Mehrere Projekte gleichzeitig: Zeiterfassung organisieren
Die Realität: Selten arbeitet man nur an einem Projekt. Die Herausforderung: Trotzdem sauber erfassen, wer wann woran wie lange gearbeitet hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektwechsel sofort dokumentieren
- Klare Projektstruktur einrichten
- Timer-Funktion nutzen
- Puffer für Wechselkosten einplanen
- Regelmäßig Überblick verschaffen
Die Herausforderung
Typische Situation
Multiprojektarbeit:
| Zeit | Projekt | Tätigkeit |
|---|---|---|
| 8:00-9:30 | Website A | Entwicklung |
| 9:30-10:00 | Support | Kundenanfragen |
| 10:00-12:00 | App B | Design |
| 12:00-13:00 | Pause | - |
| 13:00-14:30 | Website A | Testing |
| 14:30-17:00 | Internes Projekt | Meeting, Konzept |
Was schiefgeht
Ohne System:
- Vergessen – Projektwechsel nicht erfasst
- Ungenau – "Irgendwas mit Projekt A"
- Doppelt – Zeit auf falsches Projekt
- Lücken – Zeit verschwindet
- Chaos – Kein Überblick mehr
Konsequenzen
Was passiert:
| Problem | Folge |
|---|---|
| Falsche Zuordnung | Falsche Abrechnung |
| Vergessene Zeit | Unbezahlte Arbeit |
| Keine Nachvollziehbarkeit | Diskussionen mit Kunden |
| Fehlende Übersicht | Schlechte Planung |
Multiprojekt-Zeiterfassung
MyTimeTracker macht den Wechsel zwischen Projekten zum Kinderspiel.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Projektstruktur einrichten
Hierarchie
Klare Struktur:
| Ebene | Beispiel |
|---|---|
| Kunde | Firma XYZ |
| Projekt | Website Relaunch |
| Phase | Entwicklung |
| Aufgabe | Frontend Navigation |
Codes und Kürzel
Schneller buchen:
- XYZ-WEB: XYZ Website
- XYZ-APP: XYZ Mobile App
- ABC-SUPP: ABC Support
- INT-MEET: Interne Meetings
- INT-ADMIN: Administration
Favorites
Häufige Projekte:
| Feature | Nutzen |
|---|---|
| Favoriten-Liste | Schneller Zugriff |
| Zuletzt verwendet | Wiederholt einfacher |
| Shortcuts | Ein-Klick-Buchung |
Erfassungsmethoden
Timer-Funktion
Start-Stopp:
| Aktion | Vorgehen |
|---|---|
| Projektstart | Timer starten |
| Projektwechsel | Timer stoppen, neuen starten |
| Unterbrechung | Timer pausieren |
| Tagesende | Alle Timer stoppen |
Manuell nachträglich
Wenn Timer nicht möglich:
- Sofort erfassen – Spätestens am Abend
- Notizen machen – Zeiten aufschreiben
- Kalender nutzen – Termine als Referenz
- Regelmäßig – Nicht aufschieben
Hybrid
Kombination:
| Situation | Methode |
|---|---|
| Fokusarbeit | Timer laufen lassen |
| Viele Wechsel | Manuell am Ende |
| Meetings | Automatisch aus Kalender |
Timer für Projekte
MyTimeTracker bietet Start-Stopp-Timer für nahtlose Projekterfassung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Projektwechsel managen
Wechselkosten einplanen
Zeit für Umschalten:
| Aktivität | Zeit |
|---|---|
| Kontext wechseln | 5-15 Min |
| Einarbeiten | Je nach Komplexität |
| Unterbrechung | Produktivitätsverlust |
Wechsel minimieren
Effizienter arbeiten:
- Zeitblöcke – 2-3h am Stück ein Projekt
- Thementage – Mo: Projekt A, Di: Projekt B
- Störungen bündeln – E-Mails zu festen Zeiten
- Fokuszeiten – Ungestörte Arbeitsphasen
Unterbrechungen
Umgang damit:
| Unterbrechung | Umgang |
|---|---|
| Kurz (<5 Min) | Timer laufen lassen |
| Länger | Timer pausieren |
| Dringend | Projekt wechseln, erfassen |
Überblick behalten
Tagesansicht
Was heute:
| Projekt | Stunden | Status |
|---|---|---|
| Website A | 4,5h | Auf Kurs |
| App B | 2h | Hinter Plan |
| Support | 1h | Normal |
| Intern | 0,5h | - |
Wochenansicht
Gesamtbild:
- Website A: 18h (Plan: 20h)
- App B: 8h (Plan: 15h)
- Support: 6h (Plan: 5h)
- Intern: 4h
- Gesamt: 36h – Warnung: App B im Rückstand
Projektübergreifend
Auslastung:
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Abrechenbare Quote | 78% |
| Größter Zeitfresser | Projekt A |
| Vernachlässigt | Projekt C |
Team-Koordination
Wer an was
Sichtbarkeit:
| Mitarbeiter | Projekt | Anteil |
|---|---|---|
| Anna | Website A | 60% |
| Ben | Website A | 40% |
| Clara | App B | 100% |
Kapazitätsplanung
Vorausschau:
- Anna: 40h verfügbar – Website A: 25h, Support: 15h
- Ben: 40h verfügbar – Website A: 20h, App B: 20h
- Clara: 32h verfügbar (Teilzeit) – App B: 32h
Häufige Fragen
Kurze Unterbrechungen (unter 5 Minuten) können Sie zum laufenden Projekt zählen. Bei längeren Unterbrechungen: Timer stoppen, Unterbrechung separat erfassen (z.B. als 'Support' oder 'Kommunikation'), dann neuen Timer für das nächste Projekt starten.
Erfassen Sie spontane Anfragen separat – entweder als eigenes Projekt ('Support') oder mit Tätigkeitsart. So sehen Sie am Ende, wie viel Zeit wirklich für ungeplante Arbeit draufgeht. Das hilft bei der zukünftigen Planung.
Entweder prozentual aufteilen (Meeting 1h, 50% Projekt A, 50% Projekt B) oder dem Hauptprojekt zuordnen. Bei regelmäßigen Meetings lohnt sich eine Kategorie 'Meetings' mit Projektzuordnung im Kommentar.
Tägliche Routine: Am Abend kurz prüfen, ob alle Projekte erfasst sind. Dashboard-Ansicht nutzen, die alle aktiven Projekte zeigt. Bei Projektstart Reminder setzen. Und: Lieber zu genau als zu wenig erfassen.
Praktisch kaum möglich. Erfassen Sie die Zeit für das Projekt, an dem Sie aktiv arbeiten. 'Gedankliche Arbeit' im Hintergrund lässt sich nicht sinnvoll messen. Bei echter Parallelarbeit: Zeit aufteilen, z.B. je 50%.
Fazit
Mehrere Projekte gleichzeitig zu bearbeiten ist normal – die Zeiterfassung muss es abbilden können. Mit klarer Projektstruktur, konsequenter Erfassung bei jedem Wechsel und regelmäßigem Überblick behalten Sie die Kontrolle. Die Investition in gute Organisation zahlt sich aus: korrekte Abrechnungen, realistische Planung und weniger Stress.
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