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title: "Zeiterfassung und Lohnabrechnung: Daten richtig nutzen"
description: "Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung: Export, Schnittstellen und was für die korrekte Abrechnung nötig ist."
author: "Redaktion"
category: "hr-grundlagen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Zeiterfassung Lohnabrechnung","Datenexport Lohn","Arbeitszeit Gehalt","Lohnbuchhaltung Schnittstelle"]
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# Zeiterfassung und Lohnabrechnung: Daten richtig nutzen

Die Zeiterfassung sammelt Daten – die Lohnabrechnung braucht sie.

## Das Wichtigste in Kürze

- Zeiterfassung liefert Basis für Lohnberechnung
- Export oder Schnittstelle zur Lohnsoftware
- Welche Daten werden benötigt
- Manuelle Übertragung vermeiden
- Datenschutz beachten

## Warum die Verbindung wichtig ist

### Datenfluss

Von Zeiterfassung zu Lohn:

| Zeiterfassung | Lohnabrechnung |
|---------------|----------------|
| Arbeitsstunden | Grundvergütung |
| Überstunden | Zuschläge |
| Nachtarbeit | Nachtschlag |
| Sonntag/Feiertag | SFN-Zuschläge |
| Abwesenheiten | Entgeltfortzahlung |

### Ohne Integration

Was passiert:

- **Manuelle Übertragung** – Daten abtippen
- **Fehlerrisiko** – Falsche Zahlen
- **Zeitaufwand** – Stunden für Datenerfassung
- **Verzögerung** – Lohnabrechnung wartet
- **Doppelte Arbeit** – Daten existieren ja schon

## Welche Daten fließen

### Grunddaten

Immer nötig:

| Datum | Verwendung |
|-------|------------|
| Arbeitsstunden | Grundgehalt bei Stundenlohn |
| Arbeitstage | Bei Tagessätzen |
| Monatssumme | Für Abrechnung |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krank |

### Zuschlagsrelevant

Für Zuschläge:

- **Überstunden** – Für Überstundenzuschlag
- **Nachtarbeit** – Für Nachtzuschlag
- **Sonntagsarbeit** – Für Sonntagszuschlag
- **Feiertagsarbeit** – Für Feiertagszuschlag
- **Schichtzulagen** – Für Schichtzuschläge

### Abwesenheiten

Für Entgeltfortzahlung:

| Abwesenheit | Relevanz |
|-------------|----------|
| Urlaub | Urlaubsentgelt |
| Krankheit | Entgeltfortzahlung |
| Feiertag | Feiertagsentgelt |
| Sonderurlaub | Je nach Art |

## Schnittstellen

### Arten der Übertragung

Wie Daten fließen:

| Art | Beschreibung |
|----|--------------|
| Manuell | Ablesen und eingeben |
| Export/Import | CSV/Excel-Datei |
| Schnittstelle | Automatischer Austausch |
| API | Programmatisch |

### Gängige Lohnsysteme

Integration mit:

- **DATEV** – Marktführer Deutschland
- **Lexware** – Für KMU
- **SAP** – Großunternehmen
- **Sage** – Mittelstand
- **Personio** – HR-Software
- **Lohnbüros** – Nutzen diverse Systeme

### Export-Formate

Was üblich ist:

| Format | Einsatz |
|--------|---------|
| CSV | Universal |
| Excel | Für manuelle Prüfung |
| DATEV-Format | Direkt für DATEV |
| XML | Für Schnittstellen |

## Export vorbereiten

### Datenqualität

Was stimmen muss:

| Element | Prüfung |
|---------|---------|
| Vollständigkeit | Alle Tage erfasst? |
| Genehmigungen | Korrekturen freigegeben? |
| Zuordnungen | Mitarbeiter korrekt? |
| Zeiträume | Monat vollständig? |

### Prozess

Typischer Ablauf:

- **Monatsabschluss** – Zeiterfassung prüfen/abschließen
- **Korrekturen** – Letzte Änderungen
- **Genehmigung** – FK gibt frei
- **Export** – Daten exportieren
- **Übergabe** – An Lohnbuchhaltung
- **Bestätigung** – Daten korrekt angekommen

### Timing

Wann was:

| Zeitpunkt | Aktion |
|-----------|--------|
| Monatsende | Letzte Buchungen |
| +1-2 Tage | Korrekturen, Prüfung |
| +3-5 Tage | Export |
| +5-10 Tage | Lohnabrechnung |
| ~15. | Auszahlung |

## Häufige Probleme

### Was schiefgeht

Typische Fehler:

| Problem | Ursache |
|---------|---------|
| Fehlende Stunden | Nicht erfasst |
| Falsche Zuschläge | Falsche Kategorie |
| Doppelte Einträge | Import-Fehler |
| Abweichungen | Manuelle Änderungen |

### Lösungen

Wie vermeiden:

- **Vollständigkeitsprüfung** – Vor Export checken
- **Automatisierung** – Weniger manuell = weniger Fehler
- **Stichproben** – Regelmäßig prüfen
- **Kommunikation** – Mit Lohnbüro abstimmen
- **Dokumentation** – Änderungen nachvollziehbar

## Datenschutz

### Was beachten

DSGVO-relevant:

| Aspekt | Beachtung |
|--------|-----------|
| Zweckbindung | Nur für Lohn nutzen |
| Minimierung | Nur nötige Daten |
| Zugriff | Nur Berechtigte |
| Übertragung | Verschlüsselt |

### Aufbewahrung

Wie lange:

- **Lohnunterlagen** – 10 Jahre (HGB)
- **Arbeitszeitnachweise** – 2 Jahre (ArbZG)
- **Mindestlohn-Doku** – 2 Jahre (MiLoG)
- **Längste frist** – Maßgeblich

## Häufige Fragen

### Welche Daten braucht die Lohnbuchhaltung mindestens?

Personalnummer/Name, Arbeitstage oder -stunden pro Monat, Überstunden, Abwesenheiten (Urlaub, Krank). Bei Stundenlohn: genaue Stunden. Bei Festgehalt: nur Abweichungen (Überstunden, Abwesenheit). Zuschlagsrelevante Zeiten (Nacht, Sonntag) separat ausweisen.

### Muss die Zeiterfassung mit der Lohnsoftware verbunden sein?

Nicht zwingend, aber sehr empfohlen. Manuelle Übertragung ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Ein einfacher CSV-Export ist besser als Abtippen. Eine echte Schnittstelle (API) ist ideal – Daten fließen automatisch, kein manueller Aufwand, weniger Fehler.

### Wann müssen die Zeitdaten für die Lohnabrechnung bereit sein?

Abhängig vom Abrechnungszeitplan, typischerweise in der ersten Woche des Folgemonats. Sprechen Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung: Wann brauchen sie die Daten? Planen Sie 2-3 Tage Puffer für Korrekturen und Prüfung ein.

### Was tun, wenn Zeiterfassung und Lohnabrechnung abweichen?

Erst klären, was korrekt ist: Zeiterfassungsdaten prüfen, Lohnabrechnung prüfen. Quelle des Fehlers finden (falsche Erfassung, falscher Export, falscher Import). Korrigieren und dokumentieren. Für die Zukunft: Regelmäßige Stichproben, um Abweichungen früh zu erkennen.

### Darf ich Zeiterfassungsdaten an ein externes Lohnbüro geben?

Ja, das ist normal und rechtlich erlaubt. Das Lohnbüro ist Auftragsverarbeiter nach DSGVO – Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Übertragen Sie nur die nötigen Daten (Datenminimierung). Achten Sie auf sichere Übertragung (verschlüsselt, nicht per offener E-Mail).

## Fazit

Die Verbindung von Zeiterfassung und Lohnabrechnung spart Zeit und reduziert Fehler. Ob Export-Datei oder echte Schnittstelle – Hauptsache, die Daten fließen automatisch. Für die Lohnabrechnung sind vor allem Arbeitsstunden, Überstunden, zuschlagsrelevante Zeiten und Abwesenheiten relevant. Achten Sie auf Datenqualität vor dem Export und stimmen Sie den Prozess mit der Lohnbuchhaltung ab.

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