Mitarbeiterwünsche im Dienstplan berücksichtigen

Zufriedene Mitarbeiter durch faire Berücksichtigung von Präferenzen.

Das Wichtigste in Kürze

Wünsche systematisch erfassen
Nicht alle Wünsche erfüllbar – kommunizieren
Fairness durch Transparenz
Fristen für Wunschabgabe setzen
Balance zwischen Wünschen und Bedarf

Warum Wünsche berücksichtigen

Nutzen

Was es bringt:

Nutzen	Beschreibung
Zufriedenheit	Mitarbeiter fühlen sich gehört
Weniger Tausch	Passt von Anfang an besser
Weniger Ausfälle	Motivation steigt
Bessere Planung	Verfügbarkeit bekannt
Mitarbeiterbindung	Attraktiver Arbeitgeber

Grenzen

Was nicht immer geht:

Betriebliche Anforderungen – Bedarf geht vor
Nicht alle gleichzeitig – Samstag will niemand
Qualifikationen – Nicht jeder kann jede Schicht
Fairness – Nicht immer dieselben
Planungssicherheit – Zu spät = keine Berücksichtigung

Wünsche digital erfassen

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Arten von Wünschen

Verfügbarkeit

Wann grundsätzlich möglich:

Art	Beispiel
Verfügbar	"Kann Montag bis Freitag"
Nicht verfügbar	"Mittwoch nie"
Eingeschränkt	"Freitag nur bis 14 Uhr"
Befristet	"Im August nicht"

Präferenzen

Wann bevorzugt:

Bevorzugte Schicht – "Lieber Frühschicht"
Bevorzugte Tage – "Montag, Dienstag, Mittwoch"
Unbeliebte Schicht – "Ungern Nachtschicht"
Unbeliebte Tage – "Wochenende möglichst nicht"
Gewichtung – Wie wichtig ist der Wunsch?

Einmalige Wünsche

Für bestimmte Zeiträume:

Art	Beispiel
Einzelner Tag	"23.03. frei"
Zeitraum	"Woche 24 keine Spätschicht"
Ereignis	"Tag der Einschulung frei"
Tausch	"Schicht mit Kollege X tauschen"

Erfassung

Wann erfassen

Fristen setzen:

Zeitpunkt	Frist
Wöchentliche Planung	1 Woche vorher
Monatliche Planung	2-3 Wochen vorher
Quartal	1 Monat vorher
Änderungen	So früh wie möglich

Wie erfassen

Methoden:

Digital/App – Selbstbedienung
Web-Portal – Von zuhause
Papier-Formular – Wunschzettel
Direkt beim Planer – Persönlich/E-Mail
Am besten – Digital, mit Frist

Was erfassen

Welche Informationen:

Element	Inhalt
Mitarbeiter	Wer wünscht
Zeitraum	Wann gilt der Wunsch
Art	Verfügbarkeit oder Präferenz
Priorität	Wie wichtig
Begründung	Optional, hilft bei Abwägung

Wünsche einfach sammeln

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Berücksichtigung

Priorisierung

Was geht vor:

Priorität	Element
1	Betriebliche Anforderungen
2	Verfügbarkeit (geht nicht anders)
3	Wichtige persönliche Gründe
4	Präferenzen
5	"Wäre schön"

Regeln aufstellen

Fair handhaben:

Wer zuerst – Frühzeitige Wünsche priorisiert
Rotation – Nicht immer dieselben
Ausgleich – Wer oft verzichten muss, bekommt
Gründe – Wichtiges vor Unwichtigem
Transparent – Regeln allen bekannt

Konflikte lösen

Wenn mehrere wollen:

Situation	Lösung
Gleicher Wunsch	Rotation, Auslosung
Gegensätzliche Wünsche	Gespräch, Kompromiss
Zu viele wollen frei	Mindestbesetzung geht vor
Nie einer will	Rotieren, Zuschlag

Kommunikation

Regeln kommunizieren

Was alle wissen sollten:

Information	Inhalt
Wie wünschen	Welcher Kanal, welches Format
Wann wünschen	Frist
Was möglich	Realistische Erwartungen
Wie entschieden	Kriterien

Rückmeldung geben

Wenn nicht erfüllbar:

Zeitnah – Nicht ewig warten lassen
Begründet – Warum nicht möglich
Alternativ – Was stattdessen möglich
Persönlich – Bei wichtigen Wünschen
Fairness erklären – Warum andere Vorrang

Best Practices

Was funktioniert

Bewährte Ansätze:

Praxis	Wirkung
Selbstbedienung	Entlastet Planer
Feste Fristen	Planungssicherheit
Transparente Regeln	Weniger Konflikte
Regelmäßige Auswertung	Wer kommt zu kurz?
Feedback-Kanal	Probleme früh erkennen

Typische Fehler

Was vermeiden:

Zu spät erfragen – Keine Zeit zur Berücksichtigung
Keine Regeln – Willkür-Verdacht
Immer dieselben bevorzugt – Unzufriedenheit
Nicht kommunizieren – Keiner weiß, ob Wunsch angekommen
Zu viel versprechen – Enttäuschung

Häufige Fragen

Nein, betriebliche Anforderungen gehen vor. Wünsche sind Wünsche, keine Ansprüche. Aber: Faire und transparente Berücksichtigung erhöht die Zufriedenheit. Kommunizieren Sie klar, dass nicht alle Wünsche erfüllt werden können und nach welchen Kriterien entschieden wird.

Transparente Rotation: Unbeliebte Schichten werden fair verteilt. Führen Sie Statistik: Wer hat wie oft Wochenende/Nachtschicht gearbeitet? Machen Sie die Verteilung sichtbar. Wer dauerhaft ausweicht, muss im Gespräch die Gründe erklären – und ggf. akzeptieren, dass Fairness gilt.

Abhängig vom Planungsrhythmus. Bei wöchentlicher Planung: mindestens 1 Woche vorher. Bei Monatsplanung: 2-3 Wochen. Wichtig: Frist konsequent kommunizieren und einhalten. Wer zu spät kommt, kann nicht berücksichtigt werden – das muss klar sein.

Optional, aber hilfreich für die Priorisierung. Ein Arzttermin hat mehr Gewicht als 'will einfach frei'. Aber: Nicht zu viel nachfragen – das wirkt kontrollierend. Bei wiederholten wichtigen Wünschen oder Konflikten kann eine Begründung helfen, fair zu entscheiden.

Rotation und Statistik. Führen Sie Buch, wer welche Schichten wie oft hatte. Beliebte Zeiten fair verteilen. Langfristiger Ausgleich: Wer diesen Monat Wochenende hatte, hat nächsten Monat Vorrang für freies Wochenende. Transparenz hilft: Zeigen Sie die Verteilung, dann gibt es weniger Beschwerden.

Fazit

Mitarbeiterwünsche zu berücksichtigen, erhöht Zufriedenheit und reduziert Tauschbedarf. Wichtig sind: klare Regeln, feste Fristen, faire Verteilung und transparente Kommunikation. Nicht alle Wünsche können erfüllt werden – das muss klar sein. Wer sich gehört fühlt, auch wenn der Wunsch nicht erfüllt wird, ist zufriedener als wer ignoriert wird. Digitale Erfassung macht die Wunschsammlung effizient.

Mitarbeiterwünsche im Dienstplan berücksichtigen