Zeiterfassung in Fitnessstudios und Sporteinrichtungen
Kurszeiten, Betreuung, Thekenarbeit – wie erfasst man die vielfältigen Aufgaben?
Das Wichtigste in Kürze
- Vielfältige Tätigkeiten in einem Betrieb
- Kurszeiten oft kürzer als Arbeitszeit
- Viele Teilzeit- und Minijobber
- Öffnungszeiten früh bis spät
- Saisonale Schwankungen
Besonderheiten der Branche
Typische Rollen
Verschiedene Aufgaben:
| Rolle | Typische Tätigkeit |
|---|---|
| Trainer/in | Betreuung, Kurse |
| Servicekraft | Empfang, Getränke |
| Reinigung | Hygiene, Sauberkeit |
| Studiokoordination | Organisation |
| Kursleiter/in | Feste Kurszeiten |
Arbeitszeit-Herausforderungen
Typische Schwierigkeiten:
- Lange Öffnungszeiten – Oft 6-23 Uhr
- Kurse ≠ Arbeitszeit – Auch Vor-/Nachbereitung
- Viele Teilzeitkräfte – Komplexe Einsatzplanung
- Geteilte Dienste – Morgens und abends
- Wechselnde Einsätze – Verschiedene Standorte
Fitnessstudio-Zeiterfassung
MyTimeTracker für vielfältige Einsatzzeiten.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Was zur Arbeitszeit zählt
Kurse und Betreuung
Nicht nur die Kurszeit:
| Tätigkeit | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Kurs halten | Ja |
| Kursvorbereitung | Ja |
| Nachbereitung/Aufräumen | Ja |
| Mitgliedergespräche | Ja |
| Trainingspläne erstellen | Ja |
| Administrative Aufgaben | Ja |
Bereitschaft
Wenn wenig los ist:
- Anwesenheit – Immer Arbeitszeit
- Wenig Mitglieder – Trotzdem Arbeitszeit
- Wartezeit – Wenn vor Ort, dann Arbeitszeit
- Weiterbildung – Wenn angeordnet: Arbeitszeit
- Ausnahme – Echte Rufbereitschaft (selten)
Praktische Umsetzung
Erfassungsmethoden
Was funktioniert:
| Methode | Geeignet für |
|---|---|
| Terminal | Empfangsbereich |
| App | Trainer, mobile Einsätze |
| Kursplan-Integration | Kursleiter |
| Kombiniert | Unterschiedliche Rollen |
Was erfassen
Mindestens:
- Arbeitsbeginn – Auch Vorbereitung
- Arbeitsende – Auch Nachbereitung
- Pausen – Zwischen Kursen?
- Standort – Bei mehreren Studios
- Tätigkeit – Optional: Kurs, Betreuung, Service
Einfache Erfassung
MyTimeTracker: App für Trainer, Terminal für Service.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Geteilte Dienste
Die Herausforderung
Typisches Muster:
| Schicht | Uhrzeit | Besonderheit |
|---|---|---|
| Frühschicht | 6:00-10:00 | Öffnung, Frühsport |
| Zwischenzeit | 10:00-16:00 | Frei oder nur Abruf |
| Spätschicht | 16:00-22:00 | Hauptbetrieb, Kurse |
Rechtliche Einordnung
Was gilt:
- Zwei Arbeitsblöcke – Morgens + Abends
- Zwischenzeit – Keine Arbeitszeit wenn frei
- Ruhezeit – 11h zwischen zwei Tagen, nicht zwischen Schichten
- Höchstarbeitszeit – Beide Blöcke zusammen zählen
- Vereinbarung – Muss im Vertrag stehen
Minijobs und Teilzeit
Besonderheiten
Häufig im Fitnessbereich:
| Aspekt | Regelung |
|---|---|
| Minijob | Zeiterfassung Pflicht |
| MiLoG | Dokumentation 7 Tage |
| 520€-Grenze | Stunden beachten |
| Teilzeit | Gleiche Erfassungspflicht |
| Mehrere Jobs | Zusammenrechnung |
Stundenkonten
Flexibilität ermöglichen:
- Vertragsarbeitszeit – z.B. 20h/Woche
- Schwankungen – Mal mehr, mal weniger
- Ausgleich – Über Zeitraum (z.B. Monat)
- Grenzen – Max. Plus/Minus definieren
- Abrechnung – Monatlich prüfen
Kursleiter extern
Freiberufler oder Angestellt?
Abgrenzung:
| Kriterium | Angestellt | Freiberuflich |
|---|---|---|
| Weisungsgebunden | Ja | Nein |
| Feste Zeiten | Vom AG vorgegeben | Selbst bestimmt |
| Eigenes Equipment | Nein | Oft ja |
| Mehrere Studios | Eher nicht | Typisch |
| Zeiterfassung | Durch AG | Eigenverantwortung |
Häufige Fragen
Wenn Sie im Studio bleiben und für andere Aufgaben verfügbar sind: Ja. Wenn Sie das Studio verlassen können und frei über die Zeit verfügen: Nein. Entscheidend ist, ob Sie weisungsgebunden sind. Kurze Pausen (30-60 Min.) sind meist Arbeitszeit.
Ja, wenn sie zur Arbeitszeit gehört (was sie meist tut). Musik zusammenstellen, Raum vorbereiten, Equipment prüfen – das ist Arbeitszeit und muss erfasst werden. Besprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wie viel Zeit eingeplant wird.
Per App mit Standortwahl oder separate Buchung pro Einsatzort. Fahrzeit zwischen Standorten während der Arbeitszeit ist auch Arbeitszeit. Die Erfassung sollte den Wechsel abbilden können – die meisten Systeme haben dafür Lösungen.
Wenn Sie bereits im Studio sind und der Kurs kurzfristig ausfällt, ist die geplante Arbeitszeit trotzdem vergütet. Sie können für andere Aufgaben eingesetzt werden. Bei langfristig abgesagten Kursen greift die vertragliche Regelung.
Echte Freiberufler (Selbstständige) müssen keine Zeiterfassung für den Auftraggeber führen – sie rechnen nach Kurs oder Stundensatz ab. Aber Vorsicht: Wenn jemand nur auf dem Papier selbstständig ist, kann Scheinselbstständigkeit vorliegen.
Fazit
Fitnessstudios haben durch vielfältige Rollen, lange Öffnungszeiten und viele Teilzeitkräfte besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Wichtig: Auch Kursvorbereitung und -nachbereitung ist Arbeitszeit, nicht nur der Kurs selbst. Die Kombination aus Terminal am Empfang und App für mobile Trainer deckt die meisten Szenarien ab. Bei geteilten Diensten und Minijobs ist besondere Sorgfalt bei der Dokumentation nötig.
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