Zeiterfassung Datenmigration: Anbieterwechsel richtig
System wechseln, Daten behalten – so gelingt die Migration ohne Verluste.
Das Wichtigste in Kürze
- Export vor Kündigung sicherstellen
- Formate prüfen (CSV, Excel, API)
- Nur relevante Daten migrieren
- Parallelbetrieb empfohlen
- Archivdaten separat aufbewahren
Warum Daten mitnehmen
Gründe für Migration
Was Sie brauchen:
| Daten | Warum wichtig |
|---|---|
| Historische Zeiten | Nachweis, Auswertung |
| Urlaubssalden | Restanspruch übertragen |
| Überstundenkonten | Guthaben nicht verlieren |
| Mitarbeiterstammdaten | Neuanlage vermeiden |
Aufbewahrungspflichten
Was Sie haben müssen:
- Arbeitszeitnachweise – 2 Jahre (ArbZG)
- Lohnrelevante Daten – 10 Jahre (HGB)
- Projektdaten – Je nach Vertrag
- Bei Streit – Bis Klärung
Einfacher Umstieg
MyTimeTracker unterstützt den Import aus gängigen Systemen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Export aus Altsystem
Vor der Kündigung
Reihenfolge beachten:
| Schritt | Zeitpunkt |
|---|---|
| Export sichern | VOR Kündigung |
| Prüfen | Daten vollständig? |
| Backup | Kopie anfertigen |
| Kündigen | Erst wenn Daten sicher |
Exportformate
Was Sie bekommen können:
- CSV – Universell, leicht importierbar
- Excel (XLSX) – Für manuelle Bearbeitung
- PDF – Nur zur Ansicht, nicht importierbar
- XML – Strukturiert, für Entwickler
- API – Automatischer Abruf
Was exportieren
Relevante Daten:
| Daten | Priorität |
|---|---|
| Zeitbuchungen | Hoch |
| Mitarbeiterstammdaten | Hoch |
| Urlaubssalden | Hoch |
| Überstundenkonten | Hoch |
| Abwesenheiten | Mittel |
| Projektzeiten | Je nach Bedarf |
| Auswertungen | Niedrig (neu erstellbar) |
Import ins neue System
Vorbereitung
Was vorher klären:
- Formate – Was akzeptiert das neue System?
- Mapping – Welches Feld wohin?
- Testdaten – Erst mit kleiner Menge testen
- Bereinigung – Alte Daten säubern
- Verantwortung – Wer macht den Import?
Mapping
Felder zuordnen:
| Altes System | Neues System |
|---|---|
| Mitarbeiter-ID | Personalnummer |
| Beginn | Arbeitsbeginn |
| Ende | Arbeitsende |
| Pause | Pausendauer |
| Projekt | Projektnummer |
Import durchführen
Schritte:
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| Testdaten | Kleinen Datensatz importieren |
| Prüfen | Stimmen die Daten? |
| Korrigieren | Mapping anpassen |
| Vollimport | Alle Daten übernehmen |
| Validieren | Stichproben prüfen |
Import-Unterstützung
MyTimeTracker hilft beim Datenimport aus Ihrem alten System.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Parallelbetrieb
Warum sinnvoll
Sicherheit durch Überlappung:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Vergleich | Alte vs. neue Daten |
| Rückfall | Wenn neues System Probleme macht |
| Einarbeitung | Zeit zum Lernen |
| Validierung | Daten prüfen |
Dauer
Wie lange parallel:
- Minimum – 1 Monat
- Empfohlen – 2-3 Monate
- Bei Komplexität – 3-6 Monate
- Beenden wenn – Neue System stabil + validiert
Aufwand reduzieren
Tipps:
| Maßnahme | Wirkung |
|---|---|
| Nur Zeiterfassung doppelt | Nicht alle Funktionen |
| Automatischer Vergleich | Nicht manuell |
| Stichproben | Nicht alles prüfen |
| Klarer Endtermin | Nicht ewig parallel |
Sonderfälle
Historische Daten
Alte Zeiträume:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Vollständig migrieren | Alles ins neue System |
| Archivieren | Alte Daten nur als Archiv |
| Stichtag | Nur ab Zeitpunkt X migrieren |
| Summenwerte | Nur Salden übernehmen |
Nur Salden mitnehmen
Vereinfachter Ansatz:
- Urlaubssaldo – Resturlaub zum Stichtag
- Überstundensaldo – Plus/Minus zum Stichtag
- Keine Details – Einzelbuchungen nicht migrieren
- Vorteil – Einfacher, weniger Fehlerquellen
Mehrere Standorte
Komplexere Migration:
| Aspekt | Beachtung |
|---|---|
| Reihenfolge | Standort für Standort? |
| Unterschiede | Verschiedene Konfigurationen? |
| Koordination | Alle gleichzeitig oder gestaffelt? |
Checkliste Migration
Vor dem Wechsel
Checkliste vor Wechsel:
□ Export-Möglichkeiten geprüft
□ Daten vollständig exportiert
□ Backup erstellt
□ Importformat geklärt
□ Mapping definiert
□ Testdaten importiert
□ Parallelbetrieb geplant
□ Mitarbeiter informiert
Nach dem Wechsel
Checkliste nach Wechsel:
□ Stichproben geprüft
□ Salden verifiziert
□ Mitarbeiter geschult
□ Altsystem gekündigt
□ Archivdaten gesichert
□ Dokumentation aktualisiert
□ Ansprechpartner benannt
Häufige Fragen
Ja, nach DSGVO haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Der Anbieter muss Ihre Daten in einem gängigen Format bereitstellen. Die meisten Anbieter bieten Exportfunktionen. Sichern Sie die Daten VOR der Kündigung – nach Vertragsende kann es kompliziert werden.
CSV ist das universellste Format – fast jedes System kann es importieren. Excel eignet sich, wenn Sie die Daten vorher bearbeiten wollen. APIs sind ideal bei großen Datenmengen, aber technisch anspruchsvoller. Fragen Sie beim neuen Anbieter, was bevorzugt wird.
Nicht unbedingt. Für den laufenden Betrieb reichen oft die aktuellen Salden (Urlaub, Überstunden). Historische Daten können Sie separat archivieren (PDF, Excel). Beachten Sie aber die Aufbewahrungspflichten: Arbeitszeitnachweise 2 Jahre, lohnrelevante Daten 10 Jahre.
Mindestens 1 Monat, empfohlen 2-3 Monate. In dieser Zeit erfassen Sie in beiden Systemen und vergleichen. Wenn die Daten übereinstimmen und das neue System stabil läuft, können Sie das alte abschalten. Bei komplexen Setups kann es auch 6 Monate dauern.
Fehler identifizieren: Mapping falsch? Daten unvollständig? Format-Problem? Zuerst mit kleiner Datenmenge testen, korrigieren, dann vollständig importieren. Viele Anbieter bieten Import-Support. Im Zweifel: Salden manuell übertragen statt fehlerhafter Detaildaten.
Fazit
Datenmigration ist machbar, wenn Sie sie richtig planen: Export sichern bevor Sie kündigen, Format klären, erst testen dann vollständig importieren. Parallelbetrieb gibt Sicherheit. Nicht alle historischen Daten müssen migriert werden – oft reichen die aktuellen Salden. Mit der richtigen Vorbereitung ist der Anbieterwechsel kein Drama.
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