Personaleinsatzplanung optimieren
Die Personaleinsatzplanung (PEP) entscheidet darüber, ob zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort sind. Eine optimierte PEP spart Kosten, verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und steigert die Produktivität.
Das Wichtigste in Kürze
- Bedarfsermittlung ist die Grundlage jeder guten Planung
- Mitarbeiterwünsche berücksichtigen steigert Zufriedenheit
- Flexibilität einplanen für unvorhergesehene Situationen
- Software spart Zeit und reduziert Fehler
- Regelmäßige Auswertung zur kontinuierlichen Verbesserung
Grundlagen der Personaleinsatzplanung
Was ist Personaleinsatzplanung?
PEP ist die Zuordnung von Mitarbeitern zu:
| Element | Frage |
|---|---|
| Arbeitszeit | Wann arbeitet wer? |
| Arbeitsort | Wo arbeitet wer? |
| Tätigkeit | Was macht wer? |
| Qualifikation | Wer kann was? |
Ziele der PEP
| Ziel | Umsetzung |
|---|---|
| Bedarfsdeckung | Genügend Personal zur richtigen Zeit |
| Kosteneffizienz | Nicht zu viel Personal |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Wünsche berücksichtigen |
| Rechtssicherheit | Arbeitszeitgesetz einhalten |
Einflussfaktoren
Die Planung wird beeinflusst durch:
- Kundenfrequenz / Auftragslage
- Öffnungszeiten / Betriebszeiten
- Qualifikationen der Mitarbeiter
- Verfügbarkeiten und Wünsche
- Rechtliche Vorgaben
Planung und Zeiterfassung in einem
MyTimeTracker verbindet Dienstplanung mit Zeiterfassung – für optimalen Überblick.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Bedarfsermittlung
Quantitativer Bedarf
Wie viele Mitarbeiter brauchen Sie wann?
| Methode | Anwendung |
|---|---|
| Historische Daten | Vergangene Belegung analysieren |
| Umsatzprognose | Erwarteter Umsatz → benötigtes Personal |
| Kundenfrequenz | Besucherzahlen → Personalbedarf |
| Produktionsplan | Geplante Aufträge → Kapazitäten |
Qualitativer Bedarf
Welche Qualifikationen werden gebraucht?
- Fachkräfte vs. Hilfskräfte
- Spezielle Kenntnisse (Maschinen, Sprachen)
- Führungskräfte / Schichtleiter
- Auszubildende
Bedarfskurven erstellen
Typischer Bedarf im Tagesverlauf (Beispiel Einzelhandel):
Personalbedarf:
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6 9 12 15 18 21 Uhr
→ Höchster Bedarf mittags und am späten Nachmittag.
Mitarbeiterverfügbarkeit
Verfügbarkeiten erfassen
Mitarbeiter haben unterschiedliche Verfügbarkeiten:
| Typ | Beispiel |
|---|---|
| Vollzeit | Mo-Fr, 8-17 Uhr |
| Teilzeit fix | Di, Mi, Do |
| Teilzeit flexibel | Mind. 20 h/Woche |
| Minijob | Max. 10 h/Woche |
| Nach Bedarf | Auf Abruf |
Wünsche berücksichtigen
Mitarbeiterwünsche sind wichtig für die Zufriedenheit:
- Freiwünsche (bestimmte Tage frei)
- Schichtwünsche (lieber Früh als Spät)
- Keine Wochenendarbeit (wenn möglich)
Balance finden
- Nicht alle Wünsche können erfüllt werden
- Transparente Regeln für Wunscherfüllung
- Rotation bei beliebten/unbeliebten Schichten
Wünsche digital erfassen
Mit MyTimeTracker können Mitarbeiter Verfügbarkeiten und Wünsche selbst eintragen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Planungsstrategien
Vorausschauend planen
Planen Sie weit genug im Voraus:
| Branche | Vorlauf |
|---|---|
| Einzelhandel | 2-4 Wochen |
| Gastronomie | 1-2 Wochen |
| Produktion | 1-4 Wochen |
| Pflege | 4-6 Wochen |
Flexibilität einbauen
Puffer für Unvorhergesehenes:
- Springer / Pool-Mitarbeiter
- Überstunden-Budget
- Abrufkräfte
- Zeitarbeit als Backup
Schichtübergaben
Bei Schichtbetrieb:
- Überlappung für Übergabe planen
- Wichtige Infos dokumentieren
- Verantwortlichkeiten klären
Optimierungspotenziale
Typische Probleme
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Überbesetzung | Bedarfsanalyse verbessern |
| Unterbesetzung | Puffer einplanen |
| Falsche Qualifikation | Qualifikationsmatrix nutzen |
| Hohe Fluktuation | Wünsche berücksichtigen |
| Viele Änderungen | Früher planen, besser kommunizieren |
Kennzahlen zur Messung
Messen Sie die Qualität Ihrer Planung:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Planungsgenauigkeit | Geplant vs. Ist |
| Abwesenheitsquote | Krankmeldungen / Geplante Schichten |
| Überstundenquote | Überstunden / Gesamtstunden |
| Tauschquote | Getauschte Schichten / Alle Schichten |
Kontinuierliche Verbesserung
- Regelmäßig Ist-Daten auswerten
- Feedback von Mitarbeitern einholen
- Saisonale Muster erkennen
- Planungsprozess anpassen
Softwareunterstützung
Vorteile digitaler Planung
| Analog | Digital |
|---|---|
| Papier-Dienstplan | Automatische Berechnung |
| Manuelle Abstimmung | Verfügbarkeiten im System |
| Aushang im Betrieb | Zugriff per App |
| Anrufe bei Änderungen | Push-Benachrichtigung |
Funktionen moderner PEP-Software
- Bedarfsprognose auf Basis historischer Daten
- Automatische Schichtzuweisung
- Konfliktprüfung (Ruhezeiten, Qualifikation)
- Mitarbeiter-Self-Service
- Echtzeit-Kommunikation
Integration mit Zeiterfassung
Optimal ist die Verbindung:
- Geplante Schichten werden zu Soll-Zeiten
- Zeiterfassung liefert Ist-Daten
- Soll-Ist-Vergleich automatisch
- Abweichungen werden erkannt
Häufige Fragen
Fazit
Optimierte Personaleinsatzplanung ist ein Balanceakt zwischen Bedarfsdeckung, Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Die Grundlage ist eine gute Bedarfsermittlung, darauf aufbauend eine faire Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Wünschen. Mit der richtigen Software wird die Planung einfacher und die Ergebnisse besser – und die Integration mit der Zeiterfassung schließt den Kreislauf.
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