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title: "Zeiterfassung Datenmigration: Anbieterwechsel richtig"
description: "Datenmigration bei Zeiterfassungswechsel: Alte Daten exportieren, importieren und sicher übertragen."
author: "Redaktion"
category: "zeiterfassung"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Datenmigration","Anbieterwechsel Daten","Datenexport Zeiterfassung","Datenübernahme"]
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# Zeiterfassung Datenmigration: Anbieterwechsel richtig

System wechseln, Daten behalten – so gelingt die Migration ohne Verluste.

## Das Wichtigste in Kürze

- Export vor Kündigung sicherstellen
- Formate prüfen (CSV, Excel, API)
- Nur relevante Daten migrieren
- Parallelbetrieb empfohlen
- Archivdaten separat aufbewahren

## Warum Daten mitnehmen

### Gründe für Migration

Was Sie brauchen:

| Daten | Warum wichtig |
|-------|---------------|
| Historische Zeiten | Nachweis, Auswertung |
| Urlaubssalden | Restanspruch übertragen |
| Überstundenkonten | Guthaben nicht verlieren |
| Mitarbeiterstammdaten | Neuanlage vermeiden |

### Aufbewahrungspflichten

Was Sie haben müssen:

- **Arbeitszeitnachweise** – 2 Jahre (ArbZG)
- **Lohnrelevante Daten** – 10 Jahre (HGB)
- **Projektdaten** – Je nach Vertrag
- **Bei Streit** – Bis Klärung

## Export aus Altsystem

### Vor der Kündigung

Reihenfolge beachten:

| Schritt | Zeitpunkt |
|---------|-----------|
| Export sichern | VOR Kündigung |
| Prüfen | Daten vollständig? |
| Backup | Kopie anfertigen |
| Kündigen | Erst wenn Daten sicher |

### Exportformate

Was Sie bekommen können:

- **CSV** – Universell, leicht importierbar
- **Excel (XLSX)** – Für manuelle Bearbeitung
- **PDF** – Nur zur Ansicht, nicht importierbar
- **XML** – Strukturiert, für Entwickler
- **API** – Automatischer Abruf

### Was exportieren

Relevante Daten:

| Daten | Priorität |
|-------|-----------|
| Zeitbuchungen | Hoch |
| Mitarbeiterstammdaten | Hoch |
| Urlaubssalden | Hoch |
| Überstundenkonten | Hoch |
| Abwesenheiten | Mittel |
| Projektzeiten | Je nach Bedarf |
| Auswertungen | Niedrig (neu erstellbar) |

## Import ins neue System

### Vorbereitung

Was vorher klären:

- **Formate** – Was akzeptiert das neue System?
- **Mapping** – Welches Feld wohin?
- **Testdaten** – Erst mit kleiner Menge testen
- **Bereinigung** – Alte Daten säubern
- **Verantwortung** – Wer macht den Import?

### Mapping

Felder zuordnen:

| Altes System | Neues System |
|--------------|--------------|
| Mitarbeiter-ID | Personalnummer |
| Beginn | Arbeitsbeginn |
| Ende | Arbeitsende |
| Pause | Pausendauer |
| Projekt | Projektnummer |

### Import durchführen

Schritte:

| Schritt | Aktion |
|---------|--------|
| Testdaten | Kleinen Datensatz importieren |
| Prüfen | Stimmen die Daten? |
| Korrigieren | Mapping anpassen |
| Vollimport | Alle Daten übernehmen |
| Validieren | Stichproben prüfen |

## Parallelbetrieb

### Warum sinnvoll

Sicherheit durch Überlappung:

| Vorteil | Beschreibung |
|---------|--------------|
| Vergleich | Alte vs. neue Daten |
| Rückfall | Wenn neues System Probleme macht |
| Einarbeitung | Zeit zum Lernen |
| Validierung | Daten prüfen |

### Dauer

Wie lange parallel:

- **Minimum** – 1 Monat
- **Empfohlen** – 2-3 Monate
- **Bei Komplexität** – 3-6 Monate
- **Beenden wenn** – Neue System stabil + validiert

### Aufwand reduzieren

Tipps:

| Maßnahme | Wirkung |
|----------|---------|
| Nur Zeiterfassung doppelt | Nicht alle Funktionen |
| Automatischer Vergleich | Nicht manuell |
| Stichproben | Nicht alles prüfen |
| Klarer Endtermin | Nicht ewig parallel |

## Sonderfälle

### Historische Daten

Alte Zeiträume:

| Option | Beschreibung |
|--------|--------------|
| Vollständig migrieren | Alles ins neue System |
| Archivieren | Alte Daten nur als Archiv |
| Stichtag | Nur ab Zeitpunkt X migrieren |
| Summenwerte | Nur Salden übernehmen |

### Nur Salden mitnehmen

Vereinfachter Ansatz:

- **Urlaubssaldo** – Resturlaub zum Stichtag
- **Überstundensaldo** – Plus/Minus zum Stichtag
- **Keine Details** – Einzelbuchungen nicht migrieren
- **Vorteil** – Einfacher, weniger Fehlerquellen

### Mehrere Standorte

Komplexere Migration:

| Aspekt | Beachtung |
|--------|-----------|
| Reihenfolge | Standort für Standort? |
| Unterschiede | Verschiedene Konfigurationen? |
| Koordination | Alle gleichzeitig oder gestaffelt? |

## Checkliste Migration

### Vor dem Wechsel

```
Checkliste vor Wechsel:
□ Export-Möglichkeiten geprüft
□ Daten vollständig exportiert
□ Backup erstellt
□ Importformat geklärt
□ Mapping definiert
□ Testdaten importiert
□ Parallelbetrieb geplant
□ Mitarbeiter informiert
```

### Nach dem Wechsel

```
Checkliste nach Wechsel:
□ Stichproben geprüft
□ Salden verifiziert
□ Mitarbeiter geschult
□ Altsystem gekündigt
□ Archivdaten gesichert
□ Dokumentation aktualisiert
□ Ansprechpartner benannt
```

## Häufige Fragen

### Muss der alte Anbieter meine Daten exportieren?

Ja, nach DSGVO haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Der Anbieter muss Ihre Daten in einem gängigen Format bereitstellen. Die meisten Anbieter bieten Exportfunktionen. Sichern Sie die Daten VOR der Kündigung – nach Vertragsende kann es kompliziert werden.

### Welches Format ist am besten für die Migration?

CSV ist das universellste Format – fast jedes System kann es importieren. Excel eignet sich, wenn Sie die Daten vorher bearbeiten wollen. APIs sind ideal bei großen Datenmengen, aber technisch anspruchsvoller. Fragen Sie beim neuen Anbieter, was bevorzugt wird.

### Muss ich alle historischen Daten migrieren?

Nicht unbedingt. Für den laufenden Betrieb reichen oft die aktuellen Salden (Urlaub, Überstunden). Historische Daten können Sie separat archivieren (PDF, Excel). Beachten Sie aber die Aufbewahrungspflichten: Arbeitszeitnachweise 2 Jahre, lohnrelevante Daten 10 Jahre.

### Wie lange sollte der Parallelbetrieb dauern?

Mindestens 1 Monat, empfohlen 2-3 Monate. In dieser Zeit erfassen Sie in beiden Systemen und vergleichen. Wenn die Daten übereinstimmen und das neue System stabil läuft, können Sie das alte abschalten. Bei komplexen Setups kann es auch 6 Monate dauern.

### Was tun, wenn der Import Fehler hat?

Fehler identifizieren: Mapping falsch? Daten unvollständig? Format-Problem? Zuerst mit kleiner Datenmenge testen, korrigieren, dann vollständig importieren. Viele Anbieter bieten Import-Support. Im Zweifel: Salden manuell übertragen statt fehlerhafter Detaildaten.

## Fazit

Datenmigration ist machbar, wenn Sie sie richtig planen: Export sichern bevor Sie kündigen, Format klären, erst testen dann vollständig importieren. Parallelbetrieb gibt Sicherheit. Nicht alle historischen Daten müssen migriert werden – oft reichen die aktuellen Salden. Mit der richtigen Vorbereitung ist der Anbieterwechsel kein Drama.

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