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title: "Kurzarbeit und Zeiterfassung: Was gilt?"
description: "Kurzarbeit Zeiterfassung: Dokumentationspflichten, Arbeitszeitnachweis für Kurzarbeitergeld und was Arbeitgeber beachten müssen."
author: "Redaktion"
category: "zeiterfassungsgesetz"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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# Kurzarbeit und Zeiterfassung: Was gilt?

Bei Kurzarbeit ist eine exakte Zeiterfassung besonders wichtig – für das Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit. Welche Dokumentationspflichten gibt es, und wie setzt man sie in der Praxis um?

## Das Wichtigste in Kürze

- Bei Kurzarbeit ist lückenlose Zeiterfassung Pflicht
- Soll- und Ist-Arbeitszeit müssen dokumentiert werden
- Die Differenz ist Basis für das Kurzarbeitergeld (KuG)
- Agentur für Arbeit kann Nachweise prüfen
- Fehlerhafte Dokumentation kann zur Rückforderung führen

> **Rechtlicher Hinweis:**
>
> Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

## Grundlagen der Kurzarbeit

### Was ist Kurzarbeit?

**Definition:**
Vorübergehende Verringerung der Arbeitszeit bei entsprechender Reduzierung des Arbeitsentgelts.

**Voraussetzungen:**
- Erheblicher Arbeitsausfall
- Wirtschaftliche Gründe oder unabwendbares Ereignis
- Unvermeidbarkeit
- Anzeige bei der Agentur für Arbeit

### Kurzarbeitergeld

**Leistung der Arbeitsagentur:**
- Ausgleich für entgangenes Entgelt
- Ca. 60% des ausgefallenen Nettoentgelts
- 67% bei mindestens einem Kind

**Berechnung:**
```
Soll-Entgelt - Ist-Entgelt = Entgeltausfall
KuG = Entgeltausfall × 60% (bzw. 67%)
```

## Warum ist Zeiterfassung bei Kurzarbeit wichtig?

### Für das Kurzarbeitergeld

**Die Agentur für Arbeit zahlt KuG basierend auf:**
- Soll-Arbeitszeit (normale Arbeitszeit)
- Ist-Arbeitszeit (tatsächlich gearbeitete Zeit)
- Differenz = Arbeitsausfall

**Ohne korrekte Zeiterfassung:**
- Kein Nachweis des Arbeitsausfalls
- Keine oder fehlerhafte KuG-Zahlung
- Rückforderungsrisiko

### Für die Prüfung

**Agentur für Arbeit prüft:**
- Stichprobenartig oder anlassbezogen
- Arbeitszeitnachweise
- Übereinstimmung mit Anträgen
- Bis zu 4 Jahre rückwirkend

> **Hinweis:**
>
> Die Zeiterfassung bei Kurzarbeit ist keine Option, sondern Pflicht. Ohne lückenlose Dokumentation riskieren Sie Rückforderungen.

## Dokumentationspflichten

### Was muss erfasst werden?

**Für jeden Mitarbeiter in Kurzarbeit:**

| Daten | Beispiel |
|-------|----------|
| Soll-Arbeitszeit | 8 Stunden/Tag |
| Ist-Arbeitszeit | 4 Stunden/Tag |
| Arbeitsausfall | 4 Stunden/Tag |
| Grund des Ausfalls | Kurzarbeit |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit |

### Soll-Arbeitszeit

**Definition:**
Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit vor Einführung der Kurzarbeit.

**Zu dokumentieren:**
- Vertragliche Wochenarbeitszeit
- Tägliche Sollstunden
- Bei Teilzeit: Anteilig

### Ist-Arbeitszeit

**Definition:**
Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit während der Kurzarbeit.

**Zu dokumentieren:**
- Beginn und Ende der Arbeit
- Pausen
- Tatsächlich gearbeitete Stunden

### Arbeitsausfall

**Berechnung:**
```
Soll-Zeit - Ist-Zeit = Arbeitsausfall durch Kurzarbeit
```

**Beispiel:**
- Soll: 8 Stunden
- Ist: 5 Stunden
- Ausfall: 3 Stunden

## Besondere Situationen

### Urlaub während Kurzarbeit

**Urlaubstage:**
- Zählen als Soll-Arbeitszeit
- Kein Kurzarbeitergeld für Urlaubstage
- Urlaub muss separat dokumentiert werden

**In der Zeiterfassung:**
- Abwesenheitsgrund „Urlaub"
- Keine Kurzarbeit an diesem Tag

### Krankheit während Kurzarbeit

**Wenn der Mitarbeiter krank wird:**
- Soll-Zeit nach Kurzarbeit (reduziert)
- Entgeltfortzahlung auf Kurzarbeitsniveau
- Kein KuG, sondern Lohnfortzahlung

**In der Zeiterfassung:**
- Abwesenheitsgrund „Krankheit"
- Krankheitstage gesondert dokumentieren

### Feiertage

**An Feiertagen:**
- Entgeltfortzahlung nach Feiertagsgesetz
- Auf Basis der Kurzarbeitszeit
- Kein zusätzliches KuG

### Überstunden während Kurzarbeit

**Grundsätzlich:**
- Während Kurzarbeit sollte es keine Überstunden geben
- Widerspricht dem Prinzip des Arbeitsausfalls
- Kann KuG-Anspruch gefährden

**Wenn unvermeidbar:**
- Genau dokumentieren
- Reduzieren den Arbeitsausfall
- Entsprechend weniger KuG

## Zeiterfassungssystem einrichten

### Anforderungen

**Das System muss können:**
- Soll-Zeit pro Mitarbeiter hinterlegen
- Ist-Zeit erfassen
- Differenz berechnen
- Abwesenheiten separat führen
- Berichte für die Agentur erstellen

### Praktische Umsetzung

**Schritt 1: Stammdaten anpassen**
- Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter
- Beginn der Kurzarbeit
- Prozentuale Reduzierung (wenn einheitlich)

**Schritt 2: Tägliche Erfassung**
- Mitarbeiter stempeln normal
- System erkennt Kurzarbeit
- Differenz wird berechnet

**Schritt 3: Monatliche Auswertung**
- Summe Soll-Stunden
- Summe Ist-Stunden
- Summe Ausfallstunden
- Aufschlüsselung nach Gründen

### Checkliste Zeiterfassung Kurzarbeit

**Täglich:**
☐ Arbeitsbeginn erfasst
☐ Arbeitsende erfasst
☐ Pausen dokumentiert

**Bei Abwesenheit:**
☐ Urlaub korrekt erfasst
☐ Krankheit separat dokumentiert
☐ Feiertage berücksichtigt

**Monatlich:**
☐ Soll-/Ist-Vergleich erstellt
☐ Ausfallstunden summiert
☐ Daten für KuG-Antrag vorbereitet

> **Tipp:**
>
> Führen Sie die Zeiterfassung lückenlos und taggenau. Nachträgliche Rekonstruktion ist aufwändig und fehleranfällig.

## KuG-Antrag und Abrechnung

### Monatliche Abrechnung

**Arbeitgeber berechnet:**
1. Soll-Entgelt (ohne Kurzarbeit)
2. Ist-Entgelt (mit Kurzarbeit)
3. Differenz
4. KuG (60/67% der Differenz)

### Erforderliche Unterlagen

**Für die Agentur für Arbeit:**
- Abrechnungsliste
- Arbeitszeitnachweise
- Entgeltnachweise
- Nachweis der Soll-Arbeitszeit

### Prüfung durch die Agentur

**Die Agentur prüft:**
- Übereinstimmung Antrag/Nachweis
- Plausibilität der Arbeitszeiten
- Korrekte Berechnung
- Einhaltung der Voraussetzungen

## Fehler und Konsequenzen

### Häufige Fehler

**Bei der Zeiterfassung:**
- Lückenhafte Dokumentation
- Falsche Soll-Zeiten
- Überstunden nicht erfasst
- Urlaub/Krankheit nicht getrennt

**Bei der Abrechnung:**
- Falscher Entgeltausfall berechnet
- Zu viel KuG beantragt
- Fehlende Unterlagen

### Konsequenzen

**Bei Fehlern:**
- Rückforderung des KuG
- Zinsen
- Bußgeld bei Vorsatz
- Strafverfahren bei Betrug

### Verjährung und Prüffristen

**Prüfungszeitraum:**
- Bis zu 4 Jahre nach Bezug
- Bei Verdacht auf Betrug: länger

## Sonderfälle

### Kurzarbeit Null

**Kompletter Arbeitsausfall:**
- Soll-Zeit: z.B. 8 Stunden
- Ist-Zeit: 0 Stunden
- Ausfall: 100%

**Zeiterfassung:**
- Trotzdem dokumentieren
- „Kurzarbeit Null" als Abwesenheit
- Soll-Arbeitszeit bleibt erhalten

### Variable Kurzarbeit

**Unterschiedliche Reduzierung:**
- Mal 50%, mal 25% Kurzarbeit
- Tageweise unterschiedlich

**Zeiterfassung:**
- Tägliche Ist-Erfassung besonders wichtig
- Soll-Zeit bleibt konstant
- Differenz variiert täglich

### Kurzarbeit in einzelnen Abteilungen

**Nicht alle Mitarbeiter in Kurzarbeit:**
- Separate Erfassung pro Abteilung
- Klare Zuordnung wer betroffen ist
- Unterschiedliche Berichte

## Praktische Tipps

### Für Arbeitgeber

**Vorbereitung:**
1. Zeiterfassungssystem auf Kurzarbeit vorbereiten
2. Mitarbeiter informieren
3. Verantwortlichen benennen
4. Prüfprozess etablieren

**Laufende Kontrolle:**
1. Wöchentliche Plausibilitätsprüfung
2. Monatliche Abrechnung zeitnah
3. Unterlagen aufbewahren
4. Änderungen dokumentieren

### Für Mitarbeiter

**Ihre Pflichten:**
- Arbeitszeit korrekt erfassen
- Abwesenheiten melden
- Bei Unklarheiten nachfragen
- Nachweise aufbewahren

## Häufige Fragen zur Kurzarbeit-Zeiterfassung

### Muss ich bei Kurzarbeit Null trotzdem stempeln?

Bei Kurzarbeit Null arbeiten Sie nicht, aber die Zeiterfassung sollte dokumentieren, dass Sie wegen Kurzarbeit nicht gearbeitet haben. Ob Sie 'stempeln' müssen, hängt vom System ab – wichtig ist, dass der Tag als Kurzarbeit-Tag dokumentiert wird, nicht als unentschuldigtes Fehlen.

### Was passiert, wenn ich während Kurzarbeit Überstunden mache?

Überstunden während Kurzarbeit sind problematisch. Sie reduzieren den Arbeitsausfall und damit das Kurzarbeitergeld. Wenn Sie tatsächlich länger arbeiten als die reduzierte Kurzarbeitszeit, muss dies erfasst werden. Es kann den KuG-Anspruch für diesen Tag oder Monat verringern oder entfallen lassen.

### Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten bei Kurzarbeit aufbewahrt werden?

Mindestens 4 Jahre nach dem Ende des Bezugs von Kurzarbeitergeld. Die Agentur für Arbeit kann in diesem Zeitraum prüfen. Empfehlung: Aufbewahrung für 5-6 Jahre, um auf der sicheren Seite zu sein.

### Kann ich bei fehlender Zeiterfassung trotzdem Kurzarbeitergeld bekommen?

Ohne Nachweis des Arbeitsausfalls kein Kurzarbeitergeld. Die Agentur für Arbeit verlangt Dokumentation der Soll- und Ist-Arbeitszeit. Fehlende Unterlagen führen zur Ablehnung oder Rückforderung. Eine nachträgliche Rekonstruktion ist schwierig und wird kritisch geprüft.

## Fazit

Bei Kurzarbeit ist die Zeiterfassung doppelt wichtig: Sie dokumentiert den Arbeitsausfall für das Kurzarbeitergeld und weist die tatsächlich geleistete Arbeit nach. Lückenlose, taggenaue Erfassung schützt vor Rückforderungen und erleichtert die Abrechnung. Investieren Sie in ein System, das Kurzarbeit abbilden kann.

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