--- title: "Zeiterfassung: Aufbewahrungsfrist 2, 6, 8 oder 10 Jahre" description: "Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise und Stundenzettel aufbewahrt werden? Meist 2 Jahre; 6, 8 oder 10 Jahre nur in Sonderfällen – mit Tabelle." author: "Redaktion" category: "zeiterfassungsgesetz" language: "de-DE" published_at: "2026-01-22" updated_at: "2026-08-28" canonical_url: "https://www.zeiterfassungsgesetz.de/ratgeber/zeiterfassungsgesetz/arbeitszeiterfassung-aufbewahrungsfrist" markdown_url: "https://www.zeiterfassungsgesetz.de/ratgeber/zeiterfassungsgesetz/arbeitszeiterfassung-aufbewahrungsfrist.md" image: "https://www.zeiterfassungsgesetz.de/images/articles/zeiterfassungsgesetz/arbeitszeiterfassung-aufbewahrungsfrist.webp" keywords: ["Arbeitszeiterfassung Aufbewahrungsfrist","Arbeitszeitnachweise aufbewahren","Stundenzettel Aufbewahrungsfrist","Zeiterfassung wie lange aufbewahren"] --- # Zeiterfassung: Aufbewahrungsfrist 2, 6, 8 oder 10 Jahre **Kurzantwort:** Für die ausdrücklich nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz aufzuzeichnenden Arbeitszeiten gilt eine Mindestfrist von **zwei Jahren**. Auch § 17 Mindestlohngesetz verlangt für die dort erfassten Beschäftigtengruppen eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Längere Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten nicht automatisch für jeden Stundenzettel, sondern nur, wenn derselbe Nachweis zugleich eine andere gesetzlich aufbewahrungspflichtige Funktion erfüllt. > **Rechtlicher Hinweis:** > > Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Unternehmen sollten ihre Fristen nach Dokumentart, Verarbeitungszweck und Branche festlegen. ## Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise und Stundenzettel: alle Fristen | Rechtsgrund und Dokumentart | Frist | Wichtige Einschränkung | |---|---:|---| | § 16 Abs. 2 ArbZG | mindestens 2 Jahre | Betrifft die dort genannten Arbeitszeitnachweise, insbesondere Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich | | § 17 Abs. 1 MiLoG | mindestens 2 Jahre | Gilt für die in der Vorschrift genannten Beschäftigten und Branchen | | Handels- oder Geschäftsbriefe nach HGB/AO | 6 Jahre | Nur wenn der Nachweis diese Funktion tatsächlich erfüllt | | Buchungsbelege nach HGB/AO | 8 Jahre | Nicht jeder Arbeitszeitnachweis ist automatisch ein Buchungsbeleg | | Handelsbücher, Jahresabschlüsse und bestimmte Organisationsunterlagen | 10 Jahre | Betrifft regelmäßig andere Dokumentarten als einfache Stundenzettel | ## Zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz [§ 16 Abs. 2 ArbZG](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html) verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wichtig ist die genaue Reichweite der Vorschrift: § 16 ArbZG enthält eine konkrete Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht. Die weitergehende Pflicht, ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einzurichten, folgt nach dem [BAG-Beschluss 1 ABR 22/21](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/) aus dem Arbeitsschutzgesetz. Daraus sollte nicht ohne weitere Prüfung abgeleitet werden, dass für jede denkbare Arbeitszeitinformation automatisch dieselbe gesetzliche Frist gilt. ## Zwei Jahre nach dem Mindestlohngesetz [§ 17 Abs. 1 MiLoG](https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html) verlangt für bestimmte Beschäftigte und Branchen die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Erfasst sind insbesondere: - geringfügig Beschäftigte im Sinne der Vorschrift, - Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen, - bestimmte Fälle der Arbeitnehmerüberlassung in diesen Branchen. Ob Ausnahmen oder Erleichterungen greifen, sollte für den konkreten Betrieb geprüft werden. ## Wann sechs, acht oder zehn Jahre relevant werden Arbeitszeitdaten fließen häufig in Lohnabrechnung, Zuschläge oder Projektabrechnung ein. Das macht aber nicht jeden Zeitstempel automatisch zu einem steuerlichen Buchungsbeleg. Nach [§ 257 HGB](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html) und [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) gelten je nach Dokumentart unterschiedliche Fristen. Seit der Verkürzung für Buchungsbelege beträgt diese Frist grundsätzlich acht Jahre; Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben regelmäßig zehn Jahre, sonstige dort erfasste Unterlagen häufig sechs Jahre aufbewahrungspflichtig. Für die Praxis bedeutet das: 1. Den Zweck jedes Dokuments bestimmen. 2. Prüfen, ob der Arbeitszeitnachweis selbst Buchungsbeleg ist oder nur Daten an die Lohnabrechnung liefert. 3. Mehrere einschlägige Fristen dokumentieren. 4. Die längste tatsächlich anwendbare Frist hinterlegen. 5. Nach Fristablauf prüfen, ob Rechtsstreit, Prüfung oder anderer legitimer Zweck einer Löschung entgegensteht. ## DSGVO: Nicht pauschal „auf Vorrat“ speichern Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in [Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=de) dürfen sie nicht länger als für den jeweiligen Zweck erforderlich gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten liefern einen Zweck und eine Rechtsgrundlage für die entsprechende Dauer. Nach Ablauf der einschlägigen Fristen sollten Unternehmen die Daten löschen oder anonymisieren, sofern kein anderer dokumentierter Grund für die weitere Speicherung besteht. ## So entsteht ein belastbares Lösch- und Aufbewahrungskonzept ### 1. Datenarten trennen - rohe Beginn-, Ende- und Pausenzeiten, - genehmigte Korrekturen, - Arbeitszeitkonten, - lohnrelevante Auswertungen, - Rechnungs- oder Projektbelege, - Zugriffs- und Änderungsprotokolle. ### 2. Rechtsgrund und Frist dokumentieren Eine Fristenmatrix sollte pro Datenart Rechtsgrund, Beginn der Frist, verantwortliche Stelle und Löschaktion enthalten. Eine pauschale Einstellung „alles zehn Jahre speichern“ ist weder rechtlich präzise noch datensparsam. ### 3. Fristbeginn korrekt berechnen Die Frist beginnt nicht in allen Gesetzen gleich. § 17 MiLoG knüpft an den für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt an; steuer- und handelsrechtliche Fristen beginnen regelmäßig mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres. Deshalb braucht die technische Umsetzung unterschiedliche Regeln. ### 4. Änderungen nachvollziehbar halten Korrekturen sollten den ursprünglichen Wert nicht spurlos überschreiben. Sinnvoll sind ursprünglicher Zeitstempel, korrigierter Wert, Änderungszeitpunkt, Bearbeiter und Grund der Änderung. ### 5. Export und Löschung testen Ein Systemwechsel beendet die Pflicht nicht. Unternehmen sollten prüfen, ob Daten während der gesamten Frist lesbar exportiert werden können und ob die Löschung nach Fristablauf tatsächlich funktioniert. ## Beispiel für eine Fristenmatrix Eine betriebliche Matrix kann etwa so aufgebaut sein. Die Einträge sind vor Verwendung für den konkreten Betrieb zu prüfen: | Datenart | Zweck | Möglicher Rechtsgrund | Fristbeginn | Löschaktion | |---|---|---|---|---| | Nachweis über Arbeitszeit oberhalb der Grenze des § 3 ArbZG | Kontrolle des Arbeitszeitschutzes | § 16 Abs. 2 ArbZG | nach Entstehung des Nachweises | nach mindestens 2 Jahren und Wegfall weiterer Zwecke | | MiLoG-Aufzeichnung | Kontrolle der Mindestlohnpflicht | § 17 MiLoG | maßgeblicher Aufzeichnungszeitpunkt | nach mindestens 2 Jahren und Wegfall weiterer Zwecke | | Genehmigte lohnrelevante Monatsauswertung | Entgeltabrechnung | je nach Dokumentfunktion HGB/AO | häufig Kalenderjahresende | nach längster tatsächlich einschlägiger Frist | | Rohzeit ohne fortbestehenden Zweck | technische Arbeitszeiterfassung | dokumentierter Erfassungszweck | betrieblich definiert | löschen oder anonymisieren, sobald nicht mehr erforderlich | ### Konkretes Rechenbeispiel Ein MiLoG-pflichtiger Einsatz vom 12. August 2026 wird fristgerecht aufgezeichnet. Für diesen Nachweis ist mindestens die Zweijahresfrist des § 17 MiLoG zu berücksichtigen. Wird dieselbe freigegebene Monatsauswertung zugleich Bestandteil eines steuerlich relevanten Buchungsbelegs, kann für genau diese Dokumentfunktion eine längere Frist gelten. Das rechtfertigt aber nicht automatisch, sämtliche technischen Rohdaten ebenso lange aufzubewahren. > **Tipp:** > > Speichern Sie nicht einfach jede Zeitinformation für die längste denkbare Frist. Ordnen Sie Rohzeit, Korrekturprotokoll, Monatsfreigabe und Lohnbeleg getrennten Zwecken und Löschregeln zu. ## Welche Unterlagen sollten getrennt aufbewahrt werden? Ein Zeiterfassungssystem enthält meist mehrere Dokumentarten, obwohl Beschäftigte auf der Oberfläche nur einen Zeitwert sehen. Die tägliche Rohzeit dokumentiert Beginn, Ende und Pausen. Eine Monatsfreigabe fasst genehmigte Zeiten zusammen. Korrekturprotokolle zeigen, wann und warum ein Wert geändert wurde. Lohnabrechnung und Kundenrechnung übernehmen daraus wiederum nur bestimmte Angaben. Für jede dieser Ebenen können unterschiedliche Zwecke und Fristen gelten. Unternehmen sollten deshalb zuerst festlegen, welche Daten sie aufgrund einer konkreten [Dokumentationspflicht für Arbeitszeit](/ratgeber/zeiterfassungsgesetz/dokumentationspflicht-arbeitszeit) benötigen. Die Antwort gehört in ein Verzeichnis, das Datenart, Zweck, Rechtsgrund, Fristbeginn und Löschaktion verbindet. Eine technische Datenbanktabelle ist noch keine verständliche Fristenregel. Auch Änderungen verdienen eine eigene Kategorie. Bei einer [nachträglichen Korrektur der Zeiterfassung](/ratgeber/zeiterfassung/zeiterfassung-nachtraeglich-korrigieren) sollte der Betrieb nicht einfach den alten Wert ersetzen. Originalwert, neuer Wert, Änderungsgrund, Zeitpunkt und verantwortliche Person müssen so lange verfügbar bleiben, wie sie für Nachweis und Prüfung gebraucht werden. Danach ist auch für das Protokoll zu prüfen, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Zugleich sollte nicht jede Führungskraft Zugriff auf alle historischen Daten erhalten. Rollen, Exportrechte und automatische Löschläufe gehören zum [Datenschutz bei der Zeiterfassung](/ratgeber/zeiterfassungsgesetz/datenschutz-zeiterfassung-dsgvo). Praktisch bewährt sich ein jährlicher Test: Eine verantwortliche Person exportiert einen alten Nachweis, prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit und kontrolliert anschließend an fälligen Testdaten, ob die vorgesehene Löschung tatsächlich funktioniert. Das Ergebnis wird mit Datum, getesteter Datenart und verantwortlicher Stelle im Löschkonzept festgehalten. ## Häufige Fragen ### Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden? Für die nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnenden Nachweise gilt eine Mindestfrist von zwei Jahren. § 17 MiLoG sieht für die dort erfassten Beschäftigtengruppen ebenfalls mindestens zwei Jahre vor. Andere Funktionen des Dokuments können längere Fristen auslösen. ### Müssen Stundenzettel generell zehn Jahre aufbewahrt werden? Nein. Zehn Jahre gelten nicht pauschal für jeden Stundenzettel. Entscheidend ist, welche gesetzliche Funktion das konkrete Dokument erfüllt. Buchungsbelege sind nach den aktuellen handels- und steuerrechtlichen Regeln grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; andere Unterlagen können sechs oder zehn Jahre betreffen. ### Dürfen Arbeitszeitnachweise digital aufbewahrt werden? Grundsätzlich ja, sofern sie während der gesamten Frist vollständig, lesbar, verfügbar und nachvollziehbar bleiben. Für steuerlich relevante Unterlagen kommen zusätzliche Anforderungen an die ordnungsgemäße digitale Aufbewahrung hinzu. ### Wann müssen Arbeitszeitdaten gelöscht werden? Nach Ablauf aller einschlägigen Fristen sollten personenbezogene Arbeitszeitdaten gelöscht oder anonymisiert werden, wenn kein anderer dokumentierter Rechtsgrund oder Zweck die weitere Speicherung rechtfertigt. ### Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist? Das hängt von der jeweiligen Vorschrift ab. Die MiLoG-Frist knüpft an den für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt an; handels- und steuerrechtliche Fristen beginnen regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine einheitliche Berechnung für alle Datenarten ist daher nicht zuverlässig. ## Primärquellen - [§ 16 Arbeitszeitgesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html) - [§ 17 Mindestlohngesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html) - [§ 257 Handelsgesetzbuch](https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html) - [§ 147 Abgabenordnung](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) - [BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/) ## Fazit Die häufigste konkrete Mindestfrist für Arbeitszeitnachweise beträgt zwei Jahre. Längere Fristen hängen von der zusätzlichen Funktion des jeweiligen Dokuments ab. Ein gutes Aufbewahrungskonzept ordnet deshalb jeder Datenart einen klaren Zweck, die tatsächlich einschlägige Rechtsgrundlage und eine automatische Löschregel zu. --- Weitere Inhalte: [KI-lesbarer Seitenindex](https://www.zeiterfassungsgesetz.de/llms.txt) · [HTML-Version](https://www.zeiterfassungsgesetz.de/ratgeber/zeiterfassungsgesetz/arbeitszeiterfassung-aufbewahrungsfrist)