Zeiterfassung SHK: Sanitär, Heizung, Klima
SHK-Betriebe stehen vor besonderen Herausforderungen: Monteure arbeiten auf Baustellen, bei Kunden und im Notdienst. Die Zeiterfassung muss flexibel genug sein, um all diese Szenarien abzudecken – und dennoch einfach in der Handhabung.
Das Wichtigste in Kürze
- Mobile Zeiterfassung ist für SHK-Betriebe unverzichtbar
- Auftrags- und projektbezogene Erfassung ermöglicht genaue Kalkulation
- Notdienst und Bereitschaft erfordern besondere Erfassungsregeln
- Integration mit Handwerkersoftware spart Verwaltungsaufwand
- Fahrtzeiten zwischen Kunden sind Arbeitszeit
Besonderheiten im SHK-Handwerk
Typische Tätigkeitsbereiche
SHK-Betriebe decken verschiedene Bereiche ab:
| Bereich | Typische Arbeiten |
|---|---|
| Sanitär | Bäder, Leitungen, Armaturen |
| Heizung | Installation, Wartung, Reparatur |
| Klima | Lüftungsanlagen, Klimageräte |
| Solar | Solarthermie, Photovoltaik (teilweise) |
Arbeitsmodelle
Im SHK-Gewerk gibt es verschiedene Arbeitsmodelle:
- Neuinstallation: Längere Projekte auf Baustellen
- Kundendienst: Kurze Einsätze bei verschiedenen Kunden
- Wartung: Regelmäßige Termine (Heizungswartung)
- Notdienst: Schnelle Hilfe bei Rohrbruch, Heizungsausfall
Saisonale Schwankungen
Das SHK-Handwerk ist saisonal geprägt:
- Sommer: Mehr Sanitärarbeit, Klimaanlagen
- Herbst: Heizungswartungen, Vorbereitung auf Winter
- Winter: Heizungsstörungen, Notdienste
- Frühjahr: Bäder, Neubauten
Die Zeiterfassung sollte Überstunden in Spitzenzeiten und Minderarbeit in ruhigeren Zeiten ausgleichen können.
Mobile Zeiterfassung für SHK-Betriebe
MyTimeTracker ist perfekt für das SHK-Handwerk: Einfach, mobil, auftragsbezogen.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Mobile Zeiterfassung in der Praxis
Anforderungen an die App
Eine Zeiterfassungs-App für SHK-Monteure muss:
| Anforderung | Warum wichtig |
|---|---|
| Offline-Fähigkeit | Keller, Heizungsräume ohne Netz |
| Ein-Klick-Stempeln | Schnell und einfach |
| Auftragszuordnung | Nachkalkulation ermöglichen |
| Robustes Design | Schmutz und Feuchtigkeit |
Typischer Einsatz
Monteur im Kundendienst:
08:00 - Firma: Einstempeln, Material laden
08:30 - Fahrt zu Kunde 1 (Fahrtzeit)
09:00 - Kunde 1: Heizungswartung (Auftrag zuordnen)
10:30 - Fahrt zu Kunde 2 (Fahrtzeit)
11:00 - Kunde 2: Rohrbruch beheben (Auftrag zuordnen)
12:00 - Pause
12:30 - Fahrt zu Kunde 3 (Fahrtzeit)
13:00 - Kunde 3: Bad-Sanierung (Projekt zuordnen)
17:00 - Rückfahrt zur Firma
17:30 - Ausstempeln
Zeiten zuordnen
Wichtig ist die Zuordnung zu:
- Aufträgen: Einzelne Kundeneinsätze
- Projekten: Längere Arbeiten (Bad-Sanierung, Neubau)
- Kostenstellen: Interne Arbeiten, Werkstatt, Lager
Fahrtzeiten richtig erfassen
Was ist Arbeitszeit?
| Fahrt | Arbeitszeit? |
|---|---|
| Zuhause → Firma | Nein |
| Firma → erster Kunde | Ja |
| Kunde → Kunde | Ja |
| Letzter Kunde → Firma | Ja |
| Firma → Zuhause | Nein |
Sonderfall: Direktfahrt zum Kunden
Wenn Monteure direkt von zu Hause zum Kunden fahren:
- Weg von Zuhause zur Firma = nicht Arbeitszeit
- Mehrweg darüber hinaus = Arbeitszeit
Beispiel: Normaler Arbeitsweg 20 km, Fahrt zum Kunden 45 km → 25 km sind Arbeitszeit
Fahrtzeit dem Kunden berechnen
Viele SHK-Betriebe berechnen Anfahrt:
- Pauschal (z.B. 30 € Anfahrt)
- Nach Kilometer (z.B. 0,50 €/km)
- Nach Zeit (z.B. Stundenverrechnungssatz)
Die Zeiterfassung dokumentiert die Grundlage für die Berechnung.
Notdienst und Bereitschaft
Bereitschaftsdienst
Viele SHK-Betriebe bieten Notdienst:
- Rufbereitschaft: Monteur ist erreichbar, nicht im Einsatz
- Einsatz: Tatsächliche Arbeit beim Kunden
- Anfahrt: Weg zum Kunden
Vergütung:
| Teil | Vergütung |
|---|---|
| Rufbereitschaft | Pauschale (z.B. 50 €/Tag) |
| Einsatz | Arbeitslohn + Zuschlag |
| Anfahrt | Arbeitszeit, ggf. Kilometergeld |
Erfassung im System
Die Zeiterfassung sollte unterscheiden:
- Start der Rufbereitschaft
- Beginn eines Einsatzes (inkl. Anfahrt)
- Ende des Einsatzes
- Ende der Rufbereitschaft
Notdienst richtig erfassen
MyTimeTracker unterscheidet Bereitschaft und Einsatz – für korrekte Vergütung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Integration mit Handwerkersoftware
Vorteile der Integration
Wenn Zeiterfassung und Handwerkersoftware zusammenarbeiten:
- Aufträge direkt in der Zeiterfassung auswählen
- Arbeitszeiten fließen in die Rechnung
- Nachkalkulation auf Knopfdruck
- Weniger Verwaltungsaufwand
Typische Schnittstellen
Gängige Handwerkerlösungen mit Zeiterfassung:
- All-in-One-Lösungen mit integrierter Zeiterfassung
- Schnittstellen zu separaten Zeiterfassungssystemen
- Export/Import über Excel oder CSV
Nachkalkulation und Controlling
Warum Nachkalkulation?
Präzise Zeiterfassung ermöglicht:
- Vergleich: Angebotene vs. tatsächliche Stunden
- Erkennen von unwirtschaftlichen Aufträgen
- Bessere Angebote für künftige Projekte
- Stundensatz-Kalkulation überprüfen
Kennzahlen im SHK-Betrieb
Wichtige Kennzahlen:
| Kennzahl | Berechnung |
|---|---|
| Produktivstunden | Direkt verrechenbare Stunden |
| Gemeinkosten | Fahrt, Werkstatt, Verwaltung |
| Auslastung | Produktivstunden / Gesamtstunden |
| Nacharbeit | Korrekturstunden pro Auftrag |
Häufige Fragen
Fazit
Für SHK-Betriebe ist mobile Zeiterfassung keine Option, sondern Notwendigkeit. Eine gute Lösung funktioniert offline, ermöglicht Auftragszuordnung und integriert sich mit der vorhandenen Handwerkersoftware. So behalten Sie den Überblick über Baustellen, Kundendienst und Notfalleinsätze – und haben die Grundlage für genaue Nachkalkulation und faire Kundenrechnungen.
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