Urlaubsvertretung planen und organisieren

Damit während Ihrer Abwesenheit alles läuft – so organisieren Sie die Vertretung.

Das Wichtigste in Kürze

Vertretung rechtzeitig organisieren
Klare Übergabe mit Dokumentation
Erreichbarkeitsregeln definieren
Zeiterfassung für Vertretung anpassen
Nach Rückkehr: Rückübergabe

Warum Vertretung wichtig ist

Ohne Vertretung

Was passieren kann:

Problem	Folge
Aufgaben liegen bleiben	Stau nach Rückkehr
Kunden warten	Unzufriedenheit
Entscheidungen verzögert	Prozesse stocken
Team überlastet	Stress für andere

Mit guter Vertretung

Vorteile:

Kontinuität – Arbeit geht weiter
Entlastung – Keine Überstunden nach Urlaub
Professionelles Bild – Kunden merken es nicht
Entspannter Urlaub – Weil alles geregelt ist
Entwicklung – Vertreter lernt dazu
Resilienz – Team wird flexibler

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Vertretung organisieren

Schritte

Vorgehen:

Schritt	Aktion
1	Urlaub ankündigen
2	Vertretung bestimmen
3	Übergabe vorbereiten
4	Übergabegespräch
5	Erreichbarkeit klären
6	Nach Rückkehr: Rückübergabe

Vertretung finden

Wer kann vertreten:

Kollege im Team – Kennt Aufgaben
Führungskraft – Für wichtige Entscheidungen
Anderes Team – Wenn ähnliche Aufgaben
Mehrere aufteilen – Aufgaben verteilen
Externe Aushilfe – Bei längerer Abwesenheit

Die Übergabe

Was übergeben

Checkliste:

Bereich	Inhalt
Laufende Projekte	Status, nächste Schritte
Termine	Was in der Zeit ansteht
Kontakte	Wer für was zuständig
Zugänge	Systeme, Passwörter
Eskalation	Bei Problemen: An wen wenden

Übergabedokument

Was dokumentieren:

Abwesenheitszeitraum – Von–bis
Laufende Aufgaben – Aufgabe 1: Status, nächste Schritte
Aufgabe 2: ...
Aufgabe 3: ...
Wichtige Termine – Datum, Thema, wer teilnimmt
Kontakte – Name, Thema, Telefon/E-Mail
Systeme und Zugänge – Was wo und wie
Routineaufgaben – Was regelmäßig zu tun ist
Bei Problemen – Wen anrufen, eskalieren

Übergabe dokumentieren

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Zeiterfassung bei Vertretung

Für den Vertreter

Was beachten:

Thema	Regelung
Zusätzliche Zeit	Als Arbeitszeit erfassen
Überstunden	Abstimmen mit Führungskraft
Projektzuordnung	Auf Vertretung buchen
Eigene Aufgaben	Auch nicht vergessen

Im System

Praktisch:

Projekt anlegen – "Vertretung XY"
Stunden buchen – Vertretungstätigkeiten
Eigene Arbeit – Normales Projekt
Auswertung – Wie viel Mehraufwand
Überstunden – Sichtbar machen

Erreichbarkeit während Urlaub

Optionen

Was vereinbaren:

Option	Wann sinnvoll
Gar nicht erreichbar	Empfohlen, Vertretung regelt
Nur absolute Notfälle	Klare Definition nötig
Regelmäßig E-Mails checken	Eigentlich kein Urlaub
Per Telefon erreichbar	Nur für Führungskräfte

Empfehlung

Klare Regeln:

Grundsatz – Nicht erreichbar
Vertretung regelt – 99% der Fälle
Echter Notfall – Definieren was das ist
Kontakt – Eine Person kennt Nummer
Erwartung – Team weiß Bescheid

Rückkehr und Rückübergabe

Was tun nach dem Urlaub

Ablauf:

Schritt	Aktion
1	Gespräch mit Vertretung
2	Was ist passiert
3	Offene Punkte klären
4	Feedback geben
5	Normal weiterarbeiten

Rückübergabe-Gespräch

Was besprechen:

Was ist passiert – Wichtige Ereignisse
Status Aufgaben – Was erledigt, was offen
Probleme – Was lief nicht rund
Entscheidungen – Was wurde entschieden
Feedback – Wie lief die Vertretung
Danke – Anerkennung für Mehrarbeit

Häufige Fragen

Mindestens 1-2 Stunden für ein Übergabegespräch, plus Zeit für die Dokumentation. Bei komplexen Aufgaben oder längerer Abwesenheit mehr. Lieber zu viel als zu wenig – es erspart Probleme und Rückfragen.

Dann müssen Sie priorisieren: Was muss unbedingt erledigt werden, was kann warten? Führungskraft einbeziehen. Manchmal ist die Lösung, weniger Urlaub am Stück zu nehmen oder Aufgaben vorher abzuschließen.

Grundsätzlich nein – Urlaub ist zur Erholung. In manchen Positionen (Führung, Notfall-Szenarien) können Ausnahmen vereinbart sein. Klären Sie das vorher und definieren Sie klar, was ein Notfall ist.

Legen Sie ein Projekt oder eine Kategorie 'Vertretung' an und buchen Sie Ihre Vertretungstätigkeiten dorthin. So sehen Sie und Ihre Führungskraft, wie viel Mehraufwand entsteht.

Sachlich besprechen, was schiefgelaufen ist und warum. Meist liegt es an mangelnder Übergabe oder fehlenden Befugnissen. Für nächstes Mal: Bessere Vorbereitung. Keine Schuldzuweisungen – Vertretung ist auch ein Lernprozess.

Fazit

Eine gute Urlaubsvertretung beginnt mit rechtzeitiger Planung und einer strukturierten Übergabe. Dokumentieren Sie laufende Aufgaben, wichtige Kontakte und Eskalationswege. Klären Sie die Erreichbarkeit während des Urlaubs – idealerweise sind Sie nicht erreichbar und die Vertretung regelt alles. Nach der Rückkehr: Rückübergabe-Gespräch mit Feedback. Die Zeiterfassung sollte Vertretungstätigkeiten sichtbar machen.

Urlaubsvertretung planen und organisieren