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title: "Lohnabrechnung: Grundlagen für Arbeitgeber"
description: "Lohnabrechnung: Grundlagen, Bestandteile und wichtige Begriffe für Arbeitgeber verständlich erklärt."
author: "Redaktion"
category: "hr-grundlagen"
language: "de-DE"
published_at: "2026-01-22"
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keywords: ["Lohnabrechnung","Gehaltsabrechnung","Entgeltabrechnung","Lohnabrechnung erstellen","Brutto Netto"]
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# Lohnabrechnung: Grundlagen für Arbeitgeber

Die Lohnabrechnung ist eine der wichtigsten und komplexesten HR-Aufgaben. Sie muss pünktlich, korrekt und rechtskonform sein. Dieser Artikel erklärt die Grundlagen und wichtigsten Begriffe für Arbeitgeber.

## Das Wichtigste in Kürze

- Jeder Arbeitgeber ist zur Lohnabrechnung verpflichtet
- Die Abrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten
- Sozialversicherung und Steuern müssen korrekt abgeführt werden
- Fristen für Meldungen und Zahlungen sind strikt einzuhalten
- Software oder Steuerberater erleichtern die Abrechnung erheblich

## Pflicht zur Lohnabrechnung

### Gesetzliche Grundlage

Nach § 108 Gewerbeordnung:

- Arbeitgeber müssen eine Entgeltabrechnung erstellen
- In Textform (schriftlich oder elektronisch)
- Bei jeder Zahlung
- Mit bestimmten Pflichtangaben

### Wer bekommt eine Abrechnung?

Für jeden Arbeitnehmer:

- Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte
- Minijobber
- Auszubildende
- Werkstudenten

## Bestandteile der Lohnabrechnung

### Kopfbereich

| Angabe | Beschreibung |
|--------|--------------|
| Arbeitgeber | Name, Anschrift |
| Arbeitnehmer | Name, Anschrift |
| Personalnummer | Interne Zuordnung |
| Abrechnungszeitraum | Monat/Zeitraum |
| Steuerklasse | I bis VI |
| Sozialversicherungsnummer | Rentenversicherung |

### Bruttobezüge

Was der Arbeitnehmer verdient (vor Abzügen):

- Grundgehalt/Grundlohn
- Überstundenvergütung
- Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
- Prämien und Boni
- Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen

### Abzüge

Was vom Brutto abgezogen wird:

**Steuern:**
- Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (falls zutreffend)

**Sozialversicherung (Arbeitnehmeranteil):**
- Rentenversicherung
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Arbeitslosenversicherung

### Nettolohn

Nach allen Abzügen:

```
Bruttolohn
- Steuern
- Sozialversicherung (AN-Anteil)
= Nettolohn
- Weitere Abzüge (VWL, Pfändung, etc.)
= Auszahlungsbetrag
```

## Sozialversicherung

### Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil

| Versicherung | AN-Anteil | AG-Anteil |
|--------------|-----------|-----------|
| Rentenversicherung | 9,3% | 9,3% |
| Krankenversicherung | ca. 7,3% + Zusatzbeitrag/2 | ca. 7,3% + Zusatzbeitrag/2 |
| Pflegeversicherung | 1,7% (mit Kind) / 2,3% (kinderlos) | 1,7% |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3% | 1,3% |

*Stand: Richtwerte, aktuelle Sätze prüfen*

### Beitragsbemessungsgrenzen

Bis zu bestimmten Gehaltsgrenzen wird der volle Beitrag berechnet:

- Rentenversicherung: ca. 7.550 € (West) / 7.450 € (Ost)
- Krankenversicherung: ca. 5.175 €

*Jährlich angepasste Werte, aktuelle Zahlen prüfen*

### Besondere Fälle

- **Minijob (520 €):** Pauschale Abgaben
- **Midijob (520-2.000 €):** Gleitzonenregelung
- **Kurzfristige Beschäftigung:** Keine SV-Pflicht

## Lohnsteuer

### Steuerklassen

| Klasse | Personenkreis |
|--------|---------------|
| I | Ledige ohne Kinder |
| II | Alleinerziehende |
| III | Verheiratete (höheres Einkommen) |
| IV | Verheiratete (ähnliches Einkommen) |
| V | Verheiratete (geringeres Einkommen) |
| VI | Zweit- oder Nebenjob |

### Freibeträge

Werden bei der Steuerberechnung berücksichtigt:

- Grundfreibetrag (automatisch)
- Kinderfreibetrag
- Weitere eingetragene Freibeträge

### Solidaritätszuschlag

- 5,5% der Lohnsteuer
- Aber: Freigrenze beachten (die meisten zahlen keinen mehr)

### Kirchensteuer

- 8% (Bayern, Baden-Württemberg) oder 9% (andere Länder)
- Der Lohnsteuer
- Nur bei Kirchenmitgliedschaft

## Fristen und Meldungen

### Monatliche Fristen

| Frist | Was |
|-------|-----|
| Spätestens letzter Arbeitstag | Gehaltszahlung |
| 10. des Folgemonats | Lohnsteueranmeldung |
| 28./29. des Monats | SV-Beiträge (voraussichtlich) |
| 6. Werktag des Folgemonats | SV-Beitragsnachweis |

### Jährliche Meldungen

- **Januar:** Jahresmeldungen an Krankenkassen
- **Februar:** Lohnsteuerbescheinigungen an Mitarbeiter
- **Laufend:** Sofortmeldungen bei Neueinstellungen (bestimmte Branchen)

## Zuschläge und Sonderzahlungen

### Steuerfreie Zuschläge

Unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei:

| Zuschlag | Steuerfrei bis |
|----------|----------------|
| Nachtarbeit (20-6 Uhr) | 25% des Grundlohns |
| Sonntagsarbeit | 50% des Grundlohns |
| Feiertagsarbeit | 125% des Grundlohns |

*Voraussetzung: Zuschlag zusätzlich zum Grundlohn, nicht als Verrechnung*

### Sonderzahlungen

- **Weihnachtsgeld:** Steuerpflichtig, SV-pflichtig
- **Urlaubsgeld:** Steuerpflichtig, SV-pflichtig
- **Jubiläumszuwendungen:** Teilweise begünstigt
- **Abfindungen:** Besondere Besteuerung (Fünftelregelung)

## Sachbezüge

### Was sind Sachbezüge?

Nicht-monetäre Leistungen:

- Dienstwagen
- Jobticket
- Mahlzeiten
- Firmenhandy (auch privat)

### Bewertung

Sachbezüge müssen bewertet werden:

- Sachbezugswerte (amtlich festgelegt)
- 1%-Regelung (Dienstwagen)
- Marktüblicher Wert

### 50-Euro-Freigrenze

Sachbezüge bis 50 € pro Monat sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

## Lohnabrechnung erstellen – Optionen

### Selbst erstellen

**Mit Software:**
- Lohnabrechnungsprogramme
- Automatische Berechnung
- Meldungen werden erstellt

**Voraussetzungen:**
- Fachwissen nötig
- Zeitaufwand
- Verantwortung beim Unternehmen

### Steuerberater / Lohnbüro

**Vorteile:**
- Fachwissen vorhanden
- Haftung beim Dienstleister
- Aktuelle Änderungen bekannt

**Nachteile:**
- Kosten pro Abrechnung
- Daten müssen übergeben werden

### Cloud-Lösungen

- Moderne Lohnabrechnungssoftware
- Oft kombiniert mit HR-Tools
- Automatische Updates

## Häufige Fehler vermeiden

| Fehler | Vermeidung |
|--------|------------|
| Falsche Steuerklasse | Regelmäßig prüfen, ELStAM nutzen |
| Fehlende Zuschläge | Zeiterfassung mit Nacht-/Sonntagskennung |
| Fristversäumnis | Kalender und Erinnerungen |
| Falsche SV-Meldungen | Software nutzen, Plausibilität prüfen |

## Häufige Fragen

### Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Typischerweise 15-40 Euro pro Abrechnung und Monat, je nach Komplexität und Region. Bei vielen Mitarbeitern oft Staffelpreise. Vergleichen Sie Angebote und prüfen Sie, was im Preis enthalten ist.

### Kann ich die Lohnabrechnung selbst machen?

Ja, mit entsprechender Software und Fachwissen. Bei einfachen Fällen (wenige Mitarbeiter, keine Sonderfälle) ist es machbar. Bei Komplexität (viele Mitarbeiter, Sonderzahlungen, internationale Fälle) ist professionelle Hilfe ratsam.

### Welche Software eignet sich für kleine Unternehmen?

DATEV Lohn und Gehalt (über Steuerberater), Lexware Lohn+Gehalt, Sage Lohnabrechnung, DATEV Unternehmen online. Für sehr kleine Betriebe auch cloudbasierte Lösungen wie Personio oder HeavenHR.

### Was passiert bei Fehlern in der Lohnabrechnung?

Fehler müssen korrigiert werden – entweder in der aktuellen oder einer Korrekturabrechnung. Bei zu viel gezahltem Lohn: Rückforderung (mit Einschränkungen). Bei zu wenig: Nachzahlung. Falsche SV-Meldungen müssen korrigiert werden.

### Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren?

Lohnabrechnungen und Lohnkonten: 6 Jahre (steuerlich) bzw. 10 Jahre (Beitragsunterlagen). Wichtige Unterlagen wie Arbeitsverträge länger aufbewahren. Digitale Archivierung ist zulässig.

## Fazit

Die Lohnabrechnung ist komplex, aber mit dem richtigen System beherrschbar. Ob Sie sie selbst erstellen oder auslagern, hängt von Ihren Ressourcen und der Komplexität ab. Wichtig ist: Korrekte Daten (besonders Arbeitszeiten), Einhaltung der Fristen und regelmäßige Prüfung. Eine gute [Zeiterfassung](/ratgeber/zeiterfassung/digitale-zeiterfassung-einfuehrung) ist die Grundlage für korrekte Abrechnungen.

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