Sonderurlaub: Anlässe und Regelungen

Besondere Ereignisse – besondere Freistellung. Aber nicht immer.

Das Wichtigste in Kürze

Sonderurlaub = bezahlte Freistellung bei besonderen Anlässen
Gesetzlicher Anspruch nur in wenigen Fällen
Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag regelt mehr
Muss beantragt werden
Im System separat erfassen

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Rechtliche Grundlage

Gesetzlicher Anspruch

Was § 616 BGB sagt:

Voraussetzung	Inhalt
Persönlicher Grund	Nicht verschuldet
Verhältnismäßig kurz	Wenige Tage
Unabwendbar	Kann nicht anders
Nicht ausgeschlossen	Im Vertrag möglich

Tarifvertragliche Regelungen

Oft mehr:

Konkrete Anlässe – Welche Events
Anzahl Tage – Wie viele pro Anlass
Voraussetzungen – Nachweis nötig?
Geltungsbereich – Alle oder bestimmte MA
Mehr als Gesetz – Meist großzügiger

Arbeitsvertragliche Regelung

Was im Vertrag stehen kann:

Möglichkeit	Beschreibung
Ausschluss § 616	Kein gesetzlicher Anspruch
Konkrete Anlässe	Liste der Anlässe
Pauschale Regelung	X Tage pro Jahr
Betriebsvereinbarung	Verweis

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Typische Anlässe

Familienereignisse

Was üblich ist:

Anlass	Typische Dauer
Eigene Hochzeit	1-2 Tage
Geburt eines Kindes	1-2 Tage
Hochzeit des Kindes	1 Tag
Silberne Hochzeit	1 Tag

Trauerfälle

Bei Todesfall:

Ehepartner/Kind – 2-3 Tage
Eltern – 1-2 Tage
Geschwister – 1 Tag
Schwiegereltern – 1 Tag (oft)
Entfernte Verwandte – Meist kein Anspruch

Sonstige Anlässe

Was noch vorkommt:

Anlass	Typische Dauer
Umzug	0-1 Tag
Arztbesuch	Während Arbeitszeit
Prüfung	Nach Vereinbarung
Betriebsjubiläum	1 Tag
Schwere Erkrankung Angehöriger	Nach Situation

Typische Regelungen

Nach Tarifvertrag

Beispiel öffentlicher Dienst (TVöD):

Anlass	Tage
Eigene Hochzeit	1
Geburt Kind	1
Tod Ehepartner/Kind	2
Tod Eltern/Schwiegereltern	2
Umzug (dienstlich)	1

Ohne Tarifvertrag

Orientierung:

Hochzeit – 1 Tag (oft kulanz)
Geburt – 1 Tag (oft kulanz)
Todesfall nah – 1-2 Tage
Umzug – Meist unbezahlt
Arzt – Soweit nötig

Abwesenheiten korrekt erfassen

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Antrag und Nachweis

Antrag stellen

Wie beantragen:

Schritt	Beschreibung
Rechtzeitig	So früh wie möglich
Schriftlich	Oder im System
Anlass nennen	Was ist der Grund
Tage nennen	Wie viele
Nachweis	Wenn gefordert

Nachweise

Was vorgelegt werden kann:

Hochzeit – Heiratsurkunde (nachträglich)
Geburt – Geburtsurkunde
Todesfall – Sterbeurkunde
Umzug – Meldebescheinigung
Arzt – Bescheinigung (Termin)

Im Zeiterfassungssystem

Erfassung

Wie buchen:

Element	Umsetzung
Eigene Kategorie	"Sonderurlaub"
Nicht vom Urlaubskonto	Getrennt führen
Anlass vermerken	Welcher Grund
Genehmigung	Wie bei Urlaub

Auswertung

Was auswerten:

Pro Mitarbeiter – Wie viele Tage genommen
Pro Anlass – Welche Anlässe häufig
Gesamt – Volumen im Unternehmen
Budget – Falls kontingentiert

Sonderfälle

Wenn kein Anspruch

Was dann:

Option	Beschreibung
Unbezahlter Urlaub	Freistellung ohne Entgelt
Normaler Urlaub	Vom Urlaubskonto
Überstunden abbauen	Wenn vorhanden
Kulanz	Arbeitgeber-Entscheidung

Arztbesuche

Besondere Regelung:

Grundsätzlich – Freizeit nutzen
Wenn nicht möglich – Während Arbeitszeit erlaubt
Notfall – Immer möglich
Vergütung – Für nötige Zeit ja
Nachweis – Kann verlangt werden

Ehrenamt

Was gilt:

Ehrenamt	Freistellung
Freiwillige Feuerwehr	Ja, gesetzlich
THW	Ja, gesetzlich
Schöffe	Ja, gesetzlich
Sonstiges	Meist unbezahlt

Häufige Fragen

Nicht automatisch. § 616 BGB gibt einen Rahmen, kann aber im Arbeitsvertrag ausgeschlossen sein. Prüfen Sie: Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung. Oft gibt es Regelungen, aber nicht immer. Im Zweifel: rechtzeitig nachfragen.

Wenn ein Anspruch besteht (Gesetz, Tarifvertrag, Vertrag): nein. Wenn kein Anspruch besteht: ja. Bei gesetzlichem Anspruch (§ 616 BGB) kann der Arbeitgeber nicht ablehnen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Kulanz-Regelungen liegt es im Ermessen des Arbeitgebers.

Nein, Sonderurlaub ist zusätzlich zum regulären Erholungsurlaub. Er wird bezahlt, aber nicht vom Urlaubskontingent abgezogen. Im Zeiterfassungssystem sollte Sonderurlaub als eigene Kategorie erfasst werden, nicht als normaler Urlaub.

Das hängt von Ihrer Regelung ab. Ohne spezielle Regelung gilt § 616 BGB: verhältnismäßig kurze Zeit, bei nahen Angehörigen üblicherweise 1-2 Tage für Trauerfeier/Beerdigung. Tarifverträge regeln oft mehr. Prüfen Sie Ihre Vereinbarungen.

Der Arbeitgeber kann einen Nachweis verlangen – und tut das oft. Bei Hochzeit, Geburt, Todesfall: entsprechende Urkunde. Bei Umzug: Meldebescheinigung. Bei Arztbesuch: Bescheinigung über den Termin. Bewahren Sie Nachweise auf, falls nachgefragt wird.

Fazit

Sonderurlaub ist bezahlte Freistellung für besondere Anlässe – aber kein automatischer Anspruch. Prüfen Sie Tarifvertrag, Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung. Bei Hochzeit, Geburt und Todesfall naher Angehöriger gibt es meist Regelungen. Beantragen Sie rechtzeitig und halten Sie Nachweise bereit. Im Zeiterfassungssystem Sonderurlaub separat erfassen – nicht vom Urlaubskonto abziehen.

Sonderurlaub: Anlässe und Regelungen