Zeiterfassung Datenmigration: Anbieterwechsel richtig
System wechseln, Daten behalten – so gelingt die Migration ohne Verluste.
Das Wichtigste in Kürze
- Export vor Kündigung sicherstellen
- Formate prüfen (CSV, Excel, API)
- Nur relevante Daten migrieren
- Parallelbetrieb empfohlen
- Archivdaten separat aufbewahren
Warum Daten mitnehmen
Gründe für Migration
Was Sie brauchen:
| Daten | Warum wichtig |
|---|---|
| Historische Zeiten | Nachweis, Auswertung |
| Urlaubssalden | Restanspruch übertragen |
| Überstundenkonten | Guthaben nicht verlieren |
| Mitarbeiterstammdaten | Neuanlage vermeiden |
Aufbewahrungspflichten
Was Sie haben müssen:
- Arbeitszeitnachweise – 2 Jahre (ArbZG)
- Lohnrelevante Daten – 10 Jahre (HGB)
- Projektdaten – Je nach Vertrag
- Bei Streit – Bis Klärung
Einfacher Umstieg
MyTimeTracker unterstützt den Import aus gängigen Systemen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Export aus Altsystem
Vor der Kündigung
Reihenfolge beachten:
| Schritt | Zeitpunkt |
|---|---|
| Export sichern | VOR Kündigung |
| Prüfen | Daten vollständig? |
| Backup | Kopie anfertigen |
| Kündigen | Erst wenn Daten sicher |
Exportformate
Was Sie bekommen können:
- CSV – Universell, leicht importierbar
- Excel (XLSX) – Für manuelle Bearbeitung
- PDF – Nur zur Ansicht, nicht importierbar
- XML – Strukturiert, für Entwickler
- API – Automatischer Abruf
Was exportieren
Relevante Daten:
| Daten | Priorität |
|---|---|
| Zeitbuchungen | Hoch |
| Mitarbeiterstammdaten | Hoch |
| Urlaubssalden | Hoch |
| Überstundenkonten | Hoch |
| Abwesenheiten | Mittel |
| Projektzeiten | Je nach Bedarf |
| Auswertungen | Niedrig (neu erstellbar) |
Import ins neue System
Vorbereitung
Was vorher klären:
- Formate – Was akzeptiert das neue System?
- Mapping – Welches Feld wohin?
- Testdaten – Erst mit kleiner Menge testen
- Bereinigung – Alte Daten säubern
- Verantwortung – Wer macht den Import?
Mapping
Felder zuordnen:
| Altes System | Neues System |
|---|---|
| Mitarbeiter-ID | Personalnummer |
| Beginn | Arbeitsbeginn |
| Ende | Arbeitsende |
| Pause | Pausendauer |
| Projekt | Projektnummer |
Import durchführen
Schritte:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Testdaten | Kleinen Datensatz importieren |
| Prüfen | Stimmen die Daten? |
| Korrigieren | Mapping anpassen |
| Vollimport | Alle Daten übernehmen |
| Validieren | Stichproben prüfen |
Import-Unterstützung
MyTimeTracker hilft beim Datenimport aus Ihrem alten System.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Parallelbetrieb
Warum sinnvoll
Sicherheit durch Überlappung:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Vergleich | Alte vs. neue Daten |
| Rückfall | Wenn neues System Probleme macht |
| Einarbeitung | Zeit zum Lernen |
| Validierung | Daten prüfen |
Dauer
Wie lange parallel:
- Minimum – 1 Monat
- Empfohlen – 2-3 Monate
- Bei Komplexität – 3-6 Monate
- Beenden wenn – Neue System stabil + validiert
Aufwand reduzieren
Tipps:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Nur Zeiterfassung doppelt | Nicht alle Funktionen |
| Automatischer Vergleich | Nicht manuell |
| Stichproben | Nicht alles prüfen |
| Klarer Endtermin | Nicht ewig parallel |
Sonderfälle
Historische Daten
Alte Zeiträume:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Vollständig migrieren | Alles ins neue System |
| Archivieren | Alte Daten nur als Archiv |
| Stichtag | Nur ab Zeitpunkt X migrieren |
| Summenwerte | Nur Salden übernehmen |
Nur Salden mitnehmen
Vereinfachter Ansatz:
- Urlaubssaldo – Resturlaub zum Stichtag
- Überstundensaldo – Plus/Minus zum Stichtag
- Keine Details – Einzelbuchungen nicht migrieren
- Vorteil – Einfacher, weniger Fehlerquellen
Mehrere Standorte
Komplexere Migration:
| Aspekt | Beachtung |
|---|---|
| Reihenfolge | Standort für Standort? |
| Unterschiede | Verschiedene Konfigurationen? |
| Koordination | Alle gleichzeitig oder gestaffelt? |
Checkliste Migration
Vor dem Wechsel
Checkliste vor Wechsel:
□ Export-Möglichkeiten geprüft
□ Daten vollständig exportiert
□ Backup erstellt
□ Importformat geklärt
□ Mapping definiert
□ Testdaten importiert
□ Parallelbetrieb geplant
□ Mitarbeiter informiert
Nach dem Wechsel
Checkliste nach Wechsel:
□ Stichproben geprüft
□ Salden verifiziert
□ Mitarbeiter geschult
□ Altsystem gekündigt
□ Archivdaten gesichert
□ Dokumentation aktualisiert
□ Ansprechpartner benannt
Häufige Fragen
Fazit
Datenmigration ist machbar, wenn Sie sie richtig planen: Export sichern bevor Sie kündigen, Format klären, erst testen dann vollständig importieren. Parallelbetrieb gibt Sicherheit. Nicht alle historischen Daten müssen migriert werden – oft reichen die aktuellen Salden. Mit der richtigen Vorbereitung ist der Anbieterwechsel kein Drama.
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