Zeiterfassung kostenlos: Die besten Gratis-Tools

Zeiterfassung kostenlos: Die besten Gratis-Tools

Zeiterfassung muss nicht teuer sein. Es gibt zahlreiche kostenlose Lösungen – von Excel-Vorlagen bis zu Cloud-Apps. Doch welche taugen wirklich, und wo stoßen Gratis-Tools an ihre Grenzen?

Das Wichtigste in Kürze

• Kostenlose Tools eignen sich für Einzelpersonen und sehr kleine Teams
• Typische Einschränkungen: Nutzerzahl, Funktionen, Support
• Excel ist kostenlos, aber nicht rechtskonform und fehleranfällig
• Freemium-Modelle bieten Einstieg, werden bei Wachstum kostenpflichtig
• Die rechtlichen Anforderungen lassen sich auch mit Gratis-Tools erfüllen

Arten kostenloser Zeiterfassung

Excel und Google Sheets

Beschreibung: Klassische Tabellenkalkulation für manuelle Zeiterfassung.

Vorteile:

• Komplett kostenlos (bei vorhandenem Office/Google-Account)
• Volle Kontrolle über Aufbau
• Keine Einarbeitungszeit
• Offline nutzbar (Excel)

Nachteile:

• Manuelle Eingabe fehleranfällig
• Keine automatischen Berechnungen (oder komplexe Formeln)
• Kein Multi-User-Management
• Keine App, keine Erinnerungen
• Nicht manipulationssicher

Geeignet für: Einzelunternehmer, Freelancer, vorübergehende Lösung

Kostenlose Apps (Freemium)

Beschreibung: Apps mit kostenlosen Basisversionen und kostenpflichtigen Erweiterungen.

Typische Einschränkungen der Free-Version:

• Maximal 3-5 Nutzer
• Keine Berichte/Exporte
• Keine Integration
• Werbung
• Begrenzter Speicher

Vorteile:

• Sofort nutzbar
• App für iOS/Android
• Cloud-basiert
• Upgrade möglich

Nachteile:

• Bei Wachstum kostenpflichtig
• Datenschutz prüfen (oft US-Anbieter)
• Eingeschränkte Funktionen
• Support nur per Community

Open-Source-Lösungen

Beschreibung: Software mit offenem Quellcode, die selbst betrieben werden kann.

Vorteile:

• Keine Lizenzkosten
• Volle Kontrolle
• Anpassbar

Nachteile:

• IT-Know-how erforderlich
• Eigener Server nötig
• Wartung in Eigenregie
• Kein Support

Geeignet für: Technikaffine Unternehmen mit IT-Kapazität

Kostenlose vs. Bezahlte Lösungen

Funktionsvergleich

Wann reicht kostenlos?

Kostenlos reicht, wenn:

• Einzelperson oder max. 3 Mitarbeiter
• Nur Grundfunktionen benötigt
• Keine Integration nötig
• Datenschutz selbst prüfbar
• Kein Support nötig

Kostenpflichtig sinnvoll, wenn:

• Mehr als 5 Mitarbeiter
• Erweiterte Funktionen gewünscht
• Integration (Lohn, HR) nötig
• DSGVO-Konformität wichtig
• Professioneller Support gewünscht

Kostenrechnung

Beispiel: 5 Mitarbeiter

Kostenlose Lösung (Excel):

• Software: 0 €
• Arbeitszeit: 2 Std./Woche × 30 €/Std. = 60 €/Woche
• Fehlerquote: Schwer bezifferbar
• Jährlich: ~3.000 € (versteckte Kosten)

Bezahlte Lösung:

• Software: 5 × 4 € = 20 €/Monat
• Arbeitszeit: 0,5 Std./Woche = 15 €/Woche
• Jährlich: ~1.020 €

Kostenlose Tools im Überblick

Kategorie: Einfache Timer

Funktionen:

• Start/Stop-Button
• Tagesübersicht
• Einfache Statistik

Einschränkungen:

• Keine Teammitglieder
• Kein Export
• Keine Projektzuordnung

Geeignet für: Freelancer, Selbständige

Kategorie: Team-Tools (Free-Version)

Funktionen:

• 3-5 Nutzer kostenlos
• Basis-Zeiterfassung
• Einfache Berichte

Einschränkungen:

• Nutzerlimit
• Werbung oder Branding
• Kein Support

Geeignet für: Startups, kleine Teams zum Testen

Kategorie: Excel/Sheets

Funktionen:

• Vollständig anpassbar
• Bekannte Oberfläche
• Formeln für Berechnungen

Einschränkungen:

• Kein Multi-User (echte Zusammenarbeit)
• Manuell und fehleranfällig
• Keine Automatisierung

Geeignet für: Einzelpersonen, vorübergehende Lösungen

Rechtliche Anforderungen erfüllen

Mindestanforderungen

Auch kostenlose Tools müssen diese Anforderungen erfüllen:

Dokumentation:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer (Pausen)

Aufbewahrung:

• Mindestens 2 Jahre
• Lesbar und zugänglich
• Vor Manipulation geschützt

Datenschutz:

• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Serverstandort prüfen (EU)
• Mitarbeiter informieren

Grenzen von Excel

Probleme bei Prüfungen:

• Keine Änderungsprotokolle
• Manipulation leicht möglich
• Keine Zugriffskontrolle

Empfehlung: Wenn Sie Excel nutzen, exportieren Sie regelmäßig PDFs und archivieren Sie diese. Das schafft eine gewisse Nachweissicherheit.

Tipps für die Auswahl

Checkliste kostenlose Tools

☐ Reicht die Nutzerzahl? ☐ Sind die Kernfunktionen vorhanden? ☐ Wo werden Daten gespeichert (DSGVO)? ☐ Gibt es eine Export-Möglichkeit? ☐ Was kostet der Upgrade-Pfad? ☐ Wie lange gibt es das Tool schon?

Warnsignale

Vorsicht bei:

• Unbekannte Anbieter ohne Impressum
• Keine Angaben zum Serverstandort
• Keine Datenschutzerklärung
• Sehr aggressive Upgrade-Aufforderungen
• Keine Möglichkeit zum Datenexport

Migration einplanen

Bei Wachstum:

• Datenexport prüfen (CSV, Excel)
• Upgrade-Kosten kalkulieren
• Wechsel einplanen

Empfehlung: Wählen Sie von Anfang an ein Tool mit fairem Preismodell, auch wenn Sie die Free-Version nutzen. Der Wechsel ist sonst später aufwändig.

Von kostenlos zu bezahlt

Wann upgraden?

Typische Auslöser:

• Mehr Mitarbeiter als Free-Limit
• Bedarf an Berichten/Exporten
• Integration in Lohnabrechnung
• Professioneller Support gewünscht
• Erweiterte Funktionen nötig

Was kostet eine Bezahllösung?

Typische Preise (KMU-Markt):

• Einfache Lösungen: 2-4 €/Nutzer/Monat
• Standardlösungen: 4-8 €/Nutzer/Monat
• Umfangreiche Lösungen: 8-15 €/Nutzer/Monat

Beispiel 10 Mitarbeiter:

• Günstig: 20-40 €/Monat
• Standard: 40-80 €/Monat
• Premium: 80-150 €/Monat

Häufige Fragen zu kostenloser Zeiterfassung

Fazit

Kostenlose Zeiterfassung hat ihren Platz: Für Einzelpersonen, sehr kleine Teams oder zum Testen einer Lösung. Die Grenzen zeigen sich bei wachsenden Teams, erweiterten Anforderungen und dem Bedarf an professionellem Support. Rechnen Sie versteckte Kosten (eigene Arbeitszeit, Fehler) ein – oft ist eine günstige Cloud-Lösung wirtschaftlicher als „kostenlos".