Unterbesetzung im Dienstplan: Was tun?
Wenn die Schicht nicht besetzt ist – Strategien für den Notfall und die Prävention.
Das Wichtigste in Kürze
- Unterbesetzung hat viele Ursachen
- Kurzfristige und langfristige Lösungen
- Prävention ist besser als Reaktion
- Mitarbeiter nicht ausbrennen
- Qualität darf nicht leiden
Ursachen verstehen
Warum Unterbesetzung entsteht
Typische Gründe:
| Ursache | Häufigkeit |
|---|---|
| Krankmeldung | Sehr häufig |
| Kündigung | Regelmäßig |
| Urlaub schlecht geplant | Vermeidbar |
| Unerwartet hoher Bedarf | Gelegentlich |
| Chronische Unterbesetzung | Strukturell |
Akut vs. strukturell
Unterscheidung wichtig:
- Akut – Plötzlicher Ausfall
- Geplant (schlecht) – Urlaub überlappen
- Saisonal – Hochsaison nicht geplant
- Strukturell – Dauerhaft zu wenig Personal
- Punktuell – Einmalige Spitze
Ausfälle managen
MyTimeTracker zeigt Kapazitäten auf einen Blick – für bessere Planung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Kurzfristige Maßnahmen
Sofort-Optionen
Wenn die Schicht gefährdet ist:
| Maßnahme | Umsetzung |
|---|---|
| Einspringer anfragen | Aus dem Team |
| Schichttausch | Kollegen tauschen |
| Überstunden | Bestehende verlängern |
| Springer-Pool | Dedizierte Einspringer |
| Zeitarbeit | Extern |
Anfrage-Reihenfolge
Wen zuerst fragen:
- Freiwillige im Team – Wer hat Lust/Zeit?
- Springer-Pool – Dafür vorgesehen
- Teilzeitkräfte – Aufstockung möglich?
- Überstunden – Wer kann verlängern?
- Extern – Zeitarbeit, Aushilfen
Überstunden-Grenzen
Was beachten:
| Grenze | Regelung |
|---|---|
| 10h/Tag | Maximum ArbZG |
| 48h/Woche | Im Durchschnitt |
| Ruhezeit | 11h einhalten |
| Zustimmung | MA muss einverstanden sein |
| Ausgleich | In 6 Monaten |
Mittelfristige Lösungen
Springer-Pool aufbauen
Dedizierte Vertretung:
| Element | Umsetzung |
|---|---|
| Rekrutierung | Intern oder extern |
| Qualifikation | Für mehrere Bereiche |
| Verfügbarkeit | Flexibel einsetzbar |
| Vergütung | Attraktiv gestalten |
| Planung | Regelmäßig einsetzen |
Aushilfen-Netzwerk
Externe Ressourcen:
- Identifizieren – Studierende, Rentner, Minijobber
- Qualifizieren – Grundschulung
- Pflegen – Regelmäßiger Kontakt
- Schnell aktivieren – Kurze Wege
- Fair behandeln – Auch bei Aushilfen
Kapazitäten überblicken
MyTimeTracker zeigt, wer wann verfügbar ist – für schnelle Lösungen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Langfristige Prävention
Ausreichend Personal
Strukturell lösen:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Realistische Besetzung | Puffer einplanen |
| Recruiting | Stellen besetzen |
| Attraktivität | MA halten |
| Teilzeit ermöglichen | Mehr Köpfe, weniger Stunden |
Planung verbessern
Lücken vermeiden:
- Vorausschauend – Frühzeitig planen
- Urlaubs-Koordination – Nicht alle gleichzeitig
- Saisonalität – Hochphasen berücksichtigen
- Puffer – Nicht 100% auslasten
- Monitoring – Frühwarnsystem
Arbeitsbedingungen
Krankenstand senken:
| Faktor | Maßnahme |
|---|---|
| Belastung | Reduzieren |
| Wertschätzung | Zeigen |
| Work-Life-Balance | Ermöglichen |
| Betriebsklima | Verbessern |
| Gesundheitsförderung | Anbieten |
Grenzen erkennen
Wann es nicht mehr geht
Alarmzeichen:
| Signal | Bedeutung |
|---|---|
| Dauerhafte Überstunden | Strukturell zu wenig |
| Krankenstand steigt | Überlastung |
| Kündigungen häufen sich | Flucht |
| Qualität sinkt | Gefährlich |
| Kundenbeschwerden | Außenwirkung |
Prioritäten setzen
Was dann:
- Sicherheit – Geht vor
- Kernaufgaben – Was muss sein?
- Qualität – Nicht gefährden
- Mitarbeiter – Nicht ausbrennen
- Kommunikation – Kunden/Gäste informieren
Nein sagen lernen
Manchmal nötig:
| Situation | Option |
|---|---|
| Überbuchung | Ablehnen |
| Zusatzaufträge | Verschieben |
| Öffnungszeiten | Reduzieren |
| Service-Level | Anpassen |
Häufige Fragen
Grundsätzlich: nein. Überstunden brauchen Zustimmung (außer in echten Notfällen). Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung können Flexibilitätsklauseln enthalten. Aber: Wer ständig zwingt, verliert Mitarbeiter. Freiwilligkeit und faire Vergütung sind besser.
Identifizieren Sie Mitarbeiter, die flexibel sind und verschiedene Bereiche beherrschen. Schulen Sie sie breiter. Machen Sie Einspringen attraktiv (Zuschläge, Wunschdienstplan). Externe Springer: Kontakt zu Zeitarbeitsfirmen oder eigener Pool aus Aushilfen, ehemaligen Mitarbeitern.
Das ist ein strukturelles Problem, das nicht mit Einspringen gelöst werden kann. Ursachenanalyse: Warum sind Stellen unbesetzt? Recruiting verstärken, Arbeitsbedingungen verbessern, Vergütung prüfen. Manchmal: Leistungsumfang reduzieren. Dauerhafte Überlastung ist nicht tragbar.
Überstunden begrenzen (gesetzlich und darüber hinaus). Pausen und Ruhezeiten einhalten. Wertschätzung zeigen. Belastung fair verteilen. Rückzugsmöglichkeit: Auch mal Nein sagen dürfen. Regelmäßig nachfragen, wie es geht. Anzeichen für Überlastung ernst nehmen.
Ja, als Unternehmer entscheiden Sie das. Kommunizieren Sie es transparent (Schild, Website). Kurzfristige Schließung bei akutem Ausfall ist zulässig. Dauerhaft reduzierte Zeiten können betriebswirtschaftlich sinnvoller sein als Dauerstress für zu wenig Personal.
Fazit
Unterbesetzung ist ein häufiges Problem – die Lösung liegt in einer Kombination aus kurzfristigen Maßnahmen (Einspringer, Überstunden) und langfristiger Prävention (Springer-Pool, ausreichend Personal, gute Arbeitsbedingungen). Strukturelle Unterbesetzung lässt sich nicht wegmanagen – sie muss an der Wurzel gelöst werden. Mitarbeiter-Gesundheit und Qualität dürfen nicht dauerhaft unter Personalmangel leiden.
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen