Zeiterfassung in der Gastronomie und Hotellerie
Die Gastronomie und Hotellerie gehören zu den Branchen mit den komplexesten Arbeitszeitmodellen: Schichtarbeit, Wochenendarbeit, Saisonspitzen und viele Minijobber. Gerade deshalb ist eine ordentliche Zeiterfassung hier besonders wichtig.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Branche steht unter besonderer Beobachtung der Behörden
- Mindestlohn-Dokumentation ist Pflicht
- Komplexe Schichtmodelle erfordern passende Software
- Viele Minijobber und Aushilfen müssen erfasst werden
- Mobile Lösungen passen zum dynamischen Arbeitsumfeld
Besondere Anforderungen der Branche
Arbeitszeitmodelle
In Gastronomie und Hotellerie finden sich:
- Schichtarbeit (Früh-, Spät-, Nachtschicht)
- Geteilte Dienste (Mittag und Abend)
- Wochenend- und Feiertagsarbeit
- Saisonale Schwankungen
- Viele Teilzeit- und Minijobber
Rechtliche Besonderheiten
| Thema | Regelung |
|---|---|
| Mindestlohn | Dokumentationspflicht nach MiLoG |
| Sonntagsarbeit | In Gastronomie erlaubt |
| Nachtarbeit | Zuschläge und Gesundheitsschutz |
| Ruhezeiten | Ausnahmen möglich (Kürzung auf 10 Std.) |
| Minijobber | Lückenlose Dokumentation |
Kontrollen durch Behörden
Die Gastronomie ist ein Schwerpunkt von:
- Zollkontrollen (Schwarzarbeit, Mindestlohn)
- Gewerbeaufsicht (Arbeitszeit)
- Finanzamt (Bargeschäfte)
Konsequenz: Lückenlose Dokumentation ist unerlässlich.
Zeiterfassung für die Gastronomie
MyTimeTracker ist einfach genug für alle Mitarbeiter – inklusive Aushilfen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Mindestlohn-Dokumentation
Was muss dokumentiert werden?
Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG):
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung
Für wen gilt die Pflicht?
Dokumentationspflicht für:
- Minijobber (alle Branchen)
- Beschäftigte in MiLoG-Branchen (inkl. Gastronomie)
- Kurzfristig Beschäftigte
Aufbewahrungspflicht
- Mindestens 2 Jahre aufbewahren
- Am Ort der Beschäftigung (oder digital verfügbar)
- Für Kontrollen bereithalten
Schichtplanung und Zeiterfassung
Integration wichtig
Schichtplanung und Zeiterfassung sollten zusammenarbeiten:
- Soll: Geplante Schichten
- Ist: Tatsächlich gearbeitete Zeit
- Abgleich: Abweichungen erkennen
Typische Schichtmodelle
| Modell | Beschreibung |
|---|---|
| Geteilter Dienst | Mittag + Abend mit Pause dazwischen |
| Durchgehende Schicht | 8-10 Stunden am Stück |
| Früh-/Spätschicht | Klassisches Wechselmodell |
| Event-Schicht | Variable Einsätze bei Veranstaltungen |
Soll-Ist-Abgleich
Automatischer Vergleich zeigt:
- Wer kam früher/später als geplant?
- Wer hat länger gearbeitet?
- Welche Schichten wurden getauscht?
Praktische Umsetzung
Terminal-Lösung
Stationäres Terminal im Betrieb:
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Ein Gerät für alle | Stau beim Stempeln |
| Keine privaten Geräte | Standortgebunden |
| Gut kontrollierbar | Vergessen möglich |
Gut geeignet für: Restaurants, Hotels mit festem Standort
App-Lösung
Smartphone-App:
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Flexibel | Privates Gerät nötig |
| Ortsunabhängig | Kann vergessen werden |
| Sofortige Erfassung | Datenschutz beachten |
Gut geeignet für: Catering, Events, flexible Einsätze
Kombinierte Lösung
- Terminal im Restaurant/Hotel
- App für Außeneinsätze (Catering, Events)
- Daten werden zusammengeführt
Schichtplanung + Zeiterfassung
MyTimeTracker verbindet beides – für reibungslose Abläufe im Gastgewerbe.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Minijobber und Aushilfen
Besondere Dokumentationspflicht
Für Minijobber gilt:
- Zeiterfassung ist Pflicht (MiLoG)
- Auch bei Vertrauensarbeitszeit
- Aufbewahrung mindestens 2 Jahre
Einfache Erfassung ermöglichen
Aushilfen sind oft nicht technikaffin:
- Einfachste Bedienung
- Kurze Einweisung
- Ggf. Terminal statt App
Stundenkontingent überwachen
Bei Minijobs wichtig:
- 520-Euro-Grenze nicht überschreiten
- Stunden im Blick behalten
- Rechtzeitig warnen
Trinkgeld und Arbeitszeit
Trinkgeld-Abrechnung
Trinkgeld ist keine Arbeitszeit, aber:
- Verteilungszeit kann Arbeitszeit sein
- Dokumentation der Trinkgeldverteilung separat
Saubere Trennung
Zeiterfassung erfasst Arbeitszeit – Trinkgeld wird separat gehandhabt.
Saisonale Schwankungen
Hochsaison managen
In der Hochsaison:
- Mehr Personal
- Längere Schichten
- Mehr Überstunden
Zeiterfassung hilft:
- Überstunden dokumentieren
- Gesetzliche Grenzen einhalten
- Ausgleichszeiten planen
Nebensaison
In ruhigen Zeiten:
- Reduzierte Stunden
- Überstundenabbau
- Arbeitszeitkonten nutzen
Auswertungen für die Branche
Relevante Kennzahlen
| Kennzahl | Nutzen |
|---|---|
| Personalkosten/Umsatz | Effizienz messen |
| Stunden pro Schicht | Planung optimieren |
| Überstundenquote | Belastung erkennen |
| Krankheitsquote | Probleme identifizieren |
Kostenrechnung
Arbeitszeit pro Bereich:
- Service
- Küche
- Housekeeping
- Administration
Häufige Fragen
Fazit
Die Gastronomie und Hotellerie haben besonders hohe Anforderungen an die Zeiterfassung – viele Mitarbeitertypen, komplexe Schichten und strenge Dokumentationspflichten. Eine digitale Lösung, die einfach zu bedienen ist und mit der Schichtplanung zusammenarbeitet, ist die beste Antwort. Sie schützt vor Bußgeldern, schafft Transparenz und spart Zeit bei der Verwaltung.
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