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title: "Zeiterfassung im Agenturgeschäft: Best Practices"
description: "Zeiterfassung für Agenturen: Projektrentabilität messen, Stunden abrechnen und interne Zeit managen."
author: "Redaktion"
category: "projektzeiten"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Agentur Zeiterfassung","Projektzeit Agentur","Stundenerfassung Agentur","Agentur Rentabilität"]
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# Zeiterfassung im Agenturgeschäft: Best Practices

In Agenturen ist Zeit das Produkt – und die Zeiterfassung der Schlüssel zur Rentabilität.

## Das Wichtigste in Kürze

- Zeit ist die Basis der Abrechnung
- Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Stunden trennen
- Projektrentabilität messen
- Ressourcenplanung verbessern
- Team-Auslastung optimieren

## Warum Zeiterfassung zentral ist

### Das Agenturmodell

Wie Agenturen Geld verdienen:

| Element | Beschreibung |
|---------|--------------|
| Input | Arbeitszeit der Mitarbeiter |
| Output | Kreative Leistung |
| Abrechnung | Nach Stunden oder Pauschale |
| Gewinn | Wenn Umsatz > Kosten |

### Die Herausforderung

Was Agenturen schwer macht:

- **Unsichtbare Zeit** – Wohin fließt die Arbeit?
- **Falsche Schätzungen** – Projekte dauern länger
- **Nicht-abrechenbar** – Viel interne Zeit
- **Auslastung** – Zu wenig oder zu viel
- **Rentabilität** – Manche Kunden kosten mehr

## Erfassungsstruktur

### Was erfassen

Für jede Buchung:

| Feld | Beispiel |
|------|----------|
| Kunde | Kunde XY GmbH |
| Projekt | Website Relaunch |
| Phase/Task | Konzept, Design, Dev |
| Beschreibung | Was genau gemacht |
| Dauer | Stunden/Minuten |
| Abrechenbar | Ja/Nein |

### Kategorisierung

Typische Aufgabentypen:

- **Strategie** – Konzept, Analyse, Beratung
- **Kreation** – Design, Text, Ideen
- **Produktion** – Umsetzung, Reinzeichnung
- **Management** – Koordination, Status
- **Abstimmung** – Meetings, Calls, Feedback
- **Korrektur** – Änderungen, Revisionen
- **Pitch/Akquise** – Neugeschäft (nicht abrechenbar)

### Granularität

Wie detailliert:

| Level | Beispiel |
|-------|----------|
| Grob | Projekt: 8h |
| Mittel | Phase: Konzept 3h, Design 5h |
| Fein | Task: Wireframes 2h, Mockups 3h |
| Sehr fein | Feature: Header 0.5h, Navigation 1h |

## Abrechenbar vs. nicht-abrechenbar

### Definition

Was wohin gehört:

| Abrechenbar | Nicht-abrechenbar |
|-------------|-------------------|
| Kundenaufträge | Pitches |
| Briefings | Akquise |
| Konzepte | Interne Meetings |
| Produktion | Weiterbildung |
| Kundenmeetings | Admin |
| Korrekturen (vertraglich) | Eigenmarketing |

### Verhältnis messen

Die wichtige Kennzahl:

- **Berechnung** – Abrechenbar / Gesamt × 100
- **Ziel** – 60-75% je nach Agentur
- **Zu niedrig** – Nicht profitabel
- **Zu hoch** – Keine Entwicklung, kein Pitch
- **Tracking** – Pro Mitarbeiter, Team, Agentur

### Analyse

Was tun mit den Daten:

| Wert | Interpretation |
|------|----------------|
| <50% | Problem – zu viel Intern |
| 50-60% | Verbesserungspotenzial |
| 60-70% | Gesund |
| 70-80% | Sehr gut |
| >80% | Prüfen – wird Pitch vernachlässigt? |

## Projektrentabilität

### Vorkalkulation

Vor dem Projekt:

| Element | Schätzung |
|---------|-----------|
| Budget | Was zahlt der Kunde |
| Stunden | Wie viele geschätzt |
| Wer | Welche Rollen |
| Stundensatz | Pro Rolle |
| Marge | Geplanter Gewinn |

### Nachkalkulation

Nach dem Projekt:

- **Ist-Stunden** – Tatsächlicher Aufwand
- **Ist-Kosten** – Stunden × interne Sätze
- **Umsatz** – Was der Kunde gezahlt hat
- **Gewinn/Verlust** – Umsatz - Ist-Kosten
- **Learnings** – Warum Abweichung?

### Beispiel

Konkret:

| Element | Plan | Ist |
|---------|------|-----|
| Budget | 10.000 € | 10.000 € |
| Stunden | 80h | 120h |
| Interner Satz | 80 €/h | 80 €/h |
| Kosten | 6.400 € | 9.600 € |
| Gewinn | 3.600 € | 400 € |

## Kundenabrechnung

### Stundennachweis

Was der Kunde bekommt:

| Element | Inhalt |
|---------|--------|
| Datum | Wann gearbeitet |
| Mitarbeiter | Optional (oder Rolle) |
| Aufgabe | Was gemacht |
| Dauer | Stunden |
| Summe | Gesamtstunden |

### Detaillevel

Wie viel zeigen:

- **Minimal** – Nur Gesamtstunden pro Monat
- **Standard** – Nach Phase aufgeschlüsselt
- **Detailliert** – Tageweise mit Beschreibung
- **Sehr detailliert** – Jede Buchung einzeln
- **Empfehlung** – Standard (Phase + Beschreibung)

### Budget-Tracking

Kunden auf dem Laufenden halten:

| Zeitpunkt | Information |
|-----------|-------------|
| Start | Budget kommunizieren |
| 50% | Zwischenstand |
| 75% | Warnung |
| 90% | Abstimmung nötig |
| 100% | Budget erschöpft |

## Team-Auslastung

### Messen

Was die Daten zeigen:

| Kennzahl | Berechnung |
|----------|------------|
| Auslastung | Gebuchte Zeit / verfügbare Zeit |
| Verfügbar | Arbeitszeit - Urlaub - Krank |
| Ziel | 80-90% Auslastung |
| Überlasten | >100% = Überstunden |

### Auswerten

Pro Mitarbeiter, Team, Agentur:

- **Unterauslastung** – <70% - Wohin mit der Zeit?
- **Optimal** – 80-90% - Puffer für Unerwartetes
- **Vollauslastung** – 90-100% - Wenig Spielraum
- **Überlastung** – >100% - Überstunden, Burnout-Risiko
- **Planung** – Kapazität für neue Projekte?

### Ressourcenplanung

Auf Basis der Daten:

| Situation | Maßnahme |
|-----------|----------|
| Unterauslastung | Mehr Projekte akquirieren |
| Überlastung | Projekte verschieben, Freelancer |
| Ungleich | Aufgaben umverteilen |
| Dauerhaft | Personal anpassen |

## Häufige Fragen

### Wie detailliert sollten Mitarbeiter ihre Zeit erfassen?

So detailliert wie nötig, so wenig wie möglich. Minimum: Kunde, Projekt, Phase (Konzept/Design/Produktion), Dauer. Beschreibung für Kundennachweis hilfreich. Zu kleinteilig (jeder Klick) frustriert und kostet mehr Zeit als es bringt. 15-30 Minuten-Blöcke sind für die meisten Agenturen passend.

### Wie gehe ich mit Pauschalprojekten um, wenn die Zeit trotzdem erfasst wird?

Unbedingt erfassen! Nur so wissen Sie, ob das Pauschalangebot rentabel war. Nach Projektende: Nachkalkulation. Wenn Sie regelmäßig draufzahlen, müssen Sie die Pauschalen anpassen oder präziser kalkulieren. Die Zeiterfassung liefert die Daten für bessere Schätzungen.

### Was ist eine gute Abrechenbarkeitsquote für Agenturen?

60-75% je nach Agenturtyp. Strategieagenturen eher niedriger (mehr Pitch), Produktionsagenturen höher. Unter 50% ist kritisch – zu viel Zeit fließt in nicht bezahlte Arbeit. Über 80% kann bedeuten, dass Pitches, Weiterbildung oder Akquise vernachlässigt werden.

### Sollen Mitarbeiter ihre Zeit täglich oder wöchentlich erfassen?

Täglich ist besser. Wöchentliche Erfassung führt zu Schätzungen und Ungenauigkeiten – wer weiß schon am Freitag, was er am Montag genau gemacht hat? Timer-Funktion für Echtzeit-Erfassung oder tägliches Nachtragen (5 Minuten am Feierabend) sind Best Practices.

### Wie motiviere ich mein Team zur konsequenten Zeiterfassung?

Transparenz: Erklären, warum es wichtig ist (Projektrentabilität, faire Abrechnung). Einfachheit: Das Tool muss schnell und intuitiv sein. Kultur: Führungskräfte machen es vor. Konsequenz: Fehlende Einträge nachfordern. Feedback: Zeigen, was mit den Daten passiert (z.B. Projektauswertungen). Kein Mikromanagement: Es geht nicht um Kontrolle.

## Fazit

Für Agenturen ist Zeiterfassung kein administratives Übel, sondern Kerngeschäft. Sie zeigt, wo die Zeit hinfließt (abrechenbar vs. nicht-abrechenbar), ob Projekte rentabel sind (Nachkalkulation), wie das Team ausgelastet ist (Ressourcenplanung). Ohne diese Daten fliegen Sie blind – mit ihnen können Sie fundiert entscheiden. Die Investition in ein gutes System und eine Erfassungskultur zahlt sich schnell aus.

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