Zeiterfassung in der Werbeagentur

Kreativität auf Stundenbasis? So erfassen Agenturen Zeiten fair und effizient.

Das Wichtigste in Kürze

Projektbezogene Erfassung für Kundenabrechnung
Kreativzeit vs. Produktionszeit unterscheiden
Pitches und Akquise separat erfassen
Interne Zeit (Meetings, Admin) nicht vergessen
Basis für Rentabilitätsanalyse

Besonderheiten der Agenturbranche

Typische Arbeitsweise

Was Agenturen ausmacht:

Merkmal	Bedeutung für Zeiterfassung
Projektbasiert	Zuordnung zu Kunden/Projekten
Kreativarbeit	Schwer vorhersagbar
Enge Deadlines	Überstunden häufig
Viele Meetings	Interne Zeit beachten
Pitches	Unbezahlte Akquise

Herausforderungen

Spezifische Schwierigkeiten:

Kreativprozess – Ideen kommen nicht auf Knopfdruck
Multitasking – Mehrere Projekte parallel
Korrekturschleifen – Oft unklar, wer verursacht
All-inclusive-Denken – "Das ist doch schnell gemacht"
Zeitdruck – Erfassung vergessen

Für Kreative gemacht

MyTimeTracker ist intuitiv – perfekt für den schnellen Agenturalltag.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

Kostenlos testen

Zeitkategorien

Was erfassen

Typische Kategorien:

Kategorie	Beispiele
Kundenzeit	Briefing, Konzeption, Design
Interne Zeit	Meetings, Admin, Fortbildung
Akquise	Pitches, Neukundenakquise
Produktion	Reinzeichnung, Programmierung
Beratung	Kundenmeetings, Abstimmung

Projektstruktur

So aufbauen:

Kunde (Mandant) – Firmierung
Projekt (Kampagne/Auftrag) – Name, Budget
Phase – Konzept, Design, Produktion
Aktivität – Was konkret gemacht
Mitarbeiter – Wer hat gearbeitet

Kreativzeit erfassen

Das Dilemma

Kreativität und Stunden:

Problem	Realität
Idee in 5 Minuten	Wert höher als Zeit
8h ohne Ergebnis	Passiert auch
Denkarbeit	Nicht am Schreibtisch
Inspiration	Außerhalb der Agentur

Pragmatische Lösung

Wie handhaben:

Konzeptzeit – Als Block buchen
Denkzeit – Realistisch schätzen
Workshops – Genau erfassen
Nicht alles aufschreiben – Was unter der Dusche kam
Pauschalansätze – Für bestimmte Leistungen

Einfach buchen

MyTimeTracker mit Timer-Funktion – Kreativzeit auf Knopfdruck.

Sofort einsatzbereit
DSGVO-konform
Keine Einrichtung nötig

14 Tage kostenlos testen

Kundenprojekte

Abrechenbare Zeit

Was dem Kunden berechnet wird:

Leistung	Typische Erfassung
Briefing	Ja, direkte Zuordnung
Konzept	Ja, Projektzeit
Design	Ja, Produktionszeit
Korrekturen	Ja, aber unterscheiden
Meetings	Ja, Abstimmungszeit

Nicht abrechenbar

Was intern bleibt:

Pitch (meist) – Investition in Akquise
Interne Abstimmung – Team-Besprechung ohne Kunde
Nacharbeit – Eigene Fehler korrigieren
Fortbildung – Schulungen
Administration – Buchhaltung, Orga

Korrekturschleifen

Das Problem

Wer zahlt:

Situation	Zuordnung
Erste Korrektur	Im Angebot enthalten
Änderungswünsche	Abrechenbar
Eigene Fehler	Intern
Scope Creep	Diskussion

Sauber dokumentieren

Was hilft:

Art der Korrektur – Kundenwunsch vs. Fehler
Zeitstempel – Wann beauftragt
Aufwand – Wie lange gedauert
Nachweis – E-Mail, Protokoll
Kommunikation – Kunde informieren wenn extra

Pitches und Akquise

Unbezahlte Zeit

Trotzdem erfassen:

Grund	Nutzen
Investitionsrechnung	Was kostet Akquise
Erfolgsquote	ROI von Pitches
Ressourcenplanung	Kapazität für Pitches
Preiskalkulation	In Overhead einrechnen

Auswertung

Was analysieren:

Aufwand pro Pitch – Stunden gesamt
Erfolgsquote – Gewonnen vs. verloren
Kosten pro Neukunde – Aufwand / Erfolge
Rentabilität – Folgeumsatz vs. Pitchkosten
Optimierung – Wo Zeit sparen

Team und Rollen

Wer erfasst was

Nach Rolle:

Rolle	Typische Erfassung
Creative Director	Konzept, Beratung
Art Director	Design, Kreation
Texter	Text, Konzept
Grafiker	Produktion, RZ
Account Manager	Beratung, Koordination

Verantwortlichkeit

Wer prüft:

Mitarbeiter – Täglich buchen
Projektleiter – Plausibilität prüfen
Account – Vor Abrechnung kontrollieren
Controlling – Auswertungen erstellen
Geschäftsführung – Rentabilität überwachen

Auswertung und Reporting

Projekt-Rentabilität

Was auswerten:

Kennzahl	Formel
Honorar vs. Aufwand	Umsatz / Kosten
Stundensatz effektiv	Honorar / Stunden
Deckungsbeitrag	Honorar - direkte Kosten
Auslastung	Fakturierte / verfügbare Zeit

Kunde-Profitabilität

Auf Mandantenebene:

Jahresumsatz – Pro Kunde
Jahresaufwand – Stunden aller Projekte
Effektiver Stundensatz – Umsatz / Aufwand
Korrekturaufwand – Wie viel nachgearbeitet
Ranking – Beste/schlechteste Kunden

Häufige Fragen

Pragmatisch, nicht minutengenau. Konzeptphasen können als Block gebucht werden. Wichtiger als Minutengenauigkeit ist die Zuordnung zu Projekten und die Unterscheidung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit. Die Erfahrung zeigt, was realistisch ist.

Trotzdem erfassen, aber als Akquise kategorisieren. So können Sie analysieren, wie viel Pitches kosten und ob sich das lohnt. Die Kosten gehören in den Overhead, der über reguläre Projekte finanziert wird. Erfolglose Pitches sind Teil des Geschäfts.

Klare Vereinbarungen im Angebot: Wie viele Korrekturschleifen sind inklusive? Änderungen über das Briefing hinaus sind extra. Dokumentieren Sie Korrekturwünsche schriftlich. Bei Scope Creep: Frühzeitig ansprechen, nicht erst bei Rechnung.

Erklären Sie den Nutzen: Faire Kalkulation, weniger Überstunden, bessere Projekte. Machen Sie es einfach: Gute Tools, wenig Kategorien, Timer-Funktion. Nicht als Kontrolle verkaufen, sondern als Planungsbasis. Führungskräfte gehen mit Beispiel voran.

Das variiert stark nach Agenturtyp, Standort und Kunden. Kleine Agenturen: 60-90€/h, mittelgroße: 80-130€/h, große Network-Agenturen: 100-200€/h. Entscheidend ist die Kostenstruktur: Gehälter, Miete, Overhead. Der effektiv erreichte Stundensatz (Honorar/Stunden) sollte über den Kosten liegen.

Fazit

Zeiterfassung in der Werbeagentur ist anspruchsvoll, aber unverzichtbar für Rentabilität und faire Kalkulation. Kreativzeit lässt sich nicht minutengenau messen – pragmatische Ansätze sind gefragt. Trennen Sie abrechenbare von interner Zeit, dokumentieren Sie Korrekturschleifen, und erfassen Sie auch Pitches für die Investitionsrechnung. Die Auswertung zeigt, welche Kunden und Projekte sich wirklich lohnen.

Zeiterfassung in der Werbeagentur