Zeiterfassung für Veranstaltungen und Events

Zeiterfassung für Veranstaltungen und Events

Aufbau, Event, Abbau – Zeiterfassung in einer Branche, die nie stillsteht.

Das Wichtigste in Kürze

• Eventbranche: Projektbasiert, unregelmäßig
• Lange Tage bei Events üblich
• Arbeitszeitgesetz gilt trotzdem
• Mobile Erfassung unverzichtbar
• Freie Mitarbeiter einbinden

Besonderheiten der Branche

Was Events anders macht

Herausforderungen:

Wer ist betroffen

Tätigkeitsfelder:

• Veranstaltungstechnik – Ton, Licht, Video
• Messebau – Standaufbau, Dekoration
• Catering – Vor-Ort-Service
• Eventmanagement – Planung, Koordination
• Security – Sicherheitsdienst
• Hostessen/Promoter – Kundenbetreuung

Arbeitszeitrechtliche Herausforderungen

Lange Arbeitstage

Was das Gesetz sagt:

Ausnahmen nutzen

Möglichkeiten:

• § 14 Außergewöhnliche Fälle – Vorübergehend, unvermeidbar
• Tarifvertrag – Kann abweichen
• Ausgleich – Innerhalb von 6 Monaten
• Aber: Grenzen bleiben – Gesundheitsschutz

Dokumentation

Besonders wichtig:

Praktische Umsetzung

Projektzuordnung

Zeit dem Event zuordnen:

Mobile Erfassung

Am Veranstaltungsort:

• App-Check-in – Bei Ankunft stempeln
• Pausenbuchung – Nicht vergessen
• Projektwechsel – Bei mehreren Events
• Check-out – Beim Verlassen
• Offline-Fähigkeit – Auch ohne Netz

Freie Mitarbeiter

Abgrenzung

Wer ist wer:

Freelancer integrieren

Praktische Lösung:

• Separater Zugang – Eigenes Login
• Projektzuordnung – Nur ihre Events
• Stundennachweise – Für Rechnung
• Datenschutz – Nur nötige Daten
• Abrechnung – Export für Rechnung

Scheinselbständigkeit

Achtung:

Spezielle Situationen

Mehrtägige Events

Messe, Festival etc.:

Reisezeit

Zum Veranstaltungsort:

• Anreise vom Büro – Arbeitszeit
• Anreise von zu Hause – Teilweise (minus Pendelzeit)
• Auf dem Event – Alles Arbeitszeit
• Abreise – Wie Anreise
• Übernachtung – Ruhezeit

Nachtarbeit

Oft unvermeidlich:

Häufige Fragen

Fazit

Die Eventbranche ist herausfordernd für die Zeiterfassung: unregelmäßige Zeiten, lange Tage, wechselnde Orte. Das Arbeitszeitgesetz gilt trotzdem – Ausnahmen sind eng begrenzt. Mobile Erfassung mit Projektzuordnung ist der Schlüssel. Freelancer einbinden, aber Scheinselbständigkeit vermeiden. Dokumentation schützt – bei Prüfungen und gegenüber Kunden.