Projektzeit: Manuell vs. automatisch erfassen
Bei der Projektzeiterfassung gibt es verschiedene Ansätze: Von der manuellen Eingabe am Ende des Tages bis zur automatischen Erfassung durch Software. Welche Methode passt zu welcher Situation? Dieser Vergleich hilft bei der Entscheidung.
Das Wichtigste in Kürze
- Manuelle Erfassung: Flexibel, aber fehleranfällig
- Timer-basierte Erfassung: Genau, erfordert Disziplin
- Automatische Erfassung: Wenig Aufwand, weniger Kontrolle
- Die beste Methode hängt von der Arbeitsweise ab
- Kombinationen sind oft der beste Weg
Übersicht der Methoden
Manuelle Erfassung
Was ist das? Der Mitarbeiter trägt Zeiten selbst ein – am Ende des Tages, der Woche oder rückblickend.
Typische Umsetzung:
- Tabelle (Excel, Google Sheets)
- Formular in Software
- Papier-Stundenzettel
Timer-basierte Erfassung
Was ist das? Ein Timer wird bei Arbeitsbeginn gestartet und bei Ende gestoppt.
Typische Umsetzung:
- Desktop-App mit Timer
- Browser-Extension
- Mobile App
Automatische Erfassung
Was ist das? Software erfasst automatisch, woran gearbeitet wird – basierend auf Aktivitäten.
Typische Umsetzung:
- Aktivitäts-Tracker
- Kalender-Integration
- Tool-Integration (Git, Jira)
Timer mit einem Klick
MyTimeTracker bietet Timer-Erfassung und manuelle Buchung – flexibel kombinierbar.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Manuelle Erfassung im Detail
Vorteile
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Flexibel | Keine technischen Voraussetzungen |
| Reflektiert | Bewusstes Nachdenken über Zeitverwendung |
| Korrigierbar | Leicht anzupassen |
| Günstig | Keine spezielle Software nötig |
Nachteile
| Nachteil | Erklärung |
|---|---|
| Ungenau | Erinnerung lässt nach |
| Zeitaufwändig | Regelmäßige Eingabe nötig |
| Vergesslich | Kleine Zeiträume werden vergessen |
| Subjektiv | Tendenz zum Auf- oder Abrunden |
Wann passt manuelle Erfassung?
- Wenige, lange Arbeitsblöcke
- Grobe Zuordnung reicht aus
- Keine detaillierte Abrechnung nötig
- Nachträgliche Erfassung akzeptabel
Timer-basierte Erfassung im Detail
Vorteile
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Genau | Exakte Start- und Endzeiten |
| Einfach | Ein Klick reicht |
| Bewusst | Aktives Starten schafft Fokus |
| Nachvollziehbar | Klare Zeitstempel |
Nachteile
| Nachteil | Erklärung |
|---|---|
| Disziplin nötig | Vergessen führt zu Fehlern |
| Gewöhnung | Neue Routine nötig |
| Unterbrechungen | Bei vielen Wechseln aufwendig |
| Tool-abhängig | Software oder App erforderlich |
Wann passt Timer-Erfassung?
- Projektbasierte Abrechnung
- Häufige Projektwechsel
- Genaue Daten erforderlich
- Echtzeit-Überblick gewünscht
Automatische Erfassung im Detail
Wie funktioniert's?
Verschiedene Ansätze:
Aktivitäts-Tracking:
- Software erkennt aktive Programme
- Kategorisiert nach Projekten
- Erstellt Zeitprotokoll
Kalender-Integration:
- Termine werden zu Zeitbuchungen
- Automatische Projektpuordnung
- Nachbearbeitung nötig
Tool-Integration:
- Git-Commits = Entwicklungszeit
- Jira-Tickets = Projektzeit
- Automatische Zuordnung
Vorteile
| Vorteil | Erklärung |
|---|---|
| Wenig Aufwand | Läuft im Hintergrund |
| Lückenlos | Erfasst alles |
| Objektiv | Keine Schätzung nötig |
| Analyse | Detaillierte Auswertungen |
Nachteile
| Nachteil | Erklärung |
|---|---|
| Datenschutz | Überwachungsgefühl |
| Ungenau | Fehlzuordnungen möglich |
| Offline-Lücken | Offline-Arbeit fehlt |
| Nacharbeit | Kategorisierung oft manuell |
Wann passt automatische Erfassung?
- Hauptsächlich Computer-Arbeit
- Selbstanalyse der Zeitverwendung
- Ergänzung zu anderen Methoden
- Datenschutz kein Problem
Flexibel erfassen
MyTimeTracker kombiniert Timer und manuelle Buchung – Sie entscheiden.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vergleich der Methoden
Genauigkeit
| Methode | Genauigkeit |
|---|---|
| Manuell | ★★☆☆☆ Niedrig |
| Timer | ★★★★★ Hoch |
| Automatisch | ★★★★☆ Hoch (bei korrekter Zuordnung) |
Aufwand
| Methode | Aufwand |
|---|---|
| Manuell | ★★★☆☆ Mittel (regelmäßige Eingabe) |
| Timer | ★★☆☆☆ Niedrig (Klicks) |
| Automatisch | ★☆☆☆☆ Sehr niedrig (Nacharbeit nötig) |
Flexibilität
| Methode | Flexibilität |
|---|---|
| Manuell | ★★★★★ Sehr hoch |
| Timer | ★★★★☆ Hoch |
| Automatisch | ★★☆☆☆ Eingeschränkt |
Akzeptanz
| Methode | Akzeptanz |
|---|---|
| Manuell | ★★★★☆ Hoch (bekannt) |
| Timer | ★★★☆☆ Mittel (Gewöhnung nötig) |
| Automatisch | ★★☆☆☆ Kritisch (Datenschutz) |
Kombination der Methoden
Best Practice: Hybrid-Ansatz
Die meisten Unternehmen nutzen eine Kombination:
Timer als Standard:
- Für die Hauptarbeit
- Bei Projektstart aktivieren
Manuelle Ergänzung:
- Für vergessene Zeiten
- Für Offline-Arbeit
- Für Meetings ohne Laptop
Automatisch als Ergänzung:
- Kalender-Import für Meetings
- Integration mit Projekttools
Beispiel-Setup
- Timer für Projektarbeit (Hauptmethode)
- Kalender-Import für Meetings (automatisch)
- Manuelle Buchung für Telefonate (nachträglich)
- Wöchentliche Prüfung (alle Methoden)
Empfehlungen nach Berufsgruppe
Entwickler / IT
- Empfohlen: Timer + Git-Integration
- IDE-Plugins nutzen
- Commits als Anhaltspunkt
Berater / Consultants
- Empfohlen: Timer für Kundenprojekte
- Kalender-Import für Meetings
- Mobile App für unterwegs
Kreative / Designer
- Empfohlen: Timer mit wenigen Kategorien
- Nicht zu feingranular
- Fokus-Phasen respektieren
Projektmanager
- Empfohlen: Kalender-basiert + manuell
- Meeting-schwere Arbeit
- Overhead-Zeiten nicht vergessen
Häufige Fragen
Fazit
Es gibt nicht die eine beste Methode – die richtige Wahl hängt von Ihrer Arbeitsweise, den Anforderungen an Genauigkeit und der Akzeptanz im Team ab. Timer-basierte Erfassung bietet die beste Balance aus Genauigkeit und Aufwand. Kombinieren Sie sie mit manuellen Ergänzungen und automatischen Importen für ein vollständiges Bild.
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