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title: "Zeiterfassung für Lohnabrechnung: Daten exportieren"
description: "Zeiterfassung für Lohnabrechnung: So exportieren Sie Arbeitszeitdaten korrekt für Gehalt, Überstunden und Zuschläge."
author: "Redaktion"
category: "zeiterfassung"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Lohnabrechnung Export","Arbeitszeit Export","Gehalt Zeiterfassung"]
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# Zeiterfassung für Lohnabrechnung: Daten exportieren

Am Monatsende wird es ernst: Die Arbeitszeitdaten müssen in die Lohnabrechnung. Wie exportiert man sie richtig? Welche Daten braucht der Steuerberater? Und wie vermeidet man Fehler?

## Das Wichtigste in Kürze

- Für die Lohnabrechnung werden Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten benötigt
- DATEV ist das Standardformat für deutsche Steuerberater
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit müssen separat ausgewiesen sein
- Monatliche Abstimmung vor dem Export verhindert Korrekturen
- Automatisierte Exporte sparen Zeit und reduzieren Fehler

## Welche Daten braucht die Lohnabrechnung?

### Grunddaten pro Mitarbeiter

**Zwingend erforderlich:**
- Personalnummer
- Name
- Arbeitstage im Monat
- Gesamtstunden

**Je nach Abrechnungsmodell:**
- Soll-Stunden
- Ist-Stunden
- Differenz (Über-/Minderstunden)

### Überstunden

**Zu dokumentieren:**
- Anzahl Überstunden
- Zuschlagspflichtige Überstunden
- Zeitraum der Entstehung

**Wichtig:**
Trennung zwischen regulären Stunden und Mehrarbeit.

### Abwesenheiten

**Für die Lohnabrechnung relevant:**
| Abwesenheit | Auswirkung |
|-------------|------------|
| Urlaub | Urlaubsentgelt |
| Krankheit | Entgeltfortzahlung |
| Feiertag | Feiertagsentgelt |
| Elternzeit | Kein Entgelt vom AG |
| Unbezahlt | Kein Entgelt |

### Zuschläge

**Typische Zuschlagsarten:**
- Nachtarbeitszuschlag (steuerfrei bis 25%)
- Sonntagszuschlag (steuerfrei bis 50%)
- Feiertagszuschlag (steuerfrei bis 125%)
- Überstundenzuschlag (steuerpflichtig)

**Im Export:**
Stunden pro Zuschlagsart separat ausweisen.

> **Tipp:**
>
> Stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche Daten er in welchem Format benötigt. Das verhindert Rückfragen und Korrekturen.

## Export-Formate

### DATEV-Export

**Der Standard:**
- 90% der Steuerberater nutzen DATEV
- Etabliertes Format
- Direkte Übernahme möglich

**Enthält:**
- Personalnummer
- Abrechnungsmonat
- Lohnarten (Stunden, Zuschläge)
- Beträge oder Stunden

### CSV/Excel-Export

**Flexibler:**
- Eigene Spalten definieren
- Für individuelle Auswertungen
- Weiterbearbeitung möglich

**Typische Spalten:**
```
Personalnummer | Name | Arbeitstage | Stunden | Überstunden | Urlaub | Krank
```

### ASCII/Text-Export

**Für ältere Systeme:**
- Festgelegtes Format
- Keine Formatierung
- Maschinenlesbar

### PDF-Reports

**Für Dokumentation:**
- Übersichtlich
- Archivierbar
- Nicht für Import geeignet

## Ablauf: Monatliche Datenübergabe

### Schritt 1: Monat abschließen

**Vor dem Export prüfen:**
☐ Alle Mitarbeiter haben gestempelt
☐ Fehlende Buchungen nachgetragen
☐ Abwesenheiten korrekt erfasst
☐ Korrekturen durchgeführt

### Schritt 2: Daten prüfen

**Plausibilitätsprüfung:**
- Stimmen die Summen?
- Gibt es Ausreißer?
- Fehlen Mitarbeiter?
- Sind alle Abwesenheiten drin?

### Schritt 3: Export erstellen

**Einstellungen:**
- Zeitraum wählen (Monat)
- Format wählen (DATEV, CSV)
- Inhalte auswählen
- Export starten

### Schritt 4: Übergabe

**An Steuerberater:**
- Per E-Mail (verschlüsselt)
- Über DATEV Unternehmen Online
- Per Cloud-Ordner
- Persönlich (USB-Stick)

### Schritt 5: Rückfragen klären

**Falls nötig:**
- Unklare Buchungen erläutern
- Korrekturen vornehmen
- Nächsten Monat verbessern

## Typische Probleme und Lösungen

### Problem: Fehlende Buchungen

**Symptom:**
Mitarbeiter hat weniger Stunden als erwartet.

**Ursache:**
Vergessene Stempelungen.

**Lösung:**
- Vor Monatsende prüfen
- Nachträge ermöglichen
- Erinnerungsfunktion nutzen

### Problem: Falsche Zuschläge

**Symptom:**
Nachtarbeit nicht als solche erkannt.

**Ursache:**
Systemeinstellung falsch.

**Lösung:**
- Nachtzeit korrekt definieren (23-6 Uhr)
- Feiertage im System pflegen
- Sonntagserkennung prüfen

### Problem: Unstimmige Summen

**Symptom:**
Zeiterfassung und Lohnabrechnung zeigen unterschiedliche Stunden.

**Ursache:**
Verschiedene Berechnungslogiken, Rundungen.

**Lösung:**
- Berechnungsmethode angleichen
- Rundungsregeln klären
- Dokumentieren

### Problem: Format-Inkompatibilität

**Symptom:**
Lohnsoftware kann Export nicht lesen.

**Ursache:**
Falsches Format oder falsche Einstellungen.

**Lösung:**
- Format mit Steuerberater abstimmen
- Testexport vor dem ersten echten Export
- Alternative Formate nutzen

> **Hinweis:**
>
> Viele Probleme entstehen durch mangelnde Abstimmung. Klären Sie einmal gründlich, was Ihr Steuerberater braucht – dann läuft es jeden Monat reibungslos.

## Zuschläge korrekt exportieren

### Nachtarbeitszuschlag

**Steuerfrei bis 25%:**
- Arbeit zwischen 23:00 und 6:00 Uhr
- Muss separat ausgewiesen werden
- Basis: Grundstundenlohn

**Im Export:**
Separate Zeile oder Spalte für Nachtstunden.

### Sonntagszuschlag

**Steuerfrei bis 50%:**
- Arbeit am Sonntag
- Von 0:00 bis 24:00 Uhr
- Nicht am Feiertag (höherer Satz)

**Im Export:**
Sonntagsstunden getrennt von Werktagsstunden.

### Feiertagszuschlag

**Steuerfrei bis 125% (bzw. 150%):**
- Gesetzliche Feiertage
- Regional unterschiedlich
- Höchster Zuschlagssatz

**Im Export:**
Feiertagsstunden separat mit Datumsangabe.

### Kombination

**Beispiel: Sonntag, der ein Feiertag ist**
- Höherer Satz gilt (Feiertag)
- Nicht kumulieren
- Korrekt zuordnen

## Best Practices

### Vor dem Monatsende

**Checkliste:**
☐ Mitarbeiter erinnern (fehlende Buchungen)
☐ Korrekturen anfordern
☐ Abwesenheiten prüfen
☐ Auffälligkeiten klären

### Beim Export

**Checkliste:**
☐ Zeitraum korrekt
☐ Alle Mitarbeiter enthalten
☐ Format stimmt
☐ Summen plausibel

### Nach dem Export

**Checkliste:**
☐ Export gespeichert/archiviert
☐ An Steuerberater gesendet
☐ Bestätigung erhalten
☐ Bei Rückfragen reagieren

### Monatliche Routine

**Empfohlener Ablauf:**
1. Letzter Arbeitstag: Erinnerung an Mitarbeiter
2. 1.-3. des Folgemonats: Korrekturen sammeln
3. 4.-5.: Export erstellen und prüfen
4. 5.-7.: An Steuerberater senden
5. Bis 10.: Rückfragen klären

## Automatisierung

### Automatischer Export

**Möglichkeiten:**
- Zeitgesteuerter Export (jeden 5. des Monats)
- Automatische E-Mail an Steuerberater
- Upload in Cloud-Ordner

**Vorteile:**
- Kein Vergessen
- Immer pünktlich
- Weniger Aufwand

### DATEV Unternehmen Online

**Direkte Anbindung:**
- Zeiterfassung → DATEV Cloud
- Steuerberater holt Daten ab
- Kein manueller Transfer

### API-Integration

**Für größere Unternehmen:**
- Automatische Übertragung
- Echtzeit-Daten
- Individuelle Anpassung

## Häufige Fragen zum Lohn-Export

### Wann muss ich die Daten spätestens an den Steuerberater senden?

Das hängt vom Steuerberater ab. Typisch sind 5-10 Werktage vor dem gewünschten Abrechnungstermin. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach seiner Deadline. Je früher, desto besser – dann bleibt Zeit für Rückfragen.

### Muss ich Überstunden separat exportieren?

Ja, für die Lohnabrechnung sollten Überstunden getrennt von regulären Stunden ausgewiesen werden. Bei zuschlagspflichtigen Überstunden (nach Tarifvertrag) ist das sogar zwingend nötig. Die Zeiterfassung sollte diese Trennung automatisch vornehmen können.

### Was ist, wenn ich nach dem Export noch Korrekturen habe?

Informieren Sie Ihren Steuerberater sofort. Je nach Zeitpunkt kann er die Korrektur noch einarbeiten. Ist die Abrechnung schon erstellt, muss eine Korrekturabrechnung erfolgen. Deshalb: Vor dem Export gründlich prüfen.

### Kann ich auch ohne DATEV mit meinem Steuerberater arbeiten?

Ja, viele Steuerberater akzeptieren auch Excel oder CSV. Stimmen Sie das Format vorher ab. DATEV ist zwar Standard und am effizientesten, aber nicht zwingend. Bei Nicht-DATEV-Formaten hat der Steuerberater möglicherweise mehr Aufwand.

## Fazit

Der Export von Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung muss nicht kompliziert sein. Wichtig sind: das richtige Format (meist DATEV), vollständige Daten (Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten) und ein klarer monatlicher Prozess. Mit guter Abstimmung und eventuell Automatisierung wird die Lohnübergabe zur Routine.

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