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title: "Nicht-abrechenbare Zeit sinnvoll erfassen"
description: "Nicht-abrechenbare Zeit erfassen: Warum interne Stunden dokumentieren? Tipps für den Umgang mit Non-billable Hours."
author: "Redaktion"
category: "projektzeiten"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Nicht-abrechenbare Zeit","interne Zeit","non-billable Hours","interne Aufwände","Overhead Zeit"]
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# Nicht-abrechenbare Zeit sinnvoll erfassen

Nicht jede Arbeitsstunde kann dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Trotzdem lohnt es sich, auch diese Zeiten zu dokumentieren. Warum – und wie?

## Das Wichtigste in Kürze

- Interne Zeit ist auch Arbeitszeit
- Dokumentation wichtig für Kalkulation
- Hilft bei Optimierung von Prozessen
- Basis für realistische Stundensätze
- Gesetzliche Erfassungspflicht gilt auch hier

## Was ist nicht-abrechenbare Zeit?

### Definition

Zeit, die nicht einem Kundenprojekt zugeordnet werden kann:

| Kategorie | Beispiele |
|-----------|-----------|
| Akquise | Angebote schreiben, Pitches |
| Administration | E-Mails, Buchhaltung |
| Weiterbildung | Schulungen, Lektüre |
| Meetings | Interne Besprechungen |
| Organisation | Planung, Koordination |

### Billable vs. Non-billable

- **Billable (abrechenbar)** – Projektarbeit für Kunden
- Meetings mit Kunden
- Dokumentation für Kunden
- **Non-billable (nicht abrechenbar)** – Interne Meetings
- Akquise
- Administration
- Weiterbildung

## Warum interne Zeit erfassen?

### Vollständiges Bild

Nur mit allen Zeiten verstehen Sie:

- Wie viel Zeit für Overhead draufgeht
- Wie Ihre tatsächliche Auslastung ist
- Wo Optimierungspotenzial liegt
- Ob Ihre Stundensätze realistisch sind

### Kalkulationsgrundlage

Für realistische Preise:

| Rechnung | Beispiel |
|----------|----------|
| Gesamt-Arbeitszeit | 160 h/Monat |
| Billable Rate | 70% |
| Billable Stunden | 112 h |
| Umsatz bei 100 €/h | 11.200 € |
| Non-billable Stunden | 48 h |
| Kosten für Overhead | In Stundensatz einkalkulieren |

### Optimierung

Durch Analyse der Non-billable-Zeit:

- Welche internen Prozesse dauern zu lang?
- Wo kann automatisiert werden?
- Sind Meetings effizient?
- Wie viel Zeit geht für Admin drauf?

## Kategorien für interne Zeit

### Typische Kategorien

| Kategorie | Was darunter fällt |
|-----------|-------------------|
| Admin | E-Mails, Telefonate, Buchhaltung |
| Akquise | Angebote, Pitches, Networking |
| Training | Weiterbildung, Zertifizierungen |
| Meetings | Interne Meetings, Standups |
| Recruiting | Interviews, Onboarding |
| Orga | Planung, Prozesse, Tools |

### Detailgrad

Die richtige Granularität finden:

- **"Internes" (alles in einem Topf)**
- **Akquise**
- **Admin**
- **Training**
- **Meetings**
- **E-Mails intern**
- **E-Mails extern**
- **Telefon intern**
- **Telefon extern**
- **... (zu viele Kategorien)**

## Erfassung in der Praxis

### Wie erfassen?

Gleich wie billable Zeit:

- Beim Wechsel der Tätigkeit buchen
- Kurze Beschreibung hinzufügen
- Projekt = "Intern" oder Kategorie
- Am Ende des Tages kontrollieren

### Ehrlich sein

Versuchung: Weniger interne Zeit buchen, um besser auszusehen.

Warum das schadet:

- Kalkulation wird falsch
- Überlastung nicht erkennbar
- Optimierungspotenzial bleibt verborgen
- Unrealistische Erwartungen entstehen

## Auswertung und Analyse

### Kennzahlen

Wichtige Metriken:

| Kennzahl | Berechnung |
|----------|------------|
| Billable Rate | Billable / Gesamt × 100 |
| Overhead-Quote | Non-billable / Gesamt × 100 |
| Akquise-Quote | Akquise / Non-billable × 100 |
| Admin-Quote | Admin / Non-billable × 100 |

### Benchmarks

Je nach Branche unterschiedlich:

| Branche | Typische Billable Rate |
|---------|------------------------|
| Beratung | 70-85% |
| Agentur | 60-75% |
| IT-Dienstleister | 65-80% |
| Handwerk | 75-90% |

### Trends erkennen

Über Zeit beobachten:

- Steigt die Admin-Zeit?
- Sinkt die Akquise (gut oder schlecht?)?
- Wie entwickelt sich die Billable Rate?

## Reduzierung von Overhead

### Ansatzpunkte

Wo Zeit sparen?

| Bereich | Maßnahme |
|---------|----------|
| E-Mails | Feste Zeiten, keine ständige Prüfung |
| Meetings | Kürzere Meetings, Agenda vorher |
| Admin | Automatisierung, Tools |
| Akquise | Qualität vor Quantität |

### Was nicht optimieren

Manche Non-billable-Zeit ist wichtig:

- Weiterbildung → Investition
- Strategische Planung → Langfristig wertvoll
- Teamevents → Motivation
- Sorgfältige Akquise → Bessere Projekte

## Gesetzliche Pflicht

### Arbeitszeitgesetz

Auch Non-billable-Zeit ist Arbeitszeit:

- Muss erfasst werden
- Zählt zur Höchstarbeitszeit
- Keine Ausnahme für "interne" Arbeit

### Vollständigkeit

Für Compliance wichtig:

- Alle Arbeitsstunden dokumentieren
- Nicht nur Kundenprojekte
- Auch Meetings, Admin, Weiterbildung
- Lückenlose Erfassung

## Häufige Fragen

### Muss ich auch nicht-abrechenbare Zeit erfassen?

Ja, das Arbeitszeitgesetz verlangt die Erfassung aller Arbeitsstunden. Außerdem ist die Erfassung wichtig für realistische Kalkulationen und zur Optimierung Ihrer internen Prozesse.

### Wie detailliert sollte ich interne Zeit erfassen?

Detailliert genug, um sinnvolle Auswertungen zu machen. Kategorien wie Akquise, Admin, Training und Meetings reichen meist. Zu viele Unterkategorien machen die Erfassung mühsam.

### Was ist eine gute Billable Rate?

Das hängt von der Branche ab. In der Beratung sind 70-85% üblich, in Agenturen oft 60-75%. Zu hohe Billable Rates können auf Überlastung oder fehlende Weiterbildung hindeuten.

### Wie kann ich die Non-billable-Zeit reduzieren?

Analysieren Sie, wohin die Zeit fließt. Häufige Zeitfresser: zu viele Meetings, ineffiziente Admin-Prozesse, ständige E-Mail-Checks. Automatisierung und klare Prozesse helfen.

### Soll ich auch Kaffeepausen als interne Zeit buchen?

Kurze Pausen sind in der Regel keine separate Buchung wert. Längere Pausen (Mittagspause) sind ohnehin keine Arbeitszeit. Buchen Sie das, was für Ihre Auswertungen sinnvoll ist.

## Fazit

Nicht-abrechenbare Zeit zu erfassen, ist kein Mehraufwand – es ist eine Investition in bessere Entscheidungen. Nur mit vollständigen Daten können Sie realistische Stundensätze kalkulieren, Optimierungspotenzial erkennen und Ihre Auslastung steuern. Außerdem: Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht unterscheidet nicht zwischen billable und non-billable. Erfassen Sie alles – und nutzen Sie die Erkenntnisse.

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