pro MA: 32 Stunden (80% von 40h)
• Personalbedarf: 400 / 32 = 12,5 → 13 Mitarbeiter

Der Personalfaktor

Was ist der Personalfaktor?

Der Personalfaktor gibt an, wie viele Mitarbeiter für eine rund um die Uhr besetzte Position benötigt werden.

Berechnung des Personalfaktors

Personalfaktor = Zu besetzende Stunden pro Woche / Netto-Arbeitszeit pro MA

Beispiel für 24/7-Position:

• Zu besetzen: 168 Stunden/Woche
• Vertragsarbeitszeit: 40 Stunden/Woche
• Anwesenheitsquote: 80% (wegen Urlaub, Krankheit)
• Netto-Arbeitszeit: 40 × 0,8 = 32 Stunden/Woche
• Personalfaktor: 168 / 32 = 5,25

Typische Personalfaktoren

Einflussfaktoren

Anwesenheitsquote

Die Anwesenheitsquote schwankt:

• Saisonal: Mehr Krankheit im Winter, Urlaub im Sommer
• Branchenspezifisch: Höhere Krankheitsquoten in belastenden Berufen
• Altersstruktur: Ältere Belegschaften haben oft höhere Ausfallzeiten

Produktivität

Die Produktivität variiert:

• Nach Tageszeit: Morgens oft höher als abends
• Nach Wochentag: Montags und freitags oft niedriger
• Nach Saison: Hitze oder Dunkelheit senken Produktivität
• Nach Erfahrung: Eingearbeitete Mitarbeiter arbeiten effizienter

Schwankender Bedarf

Der Bedarf kann variieren:

• Saisonal: Weihnachtsgeschäft, Sommerloch
• Wöchentlich: Stoßzeiten, ruhigere Phasen
• Täglich: Mittags mehr Kunden als morgens
• Unvorhersehbar: Auftragseingang, Krisen

Schichtspezifische Berechnung

2-Schicht-System

Berechnung für 2-Schicht-Betrieb:

• 2 Schichten à 8 Stunden
• 5 Tage pro Woche
• 80 Stunden pro Woche zu besetzen

Bei 40h-Woche und 80% Anwesenheit:

• Netto-Kapazität: 32 h/Woche
• Personalfaktor: 80 / 32 = 2,5

3-Schicht-System

Berechnung für 3-Schicht-Betrieb:

• 3 Schichten à 8 Stunden
• 5 Tage pro Woche
• 120 Stunden pro Woche zu besetzen

Bei 40h-Woche und 80% Anwesenheit:

• Netto-Kapazität: 32 h/Woche
• Personalfaktor: 120 / 32 = 3,75

Vollkontinuierlicher Betrieb

Berechnung für 24/7-Betrieb:

• 168 Stunden pro Woche zu besetzen
• Bei 40h-Woche und 80% Anwesenheit:
• Personalfaktor: 168 / 32 = 5,25

Praxisbeispiel

Situation

Ein Produktionsbetrieb möchte den Personalbedarf für eine neue Fertigungslinie berechnen:

• Betriebszeit: 24/7 (vollkontinuierlich)
• Benötigte Arbeitsplätze: 5
• Vertragsarbeitszeit: 38,5 h/Woche
• Historische Anwesenheitsquote: 82%

Berechnung

Schritt 1: Netto-Kapazität berechnen

• 38,5 h × 0,82 = 31,6 h/Woche

Schritt 2: Personalfaktor ermitteln

• 168 h / 31,6 h = 5,32

Schritt 3: Personalbedarf berechnen

• 5 Arbeitsplätze × 5,32 = 26,6 → 27 Mitarbeiter

Schritt 4: Reserve einplanen

• 10% Reserve für Spitzen: 2,7 → 3 zusätzliche Mitarbeiter

Gesamtbedarf: 30 Mitarbeiter

Regelmäßige Überprüfung

Warum überprüfen?

Der Personalbedarf ändert sich durch:

• Veränderte Produktionsziele
• Prozessverbesserungen
• Neue Maschinen/Technologien
• Veränderte Öffnungszeiten
• Schwankende Nachfrage

Wie oft überprüfen?

Empfohlener Rhythmus:

• Jährlich: Grundsätzliche Bedarfsplanung
• Quartalsweise: Anpassung an Saisonalität
• Monatlich: Feinsteuerung bei starken Schwankungen

Häufige Fragen

Fazit

Die korrekte Berechnung des Personalbedarfs ist die Grundlage für eine erfolgreiche Dienstplanung. Mit den richtigen Formeln und Methoden ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter Sie wirklich brauchen – weder zu viele (Kosten) noch zu wenige (Überlastung). Berücksichtigen Sie dabei immer Abwesenheiten und Produktivitätsschwankungen, und überprüfen Sie Ihre Planung regelmäßig.