Zeiterfassung bei mehreren Standorten
Ein Unternehmen, viele Standorte – wie erfassen alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einheitlich? Zentrale Verwaltung, standortübergreifende Auswertungen und lokale Besonderheiten unter einen Hut bringen.
Das Wichtigste in Kürze
- Cloud-Lösungen ermöglichen standortübergreifende Zeiterfassung
- Zentrale Verwaltung mit lokalen Berechtigungen ist möglich
- Einheitliche Regeln sorgen für Vergleichbarkeit
- Standortspezifische Anpassungen (Pausenzeiten, Schichtmodelle) bleiben möglich
- Konsolidierte Auswertungen vereinfachen die Unternehmenssteuerung
Herausforderungen
Typische Probleme
Ohne einheitliches System:
- Jeder Standort erfasst anders (Excel, Papier, verschiedene Software)
- Keine konsolidierten Auswertungen möglich
- Unterschiedliche Datenqualität
- Fehleranfällige manuelle Zusammenführung
Organisatorisch:
- Verschiedene Arbeitszeiten je Standort
- Unterschiedliche Schichtmodelle
- Lokale Verantwortliche vs. zentrale HR
- Mitarbeiter an wechselnden Standorten
Anforderungen an die Lösung
Muss können:
- Standortübergreifende Datenhaltung
- Zentrale und lokale Administration
- Einheitliche Berichterstattung
- Flexibilität für Standortbesonderheiten
Cloud vs. On-Premise
Cloud-Lösung (empfohlen)
Vorteile:
- Alle Standorte nutzen dasselbe System
- Kein lokaler IT-Aufwand
- Automatische Updates
- Zugriff von überall
Für Multi-Standort ideal:
- Zentrale Datenhaltung
- Standortübergreifende Auswertungen in Echtzeit
- Einfache Einrichtung neuer Standorte
On-Premise-Lösung
Mögliche Szenarien:
- Zentrale Installation mit Zugriff aller Standorte
- Lokale Installationen mit Datensynchronisation
- Hybrid-Modelle
Nachteile:
- Komplexere IT-Infrastruktur
- Synchronisationsprobleme möglich
- Höherer Wartungsaufwand
Tipp
Für Unternehmen mit mehreren Standorten sind Cloud-Lösungen fast immer die bessere Wahl. Der Hauptvorteil: Alle arbeiten mit denselben, aktuellen Daten.
Organisationsstruktur abbilden
Standorthierarchie
Typische Struktur:
- Region Nord – Hamburg
- Hannover
- Region Süd – München
- Stuttgart
- Zentrale Berlin
Kostenstellen
Zuordnung:
- Mitarbeiter → Standort → Kostenstelle
- Stundenauswertung nach Kostenstellen
- Standortübergreifende Kostenstellen möglich
Berechtigungskonzept
Ebenen:
| Rolle | Bereich | Rechte |
|---|---|---|
| Filialleiter | Eigener Standort | Lesen, Korrigieren |
| Regionalleiter | Mehrere Standorte | Lesen, Berichte |
| HR-Zentrale | Alle Standorte | Vollzugriff |
| Lohnbuchhaltung | Alle Standorte | Nur Export |
Einheitliche Regeln definieren
Arbeitszeitregelung
Unternehmensweit festlegen:
- Kernarbeitszeit (falls vorhanden)
- Gleitzeitrahmen
- Pausenregelung
- Überstundenregelung
Standortspezifisch anpassen:
- Öffnungszeiten (Einzelhandel)
- Schichtmodelle (Produktion)
- Lokale Vereinbarungen
Zeitmodelle
Beispiel unterschiedliche Standorttypen:
| Standorttyp | Arbeitszeitmodell |
|---|---|
| Büro | Gleitzeit, keine Schichten |
| Filiale | Schichtplan nach Öffnungszeiten |
| Produktion | Drei-Schicht-Betrieb |
| Außendienst | Mobile Erfassung, keine feste Zeit |
Urlaubsregelungen
Einheitlich:
- Urlaubsanspruch nach Betriebszugehörigkeit
- Genehmigungsprozess
- Resturlaubsregelung
Standortspezifisch:
- Betriebsferien
- Lokale Feiertage
- Saisonale Einschränkungen
Erfassungsmethoden
Stationäre Terminals
Für Standorte mit:
- Festem Arbeitsplatz
- Schichtbetrieb
- Kontrolliertem Zugang
Vorteile:
- Einheitliche Hardware
- Einfache Bedienung
- Manipulationssicher
Mobile Erfassung
Für:
- Außendienstmitarbeiter
- Mitarbeiter an wechselnden Standorten
- Homeoffice
Funktionen:
- Standorterkennung (GPS optional)
- Projektbuchung
- Offline-fähig
Web-Erfassung
Für:
- Büroarbeitsplätze
- Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz
- Ergänzung zu Terminals
Vorteile:
- Keine zusätzliche Hardware
- Von jedem Rechner nutzbar
- Nachbuchungen einfach
Standortübergreifende Auswertungen
Konsolidierte Berichte
Typische Auswertungen:
- Gesamtstunden aller Standorte
- Überstundenverteilung
- Krankenquote nach Standort
- Urlaubsplanung Gesamtübersicht
Vergleichsanalysen
Benchmarking:
- Produktivität je Standort
- Fehlzeiten im Vergleich
- Überstundenquote
- Personaleinsatz vs. Umsatz
Dashboards
Für Unternehmensleitung:
- Echtzeit-Übersicht aller Standorte
- Ampeldarstellung bei Auffälligkeiten
- Drill-Down zu Standortdetails
Hinweis
Standortvergleiche sollten fair sein: Berücksichtigen Sie unterschiedliche Rahmenbedingungen wie Schichtbetrieb, Saisongeschäft oder regionale Arbeitsmarktbedingungen.
Mitarbeiter an wechselnden Standorten
Einsatz an mehreren Standorten
Szenarien:
- Springer zwischen Filialen
- Projektmitarbeiter
- Vertretungen
- Montagearbeiter
Zuordnung der Zeiten
Optionen:
- Buchung auf Einsatzstandort
- Buchung auf Stammstandort
- Projektzuordnung statt Standortzuordnung
Praktische Umsetzung
Mobile App:
- Standortwechsel erfassen
- Oder automatische Erkennung
- Projektbuchung standortunabhängig
Schnittstellen
HR-System
Stammdatenpflege:
- Zentrale Mitarbeiterverwaltung
- Standortzuordnung
- Änderungen synchronisieren
Lohnbuchhaltung
Export:
- Gesamtexport oder nach Standort
- Einheitliches Format
- Automatisierung möglich
ERP-System
Integration:
- Kostenstellen-Zuordnung
- Projekt-Controlling
- Finanzbuchhaltung
Einführungsstrategie
Schrittweise Einführung
Empfehlung:
- Pilotstandort auswählen
- System konfigurieren und testen
- Feedback einholen
- Anpassungen vornehmen
- Rollout auf weitere Standorte
Big-Bang-Einführung
Alternative: Alle Standorte gleichzeitig – nur bei sehr einheitlicher Struktur sinnvoll.
Schulung
Dezentral:
- Key-User je Standort
- Train-the-Trainer-Konzept
- Online-Schulungen
Zentral:
- Multiplikatoren schulen
- Einheitliche Unterlagen
- Support aufbauen
Typische Fallstricke
Zu viel Standardisierung
Problem: Standortbesonderheiten werden ignoriert.
Lösung: Flexible Konfiguration auf Standortebene ermöglichen.
Zu wenig Standardisierung
Problem: Jeder Standort macht, was er will – keine Vergleichbarkeit.
Lösung: Kernregeln zentral vorgeben, Details lokal anpassen.
Berechtigungschaos
Problem: Unklare Zuständigkeiten, zu viele Vollzugriffe.
Lösung: Klares Rollenkonzept, Prinzip der minimalen Rechte.
Datenschutz vergessen
Problem: Standortleiter sehen Daten, die sie nicht sehen sollten.
Lösung: Berechtigungen auf eigenen Bereich beschränken.
Checkliste für die Auswahl
Funktionale Anforderungen
☐ Mehrmandanten- oder Multi-Standort-fähig ☐ Hierarchische Organisationsstruktur ☐ Flexible Berechtigungen ☐ Standortübergreifende Berichte ☐ Verschiedene Erfassungsmethoden ☐ Standortspezifische Arbeitszeitmodelle
Technische Anforderungen
☐ Cloud-basiert oder zentraler Zugriff ☐ Schnittstellen zu bestehenden Systemen ☐ Skalierbar bei Wachstum ☐ Deutschsprachiger Support
Organisatorische Anforderungen
☐ Zentraler Ansprechpartner beim Anbieter ☐ Schulungskonzept für mehrere Standorte ☐ Einheitliche Dokumentation
Häufige Fragen zur Multi-Standort-Zeiterfassung
Fazit
Zeiterfassung bei mehreren Standorten erfordert ein System, das zentrale Verwaltung mit lokaler Flexibilität verbindet. Cloud-Lösungen bieten hier klare Vorteile: einheitliche Datenbasis, standortübergreifende Auswertungen und einfache Skalierung bei Wachstum. Wichtig ist ein durchdachtes Berechtigungskonzept und die Balance zwischen unternehmensweiten Standards und standortspezifischen Anpassungen.
Alle Standorte in einem System
MyTimeTracker ist für Unternehmen mit mehreren Standorten konzipiert: Zentrale Verwaltung, standortübergreifende Berichte, flexible lokale Anpassungen.
- Multi-Standort-fähig
- Flexible Berechtigungen
- Konsolidierte Berichte
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