Zeiterfassung am PC: Software-Lösungen für den Desktop
Die meisten Büroarbeiter verbringen ihren Tag am Computer. Warum nicht auch dort die Arbeitszeit erfassen? PC-basierte Zeiterfassung bietet Komfort und Integration – mit verschiedenen technischen Ansätzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Desktop-Software, Web-App oder Browser-Erweiterung
- Integration in bestehende Arbeitswerkzeuge möglich
- Automatische Erfassung oder manuelles Stempeln
- Cloud oder lokal – je nach Anforderung
- Für Einzelplätze und Teams geeignet
Arten der PC-Zeiterfassung
Übersicht
Verschiedene Ansätze:
| Art | Beschreibung | Vorteile |
|---|---|---|
| Desktop-Software | Installierte Anwendung | Offline-fähig |
| Web-Anwendung | Im Browser | Keine Installation |
| Browser-Erweiterung | Add-on | Schneller Zugriff |
| Integriert | In anderer Software | Nahtloser Workflow |
Desktop-Software
Klassische Installation:
- Vorteile – Offline-fähig
- Schneller Zugriff
- System-Integration
- Nachteile – Installation nötig
- Updates manuell
- An PC gebunden
- Geeignet für – Feste Arbeitsplätze
- Ohne Internet
Web-Anwendung
Browser-basiert:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Keine Installation | Internet erforderlich |
| Überall nutzbar | Browser muss offen sein |
| Immer aktuell | Abhängig vom Anbieter |
| Geräteunabhängig | Datenschutz prüfen |
Browser-Erweiterung
Als Add-on:
- Ein Klick zum Stempeln
- Timer im Browser sichtbar
- Projekt-Tracking integriert
- Funktioniert browserübergreifend
Web-Zeiterfassung
MyTimeTracker funktioniert im Browser und als App – ohne Installation, sofort einsatzbereit.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Funktionen der PC-Zeiterfassung
Grundfunktionen
Was jede Lösung bieten sollte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Ein-/Ausstempeln | Arbeitsbeginn und -ende |
| Pausen | Manuell oder automatisch |
| Korrektur | Nachträgliche Änderungen |
| Übersicht | Tages-/Wochen-/Monatsansicht |
| Export | Daten herunterladen |
Erweiterte Funktionen
Zusätzliche Features:
- Projektzeit – Projekte anlegen
- Zeiten zuordnen
- Auswertung pro Projekt
- Timer – Start/Stopp
- Automatische Zuordnung
- Idle-Erkennung
- Erinnerungen – Stempeln vergessen
- Pause machen
- Feierabend
- Integration – Kalender
- Projektmanagement
- Lohnabrechnung
Automatische Erfassung
Was möglich ist:
| Methode | Beschreibung | Datenschutz |
|---|---|---|
| PC-Start/Ende | Hochfahren als Arbeitsbeginn | Mittel |
| Aktivitätserkennung | Maus/Tastatur-Nutzung | Kritisch |
| Programmnutzung | Welche Software läuft | Sehr kritisch |
| Idle-Erkennung | Inaktivität erkennen | Mittel |
Datenschutz bei Automatisierung
Grenzen beachten:
- Aktivitätstracking nur mit Einwilligung
- Programmüberwachung problematisch
- Betriebsrat einbeziehen
- Transparenz für Mitarbeiter
Auswahlkriterien
Technische Anforderungen
Worauf achten:
| Kriterium | Fragen |
|---|---|
| Betriebssystem | Windows, Mac, Linux? |
| Browser | Chrome, Firefox, Safari? |
| Offline-Fähigkeit | Funktioniert ohne Internet? |
| Synchronisation | Mehrere Geräte? |
| Performance | Ressourcenverbrauch? |
Funktionale Anforderungen
Was wird gebraucht:
- Erfassung – Nur Kommen/Gehen?
- Projekte/Tätigkeiten?
- Pausen separat?
- Auswertung – Für Mitarbeiter?
- Für Vorgesetzte?
- Für Lohnabrechnung?
- Integration – Kalender?
- HR-Software?
- Buchhaltung?
- Compliance – ArbZG-konform?
- DSGVO-konform?
Unternehmensanforderungen
Je nach Größe:
| Unternehmensgröße | Anforderungen |
|---|---|
| Freelancer | Einfach, günstig, projektbezogen |
| Kleines Team | Übersicht, einfache Verwaltung |
| Mittelstand | Abteilungen, Genehmigungen, Export |
| Konzern | Schnittstellen, Skalierbarkeit, Compliance |
Für jede Unternehmensgröße
MyTimeTracker wächst mit – vom Einzelunternehmer bis zum Mittelstand.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Einrichtung und Nutzung
Installation
Je nach Art:
| Art | Einrichtung |
|---|---|
| Desktop | Download, Installation, Login |
| Web-App | Browser öffnen, Login |
| Erweiterung | Im Browser installieren |
| Integriert | In bestehender Software aktivieren |
Tägliche Nutzung
Typischer Workflow:
- Arbeitsbeginn – PC starten → Zeiterfassung öffnen → Einstempeln
- Projektwechsel – Neues Projekt wählen (optional)
- Mittagspause – Pause starten/beenden
- Arbeitsende – Ausstempeln → PC herunterfahren
- Wöchentlich – Übersicht prüfen, korrigieren
Tipps für Akzeptanz
Was hilft:
- Einfache Oberfläche wählen
- Tastenkürzel nutzen
- Automatische Erinnerungen
- Sichtbarer Timer/Widget
- Schnelles Stempeln ermöglichen
Integration mit anderen Tools
Kalender
Möglichkeiten:
| Integration | Nutzen |
|---|---|
| Termine als Arbeitszeit | Automatische Zuordnung |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit |
| Übersicht | Arbeitszeit im Kalender sehen |
Projektmanagement
Verbindung zu:
- Trello, Asana, Monday
- Jira, GitLab, GitHub
- Notion, ClickUp
- Microsoft Planner
Lohnabrechnung
Export-Formate:
- CSV/Excel – Universell nutzbar
- PDF – Für Dokumentation
- DATEV – Für Steuerberater
- API – Für direkte Integration
Datenschutz und Sicherheit
Datenspeicherung
Optionen:
| Speicherort | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Lokal | Volle Kontrolle | Kein Backup automatisch |
| Cloud EU | DSGVO-konform | Abhängigkeit |
| Cloud USA | Oft günstiger | DSGVO-problematisch |
| Eigener Server | Volle Kontrolle | Aufwand |
Zugriffsschutz
Was wichtig ist:
- Login – Starke Passwörter
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Single Sign-On (SSO)
- Verschlüsselung – Daten bei Übertragung
- Daten bei Speicherung
- Berechtigungen – Wer sieht was?
- Wer darf ändern?
- Audit – Wer hat was wann gemacht?
DSGVO-Compliance
Anforderungen:
- Verarbeitungsverzeichnis
- Datenschutzhinweise
- Löschkonzept
- Auftragsverarbeitung bei Cloud
Häufige Fragen
Excel funktioniert für die Grunderfassung, hat aber Nachteile: keine automatische Auswertung, keine Prüfung auf Plausibilität, kein Schutz vor Manipulation, keine Integration. Für die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ist eine dedizierte Lösung empfehlenswert.
Zeiterfassung darf nur Arbeitszeit erfassen, nicht Ihre Aktivitäten. Programme, die Bildschirmfotos machen oder Programmnutzung protokollieren, sind ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht erlaubt. Reine Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich unbedenklich.
Gute Software speichert regelmäßig und kann Unterbrechungen erkennen. Sie können die Zeit nachträglich korrigieren. Bei Cloud-Lösungen sind die Daten nicht verloren. Lokale Lösungen sollten automatisch speichern.
Bei Cloud-Lösungen und Web-Apps problemlos. Die Daten synchronisieren sich automatisch. Bei reiner Desktop-Software ist das oft nicht möglich oder erfordert manuelle Synchronisation.
Das ArbZG verlangt Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer. Minutengenaue Erfassung ist nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen die tatsächliche Arbeitszeit widerspiegeln.
Fazit
PC-Zeiterfassung ist für Büroarbeitsplätze die natürliche Wahl. Ob Desktop-Software, Web-Anwendung oder Browser-Erweiterung – entscheidend sind einfache Bedienung, zuverlässige Erfassung und passende Integration in Ihre Arbeitsprozesse. Cloud-Lösungen bieten Flexibilität und geringen Wartungsaufwand, lokale Lösungen mehr Kontrolle. Für die meisten Unternehmen ist eine Web-basierte Lösung mit optionaler App der beste Kompromiss.
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