Elektronische Krankmeldung (eAU): Was Arbeitgeber wissen müssen

Elektronische Krankmeldung (eAU): Was Arbeitgeber wissen müssen

Seit 2023 ist der gelbe Schein Geschichte. Arbeitgeber rufen Krankmeldungen elektronisch bei der Krankenkasse ab. Was das für Ihre Prozesse bedeutet und wie Sie die eAU effizient managen.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 01.01.2023 ist die eAU für alle Arbeitgeber verpflichtend
• Arbeitnehmer müssen keine AU-Bescheinigung mehr vorlegen
• Arbeitgeber rufen die Daten bei der Krankenkasse ab
• Die Meldepflicht des Arbeitnehmers bleibt bestehen
• Integration in HR-Software automatisiert den Prozess

Was ist die eAU?

Definition

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den gelben Schein. Ärzte übermitteln die AU-Daten digital an die Krankenkasse, und Arbeitgeber rufen sie dort ab.

Der neue Prozess

Früher (gelber Schein):

Arzt → Papier-AU → Arbeitnehmer → Arbeitgeber

Heute (eAU):

Arzt → Krankenkasse (digital) ← Arbeitgeber (Abruf)

Zeitlicher Ablauf

Pflichten im eAU-Verfahren

Pflichten des Arbeitnehmers

Meldepflicht:

• Unverzüglich über Arbeitsunfähigkeit informieren
• Voraussichtliche Dauer mitteilen
• Bei Verlängerung erneut informieren

Arztbesuch:

• Spätestens am 4. Kalendertag (oder nach Arbeitsvertrag früher)
• Arzt stellt Diagnose und übermittelt eAU

Nicht mehr nötig:

• Papierbescheinigung an Arbeitgeber senden
• Kopie an Krankenkasse schicken

Pflichten des Arbeitgebers

Abruf der eAU:

• Aktiv bei der Krankenkasse abrufen
• Erst nach Meldung durch Arbeitnehmer
• Technische Voraussetzungen schaffen

Datenschutz:

• Nur berechtigte Mitarbeiter dürfen abrufen
• Daten geschützt aufbewahren
• Zweckbindung beachten

Dokumentation:

• Abruf und Ergebnis dokumentieren
• Für Entgeltfortzahlung aufbewahren

Pflichten des Arztes

• eAU spätestens am Tag der Feststellung übermitteln
• Korrektur bei Fehlern
• Technische Anbindung sicherstellen

Technische Umsetzung

Abrufverfahren

Optionen:

1. Entgeltabrechnungssoftware (z.B. DATEV, Lexware)
2. SV-Meldeportal (sv.net)
3. Zertifizierte Dienstleister

Ablauf:

1. Arbeitnehmer-Daten eingeben (Name, SV-Nummer)
2. Anfrage an Krankenkasse senden
3. Antwort innerhalb von 3 Werktagen
4. Daten in HR-System übernehmen

Daten in der eAU

Übermittelte Informationen:

• Name und Versichertennummer
• Beginn der Arbeitsunfähigkeit
• Voraussichtliches Ende
• Kennzeichen für Erst- oder Folgebescheinigung
• Kennzeichen für Arbeitsunfall

Nicht übermittelt:

• Diagnose (wichtig für Datenschutz)
• Behandelnder Arzt
• Medizinische Details

Integration in HR-Software

Vorteile:

• Automatischer Abruf bei Krankmeldung
• Direkte Übernahme in Personalakte
• Automatische Entgeltfortzahlungsberechnung
• Keine manuelle Dateneingabe

Anforderungen:

• Zertifizierte Schnittstelle
• Datenschutzkonforme Verarbeitung
• Revisionssichere Speicherung

Sonderfälle

Minijobber

Besonderheit:

• eAU-Verfahren gilt auch für Minijobber
• Abruf über Minijob-Zentrale

Hinweis: Bei kurzfristig Beschäftigten ohne Krankenversicherungspflicht ist das Verfahren eingeschränkt.

Privatversicherte

Aktueller Stand:

• eAU gilt nur für gesetzlich Versicherte
• Privatversicherte erhalten weiterhin Papierbescheinigung
• Arbeitgeber muss beide Verfahren handhaben

Auslandskrankmeldung

Regelung:

• eAU funktioniert nur bei deutschen Ärzten
• Bei Erkrankung im Ausland: Papierbescheinigung
• Arbeitnehmer muss sich selbst um Nachweis kümmern

Kind krank

Kinderkrankengeld:

• Separates Verfahren
• eAU für Kinderkrankengeld über Krankenkasse
• Arbeitgeber kann Daten abrufen

Häufige Probleme und Lösungen

Problem 1: Daten nicht verfügbar

Ursachen:

• Arzt hat noch nicht übermittelt
• Technische Störung
• Falsche Versichertennummer

Lösung:

• Später erneut abrufen
• Arbeitnehmer informieren
• Im Zweifelsfall Papiernachweis anfordern

Problem 2: Daten fehlerhaft

Ursachen:

• Tippfehler beim Arzt
• Falsche Datumsangabe
• Verwechslung

Lösung:

• Arbeitnehmer kontaktiert Arzt
• Arzt korrigiert und übermittelt erneut
• Dokumentieren

Problem 3: Arbeitnehmer meldet sich nicht

Situation: Arbeitnehmer erscheint nicht, keine Krankmeldung.

Vorgehen:

• Kontaktversuch
• Wenn erfolglos: Abmahnung möglich
• eAU-Abruf nur nach Krankmeldung sinnvoll

Problem 4: Langzeiterkrankung

Folgebescheinigungen:

• Arbeitnehmer muss weiterhin informieren
• Jede Verlängerung wird als separate eAU übermittelt
• Arbeitgeber ruft regelmäßig ab

Auswirkungen auf HR-Prozesse

Entgeltfortzahlung

Berechnung:

• Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung
• eAU als Nachweis für Beginn und Dauer
• Automatische Berechnung möglich

Wartefrist:

• Bei neuen Mitarbeitern: 4 Wochen Wartezeit
• System muss Beschäftigungsdauer prüfen

Abwesenheitsmanagement

Prozessanpassung:

• Krankmeldung durch Arbeitnehmer
• Trigger für eAU-Abruf
• Automatische Erfassung im System

Übersicht:

• Krankenstand in Echtzeit
• Historische Daten verfügbar
• Reporting erleichtert

Fehlzeitenanalyse

Möglichkeiten:

• Krankenquote pro Abteilung
• Saisonale Muster erkennen
• Langzeiterkrankungen im Blick

Datenschutz beachten:

• Keine Diagnosen verfügbar
• Aggregierte Auswertungen
• Individuelle Daten geschützt

Datenschutz und Compliance

DSGVO-Anforderungen

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsverhältnis)
• § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz)

Maßnahmen:

• Zugriffsberechtigung nur für HR
• Verschlüsselte Übertragung
• Löschung nach Aufbewahrungsfrist

Aufbewahrungsfristen

Mitarbeiterinformation

Transparenzpflicht:

• Information über eAU-Verfahren
• Datenschutzhinweise aktualisieren
• Kontakt für Rückfragen

Implementierung im Unternehmen

Schritt 1: Technische Vorbereitung

Aufgaben:

• Abrechnungssoftware prüfen/updaten
• Zugangsberechtigungen einrichten
• Testlauf durchführen

Schritt 2: Prozessanpassung

Aufgaben:

• Krankmeldeprozess definieren
• Verantwortlichkeiten klären
• Ablauf dokumentieren

Schritt 3: Mitarbeiterkommunikation

Inhalte:

• Information über neues Verfahren
• Meldepflicht betonen
• FAQ bereitstellen

Schritt 4: Schulung

Zielgruppen:

• HR-Mitarbeiter: Abrufverfahren
• Führungskräfte: Krankmeldung entgegennehmen
• Alle: Meldepflicht verstehen

Häufige Fragen zur eAU

Fazit

Die elektronische Krankmeldung vereinfacht den Prozess für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die technische Umsetzung erfordert einmaligen Aufwand, zahlt sich aber durch automatisierte Prozesse aus. Achten Sie auf die Integration in Ihre HR-Software und die Schulung Ihrer Mitarbeiter.