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title: "Zeiterfassung Word-Vorlage: Stundenzettel zum Ausdrucken"
description: "Word-Vorlage für Stundenzettel: Einfache Zeiterfassung auf Papier zum Ausdrucken und Ausfüllen."
author: "Redaktion"
category: "tools"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Stundenzettel Word","Zeiterfassung Vorlage","Arbeitszeit Formular","Stundennachweis drucken"]
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# Zeiterfassung Word-Vorlage: Stundenzettel zum Ausdrucken

Manchmal ist Papier die einfachste Lösung – zumindest für den Anfang.

## Das Wichtigste in Kürze

- Word-Vorlage für manuelle Zeiterfassung
- Zum Ausdrucken und handschriftlich Ausfüllen
- Alle Pflichtangaben enthalten
- Für sehr kleine Teams oder Übergangslösung
- Grenzen: keine Automatik, aufwändig

## Warum noch Papier

### Einsatzzwecke

Wann sinnvoll:

| Situation | Papier passt |
|-----------|--------------|
| Sehr kleines Team | 1-3 Mitarbeiter |
| Kein Budget | Kostenlos |
| Übergang | Bis Software kommt |
| Baustelle | Kein Internet |
| Einfachheit | Keine Technik nötig |

### Nachteile

Was dagegen spricht:

- **Kein Automatik** – Alles manuell
- **Auswertung** – Mühsam zusammenrechnen
- **Archivierung** – Ordner, Platz nötig
- **Fehler** – Keine Prüfung
- **Zugriff** – Nur wo das Papier ist
- **Übertragung** – In Lohn manuell eingeben

## Vorlage-Aufbau

### Pflichtangaben

Was enthalten sein muss:

| Feld | Inhalt |
|------|--------|
| Name | Mitarbeiter |
| Personalnummer | Wenn vorhanden |
| Zeitraum | Woche, Monat |
| Datum | Jeder Tag |
| Arbeitsbeginn | Uhrzeit |
| Arbeitsende | Uhrzeit |
| Pause | Dauer |
| Arbeitszeit | Stunden |
| Unterschrift | MA und/oder FK |

### Struktur

Wie aufbauen:

- **Kopfbereich** – Name, Abteilung, Zeitraum
- **Tabelle** – Spalten: Datum, Tag, Beginn, Ende, Pause, Stunden
- Zeilen: Jeder Tag des Monats
- **Summe** – Gesamtstunden
- **Unterschrift** – Mitarbeiter, Datum
- **Optional** – Bemerkungen, Projektzuordnung

### Monatsvorlage

Beispiel Aufbau:

| Datum | Tag | Beginn | Ende | Pause | Stunden |
|-------|-----|--------|------|-------|---------|
| 01.02. | Mo | ___ | ___ | ___ | ___ |
| 02.02. | Di | ___ | ___ | ___ | ___ |
| ... | ... | ___ | ___ | ___ | ___ |
| **Summe** | | | | | ___ |

## Anwendung

### Tägliche Nutzung

Wie ausfüllen:

| Schritt | Aktion |
|---------|--------|
| 1 | Datum prüfen |
| 2 | Arbeitsbeginn eintragen |
| 3 | Arbeitsende eintragen |
| 4 | Pause notieren |
| 5 | Stunden berechnen |

### Monatsabschluss

Am Monatsende:

- **Vollständig?** – Alle Tage ausgefüllt?
- **Korrekt?** – Stimmen die Rechnungen?
- **Summe** – Gesamtstunden addieren
- **Unterschreiben** – Mitarbeiter, ggf. Vorgesetzter
- **Abgeben** – An HR/Lohnbuchhaltung
- **Archivieren** – Kopie behalten

### Archivierung

Wie aufbewahren:

| Aspekt | Regelung |
|--------|----------|
| Dauer | 2 Jahre (ArbZG) |
| Ort | Sicher, zugänglich |
| Ordnung | Nach Mitarbeiter, Monat |
| Zugriff | Wer darf einsehen |

## Gestaltungstipps

### Übersichtlichkeit

Was beachten:

| Element | Empfehlung |
|---------|------------|
| Schriftgröße | 10-12 pt, lesbar |
| Zeilenhöhe | Genug Platz zum Schreiben |
| Linien | Klare Tabelle |
| Kontrast | Gut kopierbar |
| Format | A4 Hochformat |

### Ergänzungen

Optional hinzufügen:

- **Projektnummer** – Wenn projektbezogen
- **Tätigkeit** – Was gemacht wurde
- **Kunde** – Wenn relevant
- **Überstunden** – Separat ausweisen
- **Bemerkungen** – Freifeld

## Rechtliche Aspekte

### Nachweispflicht

Was erfüllt sein muss:

| Anforderung | Umsetzung |
|-------------|-----------|
| Vollständig | Alle Arbeitstage |
| Zeitnah | Täglich oder wöchentlich |
| Lesbar | Deutliche Schrift |
| Unterschrieben | Bestätigung |
| Aufbewahrt | 2 Jahre |

### Mindestlohn-Dokumentation

Bei Mindestlohn (MiLoG):

- **Beginn** – Konkrete Uhrzeit
- **Ende** – Konkrete Uhrzeit
- **Dauer** – Stunden berechnet
- **Spätestens** – 7 Tage nach Arbeitstag
- **Branchen** – § 2a SchwarzArbG

## Von Papier zu Digital

### Wann wechseln

Signale:

| Signal | Bedeutung |
|--------|-----------|
| Zu viel Zeit | Für Ausfüllen, Zusammenrechnen |
| Fehler | Regelmäßig Unstimmigkeiten |
| Wachstum | Mehr Mitarbeiter |
| Auswertung | Daten werden gebraucht |
| Compliance | Anforderungen steigen |

### Übergang

Wie wechseln:

- **System wählen** – Passende Software
- **Parallel laufen** – Übergangszeit
- **Schulen** – Mitarbeiter einweisen
- **Umstellen** – Stichtag festlegen
- **Altdaten** – Archiv behalten

## Häufige Fragen

### Erfüllt ein Word-Stundenzettel die gesetzlichen Anforderungen?

Grundsätzlich ja – das Arbeitszeitgesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Der Stundenzettel muss vollständig sein (Beginn, Ende, Dauer), zeitnah ausgefüllt und aufbewahrt werden. Für Mindestlohn-Branchen gelten strengere Regeln. Wichtig: Unterschrift des Mitarbeiters als Bestätigung.

### Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Nach Arbeitszeitgesetz: 2 Jahre ab dem Tag der Aufzeichnung. Für Mindestlohn-Branchen ebenfalls 2 Jahre. Lohnunterlagen generell: 10 Jahre. Empfehlung: 2 Jahre aufbewahren, danach prüfen ob weitere Gründe für Aufbewahrung bestehen.

### Kann ich die Word-Vorlage am Computer ausfüllen statt per Hand?

Ja, technisch möglich. Aber: Dann fehlt die handschriftliche Unterschrift (digitale Signatur wäre nötig). Und: Wenn Sie ohnehin am Computer arbeiten, ist eine richtige Zeiterfassungssoftware sinnvoller als Word. Die Vorlage ist primär für handschriftliche Nutzung gedacht.

### Muss der Vorgesetzte den Stundenzettel unterschreiben?

Nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Die Unterschrift des Mitarbeiters bestätigt die Richtigkeit. Die Unterschrift des Vorgesetzten dokumentiert die Kenntnisnahme und kann bei Streitigkeiten helfen. Klären Sie intern, was in Ihrem Unternehmen gilt.

### Ab wann sollte ich von Papier auf Software umsteigen?

Spätestens ab 5-10 Mitarbeitern wird Papier mühsam. Aber auch vorher kann Software sinnvoll sein: weniger Fehler, automatische Berechnung, leichtere Auswertung, Archivierung. Der Aufwand für Papier-Zeiterfassung (ausfüllen, kontrollieren, zusammenrechnen, archivieren) wird oft unterschätzt.

## Fazit

Eine Word-Vorlage für Stundenzettel ist die einfachste Form der Zeiterfassung – zum Ausdrucken, handschriftlich Ausfüllen, Unterschreiben und Ablegen. Für sehr kleine Teams oder als Übergangslösung nutzbar. Die gesetzlichen Anforderungen können damit erfüllt werden. Aber: Alles ist manuell, Auswertung mühsam, Archivierung braucht Platz. Sobald möglich, auf digitale Zeiterfassung umsteigen.

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