Zeiterfassung in der Eventbranche
Events bedeuten lange Tage, wechselnde Teams und Projekte unter Zeitdruck. Wie erfasst man Arbeitszeiten, wenn jeder Tag anders ist?
Das Wichtigste in Kürze
- Projektbezogene Erfassung für Kalkulation
- Mobile Zeiterfassung am Event-Ort
- ArbZG-Ausnahmen kennen und nutzen
- Pausen trotz Stress dokumentieren
- Freelancer separat erfassen
Besondere Anforderungen
Die Branche
Event und Veranstaltung ist geprägt von:
| Merkmal | Auswirkung auf Zeiterfassung |
|---|---|
| Projektarbeit | Jedes Event = eigenes Projekt |
| Lange Event-Tage | 12-16 Stunden keine Seltenheit |
| Wechselnde Teams | Freelancer, Aushilfen |
| Verschiedene Orte | Mobile Erfassung nötig |
| Phasen | Ruhig (Planung) vs. intensiv (Produktion) |
Typischer Event-Zyklus
Arbeitsbelastung über den Projektverlauf:
- Akquise/Planung: Normal (8h/Tag)
- Vorbereitung: Ansteigend (9-10h/Tag)
- Aufbau: Intensiv (10-14h/Tag)
- Event: Sehr intensiv (12-16h/Tag)
- Abbau: Intensiv (10-14h/Tag)
- Nachbereitung: Normal (8h/Tag)
Projektbezogene Zeiterfassung
Warum Projekte?
Jedes Event als Projekt erfassen ermöglicht:
| Nutzen | Beschreibung |
|---|---|
| Nachkalkulation | War das Event profitabel? |
| Angebotskalkulation | Bessere Schätzungen für zukünftige Events |
| Kostenverteilung | Welche Phase kostet wie viel? |
| Kundenabrechnung | Transparenter Stundennachweis |
Projektstruktur
Empfohlene Gliederung:
- Kundenname: Firma XYZ
- Event: Jubiläumsfeier 2026 – Planung & Konzeption
- Technik
- Dekoration
- Catering-Koordination
- Auf- und Abbau
- Event-Tag
- Status: Abgeschlossen
Tätigkeiten unterscheiden
Kategorien für genauere Auswertung:
| Kategorie | Beispiel |
|---|---|
| Planung | Konzept, Kundengespräche |
| Produktion | Grafik, Content |
| Technik | Ton, Licht, Video |
| Logistik | Transport, Aufbau |
| Vor Ort | Event-Betreuung |
Event-Projekte erfassen
MyTimeTracker mit projektbezogener Zeiterfassung – ideal für Events.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Mobile Erfassung
Am Event-Ort stempeln
Anforderungen an das System:
| Anforderung | Lösung |
|---|---|
| Kein fester Arbeitsplatz | App-basierte Erfassung |
| Wechselnde Locations | Standort-unabhängig |
| Lange Tage | Einfache Bedienung |
| Pausen unterwegs | Flexibles Pausensystem |
Offline-Fähigkeit
Auf Events oft wichtig:
- Nicht überall WLAN/Netz
- Große Messehallen = schlechter Empfang
- Daten lokal speichern
- Später synchronisieren
Team-Erfassung
Wenn viele Menschen gleichzeitig arbeiten:
- Teamleiter erfasst Anwesenheit
- Oder: Jeder stempelt selbst
- Check-in/Check-out am Veranstaltungsort
- Tagesabschluss mit Prüfung
Arbeitszeitgesetz und Events
Grundregeln
Auch für Events gilt:
| Regel | Standard |
|---|---|
| Max. Arbeitszeit | 10 Stunden/Tag |
| Ruhezeit | 11 Stunden zwischen Schichten |
| Pausen | Ab 6h: 30 Min, ab 9h: 45 Min |
Ausnahmeregelungen
Das ArbZG kennt Ausnahmen:
- § 14 ArbZG: Außergewöhnliche Fälle – Unvorhersehbare Ereignisse
- Erfordert Nachholung der Ruhezeit
- Tarifvertragliche Regelungen – In manchen Branchen üblich
- Behördliche Genehmigung – Für spezielle Veranstaltungen
Praxistipps
Wie mit langen Event-Tagen umgehen:
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| 12h-Tag nötig | Ausgleich innerhalb 6 Monaten |
| Nachtarbeit | Zuschläge dokumentieren |
| Kurze Pause | Mindestens 15 Min einhalten |
| Wenig Ruhezeit | Nachholen, dokumentieren |
Compliance sicherstellen
MyTimeTracker warnt bei Arbeitszeitüberschreitungen.
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- Keine Einrichtung nötig
Freelancer und Aushilfen
Unterschiedliche Erfassung
| Beschäftigungsart | Zeiterfassung |
|---|---|
| Festangestellte | Volle Pflicht |
| Minijobber | Dokumentationspflicht |
| Freelancer | Nur für interne Kalkulation |
| Kurzfristige Beschäftigte | Stundennachweis |
Freelancer-Stunden
Wichtig für die Kalkulation:
- Stunden dokumentieren
- Rechnung abgleichen
- Projektkosten vollständig erfassen
- Aber: Keine ArbZG-Pflicht
Aushilfen richtig erfassen
Bei kurzfristigen Aushilfen:
- Personalien erfassen
- Arbeitszeiten dokumentieren
- Mindestlohn sicherstellen
- Bei 520€-Job: Stundenaufzeichnung
- Lohnabrechnung korrekt erstellen
Auf- und Abbau
Besondere Situation
Auf- und Abbau-Phasen sind speziell:
| Merkmal | Herausforderung |
|---|---|
| Früher Start | Oft vor 6 Uhr morgens |
| Später Abbau | Oft nach Mitternacht |
| Körperliche Arbeit | Pausenregelung wichtig |
| Teamarbeit | Koordination nötig |
Schichtmodelle
Empfehlenswert bei langen Aufbauten:
| Schicht | Zeit | Team |
|---|---|---|
| Früh | 06:00-14:00 | Team A |
| Spät | 14:00-22:00 | Team B |
| Überlappung | 12:00-14:00 | Übergabe |
Dokumentation
Was erfasst werden sollte:
- Start der Arbeit
- Pausen (auch kurze)
- Ende der Arbeit
- Tätigkeitsbereich
- Besondere Vorkommnisse
Pausen dokumentieren
Warum wichtig?
Gerade bei Events oft vergessen:
| Problem | Konsequenz |
|---|---|
| Keine Pausendokumentation | ArbZG-Verstoß |
| Zu kurze Pausen | Gesundheitsrisiko |
| Durcharbeiten | Unfallgefahr steigt |
Praktische Umsetzung
Pausen auch bei Events:
- Feste Pausenzeiten definieren
- Ablösung organisieren
- Pausen aktiv einfordern
- Im System dokumentieren
- Führungskräfte als Vorbild
Auswertung und Kalkulation
Nach dem Event
Wichtige Analysen:
| Auswertung | Erkenntnisgewinn |
|---|---|
| Ist vs. Soll | War die Kalkulation richtig? |
| Phase | Welche Phase war aufwändiger als gedacht? |
| Mitarbeiter | Wer war wie lange im Einsatz? |
| Kosten | Was hat das Event wirklich gekostet? |
Für zukünftige Events
Lernen aus den Daten:
- Kalkulation anpassen
- Bessere Planung
- Effizientere Prozesse
- Realistische Angebote
Häufige Fragen
Grundsätzlich ist die maximale Arbeitszeit 10 Stunden pro Tag. In außergewöhnlichen Fällen (§ 14 ArbZG) ist eine Überschreitung möglich, muss aber ausgeglichen werden. Dokumentieren Sie solche Ausnahmen sorgfältig.
Mit einer mobilen App, die auch offline funktioniert. Mitarbeiter stempeln per Smartphone. Alternativ: Teamleiter erfasst Anwesenheiten zentral. Wichtig: System muss robust und einfach sein.
Für das Arbeitszeitgesetz nicht, da Freelancer keine Arbeitnehmer sind. Für Ihre Projektkalkulation und Rechnungsprüfung ist eine Dokumentation aber sehr sinnvoll.
Reisezeit vom Wohnort zum Einsatzort ist normalerweise keine Arbeitszeit. Reisen während der Arbeitszeit (z.B. Materialtransport) zählen als Arbeitszeit. Bei ungewöhnlich weiten Anreisen sollten Sie eine Regelung treffen.
Erfassen Sie die genauen Uhrzeiten. Nachtarbeit (zwischen 23 und 6 Uhr) unterliegt besonderen Regeln: Gesundheitsuntersuchungen, ggf. Zuschläge. Dokumentieren Sie transparent für etwaige Prüfungen.
Fazit
Zeiterfassung in der Eventbranche erfordert Flexibilität: Mobile Erfassung für wechselnde Locations, projektbezogene Buchung für Kalkulation, und Verständnis für die Arbeitszeitgesetz-Grenzen bei langen Event-Tagen. Ein gutes System macht die Erfassung auch unter Stress einfach – und liefert wertvolle Daten für die Nachkalkulation.
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