Zeiterfassung in der stationären Pflege

Zeiterfassung in der stationären Pflege

Pflegeheime und stationäre Pflegeeinrichtungen arbeiten rund um die Uhr – und das mit knappem Personal. Zeiterfassung muss hier effizient sein, den Schichtbetrieb abbilden und gleichzeitig Dokumentationspflichten erfüllen.

Das Wichtigste in Kürze

• 24/7-Betrieb erfordert durchgängige Schichtplanung
• Nacht- und Wochenendzuschläge müssen automatisch berechnet werden
• Qualifikationen (Fachkraft, Hilfskraft) beeinflussen die Einsatzplanung
• Pflegeschlüssel und Personalmindestbesetzung nachweisen
• Ruhezeiten bei Schichtwechsel besonders wichtig

Besonderheiten der stationären Pflege

24-Stunden-Betrieb

Herausforderungen:

• Rund-um-die-Uhr-Besetzung erforderlich
• Wechselschichten mit Früh, Spät, Nacht
• Wochenend- und Feiertagsdienste
• Bereitschaftsdienste nachts

Personalknappheit

Auswirkungen auf Zeiterfassung:

• Überstunden sind häufig
• Einspringen bei Krankheit
• Flexible Schichttausche nötig
• Arbeitsbelastung dokumentieren

Qualifikationsmix

Verschiedene Berufsgruppen:

• Examinierte Pflegefachkräfte
• Pflegehelfer
• Alltagsbegleiter
• Betreuungskräfte (§ 43b SGB XI)
• Auszubildende

Schichtmodelle in der Pflege

Typisches Drei-Schicht-System

Übergabezeiten

Überlappung wichtig:

• Schichtübergabe 30 Minuten
• Information über Bewohner
• Dokumentation übergeben
• Besondere Vorkommnisse

Geteilte Dienste

In manchen Einrichtungen:

• Frühschicht + Nachmittagsdienst
• Anpassung an Bewohnerbedürfnisse
• Komplexere Zeiterfassung nötig

Anforderungen an die Zeiterfassung

Grundfunktionen

Unverzichtbar:

• Schichterfassung mit verschiedenen Diensten
• Automatische Zuschlagsberechnung
• Ruhezeitprüfung
• Qualifikationszuordnung

Erweiterte Funktionen

Sehr nützlich:

• Dienstplan-Integration
• Personalbedarfsabgleich
• Einspring-Management
• Ausfallstatistiken

Nachweisfunktionen

Für Prüfungen:

• Personalmindestbesetzung dokumentieren
• Fachkraftquote nachweisen
• Nachtdienstbesetzung belegen

Zuschläge in der Pflege

Nachtarbeitszuschlag

Typisch in AVR/TVöD:

• 20-25% für Nachtarbeit (20:00/21:00 bis 6:00)
• Teils höhere Sätze bei Wechselschicht

Wochenendzuschlag

Samstag:

• Oft 15-20% Zuschlag
• Ab 13:00 Uhr oder ganztägig

Sonntag:

• 25-50% Zuschlag
• Steuerfreier Anteil beachten

Feiertagszuschlag

Typisch:

• 35-100% Zuschlag
• Je nach Feiertag unterschiedlich
• Teils zusätzlich Freizeitausgleich

Wechselschichtzulage

Bei regelmäßigem Wechsel:

• Monatliche Pauschale
• Oder Stundenzuschlag
• Tarifvertraglich geregelt

Ruhezeiten einhalten

11-Stunden-Regel

Gesetzliche Mindestanforderung: Nach Ende der Arbeitszeit mindestens 11 Stunden Ruhe.

Problem in der Pflege:

• Spätdienst endet 22:00 Uhr
• Frühdienst beginnt 6:00 Uhr
• Nur 8 Stunden Ruhezeit!

Verkürzung auf 10 Stunden

§ 5 Abs. 2 ArbZG: In Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen kann die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden.

Bedingung: Ausgleich innerhalb von 4 Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit.

Systemunterstützung

Automatische Prüfung:

• Warnung bei Ruhezeitunterschreitung
• Auch bei Schichttausch
• Dokumentation für Prüfungen

Personalmindestbesetzung

Personalschlüssel

Je nach Bundesland und Pflegegrad: Vorgaben für Fachkraft-Bewohner-Verhältnis.

Beispiel: 1 Fachkraft für 8 Bewohner im Tagdienst.

Nachweispflicht

Zeiterfassung hilft:

• Tatsächliche Besetzung dokumentieren
• Fachkraftanteil nachweisen
• Abweichungen begründen

Auswertungen

Für MDK/Prüfungen:

• Tägliche Besetzung
• Qualifikationsmix
• Nachtdienstbesetzung

Einspringen bei Krankheit

Häufige Situation

Realität in der Pflege:

• Krankmeldung kurzfristig
• Schicht muss besetzt werden
• Jemand muss einspringen

Systemunterstützung

Funktionen:

• Schnelle Verfügbarkeitsabfrage
• Qualifikationsabgleich
• Ruhezeitprüfung vor Anfrage
• Dokumentation der Anfrage/Zusage

Überstundenmanagement

Risiko: Häufiges Einspringen führt zu Überstunden und Erschöpfung.

Auswertung wichtig:

• Wer springt wie oft ein?
• Überstundenverteilung fair?
• Belastungsgrenzen erreicht?

Bereitschaftsdienst nachts

Modelle

Voller Nachtdienst:

• Pflegekraft vor Ort
• Volle Arbeitszeit
• Normale Vergütung + Zuschlag

Bereitschaftsdienst:

• Pflegekraft vor Ort, aber Ruhe möglich
• Anteilige Anrechnung als Arbeitszeit
• Reduzierte Vergütung für Bereitschaftszeit

Zeiterfassung bei Bereitschaft

Erfassen:

• Beginn und Ende der Bereitschaft
• Tatsächliche Einsätze
• Ruhezeiten während der Bereitschaft

Vergütungsmodelle

Nach AVR/TVöD:

• Stufe I: 60% als Arbeitszeit (geringe Inanspruchnahme)
• Stufe II: 75% als Arbeitszeit (mittlere Inanspruchnahme)
• Stufe III: 90% als Arbeitszeit (hohe Inanspruchnahme)

Dokumentation und Pflege

Zeiterfassung vs. Pflegedokumentation

Zwei verschiedene Dinge:

• Zeiterfassung: Arbeitszeit des Mitarbeiters
• Pflegedokumentation: Leistungen am Bewohner

Aber Zusammenhang: Arbeitszeit sollte für Pflegeleistungen ausreichen.

Keine Doppelerfassung

Effizient arbeiten:

• Zeiterfassung am Terminal oder App
• Pflegedokumentation separat
• Keine redundante Eingabe

Hardware-Optionen

Stationäre Terminals

Platzierung:

• Eingangsbereich (nach Umkleide)
• Auf jeder Station
• Oder zentral

Anforderungen:

• Robust
• Einfache Bedienung
• Schnelle Erfassung

Mobile Erfassung

Für Pflegekräfte:

• Stempeln auf Station
• Weniger Wege
• Oder als Ergänzung

Nachteile:

• Hygiene (Smartphone)
• Akku-Abhängigkeit
• Private Geräte?

Empfehlung

Für stationäre Pflege: Feste Terminals an zentralen Punkten, ergänzt durch Nachbuchungsmöglichkeit im System.

Tarifverträge und AVR

TVöD-B (Kommunale Träger)

Arbeitszeit:

• 39 Stunden/Woche
• Schichtzulagen nach Anlage E

AVR Caritas/Diakonie

Kirchliche Träger:

• Eigene Arbeitszeitregelungen
• Oft 39 Stunden/Woche
• Spezielle Zuschlagsregelungen

Private Träger

Unterschiedlich:

• Haustarifverträge
• Individuelle Vereinbarungen
• Mindestlohn beachten

Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der stationären Pflege

Fazit

Zeiterfassung in der stationären Pflege muss mit 24/7-Schichtbetrieb, verschiedenen Zuschlägen und knappem Personal umgehen können. Ein gutes System automatisiert die Zuschlagsberechnung, prüft Ruhezeiten und liefert Nachweise für Personalmindestbesetzung. Die Integration mit Dienstplanung spart Zeit und verhindert Konflikte. Investieren Sie in ein System, das die Besonderheiten der Pflege versteht – es entlastet die ohnehin stark beanspruchten Pflegekräfte und die Verwaltung.